Особенности оформления документов при транспортировке товаров

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности оформления документов при транспортировке товаров». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Этот формуляр утвержден постановлением Госкомстата от 98 г. № 132. Оформляет ее продавец для отображения факта списания и реализации ТМЦ. Для приобретателя это бланк, подтверждающий покупку, а значит служит основанием для будущего оприходования товара на свои склады.

ТОРГ-12: правила заполнения

Подготовка и оформление отгрузочных документов этого типа требует включения разделов:

1. Данные про участников сделки: наименования, адреса, телефонные номера, банковские счета и коды (ОКПО и ОКВЭД).
2. Реквизиты из договора и транспортной накладной.
3. Номер и датировка Т-накладной.
4. Информация о материальных ценностях: название, единица измерения, количество, положенная за нее денежная сумма (с НДС).
5. Список приложений.

В конце проставляются подписи фигурантами товарно-денежных отношений. От продавца это работник, одобривший отпуск товара, выдавший его со склада сотрудник и главбух. Расписываются здесь же и представляющие интересы покупателя и грузополучателя лица. Для этого могут быть использованы сведения по доверенностям, на основании которого делается приемка. Документ датируется. Ставятся и печати с обеих сторон, хотя по ст. 9 ФЗ № 402 это вовсе необязательная инициатива.

Как обосновать транспортировку, произведенную покупателем?

Следует отметить, что при самостоятельной транспортировке товара покупателем со склада продавца ТН и ТТН не составляются. А обоснованием понесенных покупателем расходов будут служить оформленные им путевые листы (письмо Минфина России от 22.12.2011 № 03-03-10/123).

Если покупатель заключает договор с посредником, то его действия должны быть следующими:

• Можно оформить ТТН в 4 экземплярах, где покупатель заполняет только транспортный раздел. После этого указанные документы передаются перевозчику для заполнения поставщиком товарного раздела. Заполнив ТТН, поставщик передает 3 экземпляра перевозчику. Приняв груз, покупатель оставляет себе один экземпляр, а остальные 2 вручает перевозчику, на основании которых тот составляет акт.
• Если покупатель составляет ТН, то он должен указать себя в качестве грузополучателя и грузоотправителя. Оформляется такая ТН в 2 экземплярах — один остается у покупателя, другой передается транспортной организации.

Зачем сохранять документы на товар

Итак, почти со всеми товарными договорами мы разобрались, остался последний, но важный нюанс. Коробочка для договоров. Да-да, предприниматель обязан её иметь.

И после каждой сделки ты должен проверять качество чеков, договоров, товарных накладных и бережно хранить их в течение пяти лет.

Да, я знаю, что на льготной системе ты платишь налог только с доходов, а товарная накладная и счёт – это документы по расходам, а значит, для налоговой они не важны.

Но, мой друг, учитывай, что:

1) Накладные и товарные документы могут потребовать при ликвидации ООО;

2) По разным причинам ты можешь резко перейти на общую систему налогообложения (если начнёшь заниматься акцизным товаром или превысишь лимит по выручке) – и здесь уже понадобятся все документы;

3) Налоговая может потребовать товарные накладные при проверке контрагентов;

А если ты уже платишь налог с прибыли (а прибыль – это доходы минус расходы), то товарная накладная станет основанием для уменьшения налога, ибо это свидетельство расходов, а расходы уменьшая прибыль и, соответственно, налог.

Поэтому следи, чтобы товарные накладные, да и все другие договоры были безупречно оформлены. И в любом случае храни документы по крайней мере 5 лет.

Эти бумаги – твоя гарантия благополучного решения конфликтов и хороших отношений с налоговой.

А конфликты и разные казусы случаются по самым разным причинам, никогда не угадаешь, какой документ понадобится.

Так что, мой друг, держи в порядке бумаги и не давай поставщику халтурить. А если остались вопросы – про документы или о чём угодно – смело задавай их в комментариях!

В конце рабочего дня продавец формирует общий отчет о продажах товаров, на основе которого формируется кассовый Z-отчет. В терминале удаляются или отправляются в архив чеки за день, т.е. период закрывается. А сведения о проданных за день товарах передаются в информационную систему.

Документально это выглядит так:

1. В течение дня кассир принимает оплату и пробивает товарные чеки
2. В конце дня совершается процедура «завершения периода», печатается Z-отчет
3. В систему передаются данные с терминала, из которых формируется электронный документ «отчет о розничных продажах»
4. На основе отчетов о продажах с каждой торговой точки и каждого терминала корректируются остатки по складу, вносятся сведения о продажах в финансовом эквиваленте, формируются данные для бухгалтерской отчетности и т.д.
5. Чеки хранятся в архиве определенный период времени, обычно не более 14 дней (срок возврата большинства групп товаров). Если товары не подлежат возврату, хранение чеков не имеет смысла, в этом случае намного проще удалять их сразу.

При выборе программного обеспечения обращайте внимание на имеющиеся возможности. Оптимально реализовать вариант приема сложной оплаты: покупатель может оплатить всю или часть суммы кредитной картой, часть – наличными, перевести деньги с мобильного счета, расплатиться внутренними бонусами магазина или получить скидку по дисконтной карте. Перечень возможностей зависит от особенностей торговой точки.

Если рабочее место кассира работает автономно, т.е. не подключено к общей информационной системе, важна совместимость программы терминала и учетной системы. Вопрос совместимости программных решений также важен и для мобильных терминалов при доставке товара.

Вы хотите получить заметный рост прибыли, причем, очень скоро? Воспользуйтесь советами из статьи и грамотно организуйте бизнес-процесс. Для этого важно:

• уделить особое внимание специфическим особенностям вашего дела
• вникнуть в детали работы каждого сотрудника
• правильно подобрать оборудование и программные продукты, чтобы закупка и внедрение сравнительно быстро окупились

Шаг 5. Приемка по количеству и качеству

Сотрудник магазина сверяет груз с накладной и убеждается, что все сходится: наименование товаров, их количество, артикулы и цены. Для этого вскрывают все транспортные упаковки или несколько на выбор, если к поставщику есть доверие.

Если товара не хватает, обычно из накладной вычеркивают строки с товарами, которые забыли поставить. У каждой пометки ответственный сотрудник ставит подпись. Потом документ заменяют на верный. У документа с правками нет юридической силы, суд его не примет.

По закону вместо вычеркивания товаров сотрудник составляет акт о расхождении по количеству и качеству:

• ТОРГ-2 — для российских товаров,
• ТОРГ-3 — для импортных.

Такой акт потребуется, если масса и количество товара не совпало с накладной или вместо свежего хлеба привезли плесневелый.

Проверить качество товара магазин может и после поставки: в течение суток — у скоропортящихся продуктов, до 10 дней — у остальных товаров.

Проблема Сотрудник магазина принимает товар и подписывает акт не глядя. Потом оказывается, что бутылок заказывали больше, а вместо свинины говядину.

Как правильно Сотрудник магазина принимает товар, вскрывает упаковку, пересчитывает продукты и сверяет с накладной. Если есть ошибки — составляет акт расхождения.

Чтобы контролировать продажи, магазин фиксирует принятые товары и их количество, а потом убирает проданные. Для этого нужна товароучетная система или хотя бы тетрадка. Магазины, которые платят НДС, обычно ставят товароучетку — это нужно для отчетов в налоговую.

После приемки товар нужно оприходовать — создать новый товар в базе или изменить количество у существующего. В товароучетных системах каждый товар описывают по нескольким атрибутам: наименование, тип товара, цена, размер НДС и другие. Если товаров много, процесс упрощает сканер: сотрудник не вводит названия товаров, а пробивает штрихкоды.

Товар появляется на балансе магазина — его можно продавать и вести учет.

Проблема Сотрудник магазина оприходует товар после приемки полтора часа — надо вбить каждую строку из накладной и не ошибиться.

Как правильно В магазине есть сканер, которым сотрудник пробивает товары после приемки. На процесс уходит 15 минут.

Требования к заполнению

Транспортная накладная на перевозку груза оформляется согласно Правилам, утверждённым правительством РФ от 15.04.2011 г. № 272, с учётом внесённых изменений от 12.12. 2017 г. № 1529, в трёх экземплярах (по одному на каждого участника сделки). Все три варианта являются оригиналами и должны быть заверены печатями, а также подписаны ответственными лицами, представляющими грузоотправителя и перевозчика. Документ оформляется грузоотправителем, если в договоре не прописано выполнить эту обязанность другими лицами, например, перевозчиком. В случае, когда товар отгружает филиал организации, в графе реквизитов грузоотправителя документа всё равно указываются данные головного предприятия.

Необходимое количество экземпляров ТН зависит от числа транспортных средств, которые будут перевозить груз. Одна накладная используется только тогда, когда несколько партий груза отправляются автомобильным транспортным средством от одного поставщика к одному получателю. При сборных транспортировках, где комплект груза следует в одном направлении, но предназначается разным покупателям, оформляются несколько накладных на каждую партию. Транспортные накладные на трансфер груза автотранспортом в обязательном порядке должны содержать следующую информацию:

• данные всех участников сделки;
• сведения о грузе;
• данные о транспортном средстве;
• стоимость грузоперевозки;
• перечень сопроводительных документов.

Все пункты накладной должны быть заполнены, а если данные для внесения в любой из разделов отсутствуют, то ставится прочерк. Исправления в обязательном порядке заверяются отправителем и перевозчиком (или их представителями), о чём гласят Правила.

Пакет документов по доставке товаров

При доставке товаров покупателю транспортной организацией нужны следующие документы:

— счет-фактура, если продавец – плательщик НДС. Счет-фактуру на бумажном носителе должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации-продавца (исполнителя). Покупателю передается один экземпляр счета-фактуры. Второй экземпляр поставщик оставляет у себя;

Срочная новость для бухгалтерии по отчетности: «Фонды запрещают выдавать бывшему работнику копию СЗВ-М».. Читайте в журнале «Упрощенка»

— товарная накладная по форме № ТОРГ-12. Поставщик выписывает два экземпляра товарной накладной: для себя и покупателя. Покупатель должен подписать оба экземпляра товарных накладных и передать поставщику его экземпляр;

— транспортная накладная. Поставщик выписывает три экземпляра транспортной накладной: для себя, покупателя и перевозчика.

Порядок заполнения транспортной накладной представлен ниже.

Подробная инструкция по заполнению ТОРГ-12 отсутствует. В товарной накладной при получении груза на складе покупателя материально-ответственное лицо покупателя ставит свою подпись по строке «Груз получил грузополучатель». Эта подпись заверяется печатью покупателя.

Когда покупатель не возвращает экземпляр поставщика товарной накладной ТОРГ-12, особых вопросов со стороны контролеров быть не должно, если вы начислите НДС и налог на прибыль. Поскольку товар вы отгрузили, уплатить эти налоги нужно. Ведь из-за отсутствия первички налоговики предъявляют претензии в основном к покупателям. А снимать выручку у поставщиков инспекторы не будут. Это не в их интересах. В то же время возможны договорные риски. Это если покупатель заявит, что не получал товары, и откажется их оплачивать. Тогда этот факт доставки можно доказать отметками в транспортной накладной (постановление ФАС Уральского округа от 30 августа 2012 г. № Ф09-6762/12).

А чтобы споров с контрагентами было меньше, все детали по первичке можно прописывать в договоре. Например, в какие сроки и каким способом (по почте, курьером) стороны обмениваются документами. Так же можно при отправке документов прикрепить к своему экземпляру записку с предупреждением о том, что в случае невозврата документов вы не сможете представить их в налоговую на встречную проверку. Покупателю это грозит тем, что у него снимут расходы и вычеты НДС.

Обоснование

Из рекомендации

1.Можно ли не оформлять товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т, если грузоотправитель выдал транспортную накладную

Да, можно.

Ведь, как и большинство первичных документов, товарно-транспортную накладную не обязательно составлять по унифицированной форме. Форма № 1-Т утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Однако вопрос о том, применять ее или же использовать самостоятельно разработанную форму, решает руководитель. После чего утверждает ее приказом к учетной политике.

Более того, применять транспортную накладную и товарно-транспортную накладную независимо от ее формы вовсе не обязательно. Для подтверждения факта заключения договора перевозки груза автомобильным транспортом достаточно транспортной накладной.

Все это следует из статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 4 ПБУ 1/2008, части 1 статьи 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, пункта 2 статьи 785 Гражданского кодекса РФ, пункта 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272. Аналогичный вывод отражен и в письме Минфина России от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/36.

2. Как документально оформить продажу товаров оптом

Доставка транспортом продавца

Продавец может доставить товар на склад покупателя собственным транспортом, взяв за это дополнительную плату. Тогда понадобится выписать следующий набор документов:

• счет-фактуру, если, конечно, продавец – плательщик НДС (п. 3 ст. 168 НК РФ);
• товарную накладную, например, по форме № ТОРГ-12;
• транспортную накладную.

При этом продавец может составить и товарно-транспортную накладную, а может ее и не составлять. А вот оформить товарно-транспортную накладную вместо транспортной нельзя. Ведь транспортная накладная является первичным учетным документом, подтверждающим расходы на транспортировку грузов по договору перевозки.

В случае доставки груза сторонней транспортной организацией заключите с ней договор перевозки груза, составив транспортную накладную (ч. 1, 5 ст. 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ).

3.Когда при транспортировке товаров нужно составить транспортную накладную

При доставке грузов на автомобилях составляют транспортную накладную. Оформляя этот документ, грузоотправитель или грузовладелец тем самым подтверждает, что договор перевозки груза заключен. Если, конечно, другие условия не предусмотрены в договоре (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 ст. 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272). Если отгрузка товара производится со склада филиала (обособленного подразделения), в наименовании грузоотправителя все равно укажите наименование и адрес головной организации. Дело в том, что филиалы и обособленные подразделения не являются юридическими лицами (ст. 55 ГК РФ). Ответственность за деятельность филиала или представительства несет создавшая его организация, и стороной по договору перевозки будет именно она. А значит, оформлять документы от своего имени они не вправе.

Если же доставку организует собственными силами покупатель, то составлять транспортную накладную не обязательно (письмо Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123).

Транспортная накладная состоит из 17 разделов. В ней указывают сведения:

• о грузоотправителе, грузополучателе;

• о перевозчике;

• о грузе;

• о транспортном средстве;

• о стоимости услуг транспортной компании;

• о сопроводительных документах.

Чтобы избежать претензий со стороны налоговых инспекторов, стоит подробно указывать адреса мест погрузки и выгрузки товаров в разделах 6 и 7.

А вот в разделе 8, который посвящен условиям перевозки, допустимы прочерки. Это будет означать, что сроки погрузки, штрафы за просрочку доставки или за простой транспорта и другие условия перевозки нужно определять по общим правилам, установленным Законом от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

Транспортную накладную выписывают в трех экземплярах – по одному для перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя. Каждый экземпляр необходимо заверить подписями грузоотправителя и перевозчика или их уполномоченных лиц. В таком же порядке заверяют и все изменения в накладной. Документ составляют на одну или несколько партий грузов, перевозимых на одном транспортном средстве. Об этом сказано в пункте 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272.

Оттиск печати на документах

Внимание: на документах на реализацию товара должны стоять печати и подписи покупателя или перевозчика. В случае их отсутствия у организации не будет достаточно доказательств выполнения своих обязательств.

На товарной накладной и товарно-транспортной накладной должна быть подпись и печать грузополучателя (покупателя). В транспортном разделе товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т должны быть также подписи водителей-экспедиторов.

Подписи представителя покупателя в товарной накладной служат подтверждением получения товара. Если подписи отсутствуют или подделаны, товар считается не полученным покупателем. Если договором установлено, что право собственности переходит с момента получения товара, то при отсутствии подписи товар продолжает находиться в собственности организации-продавца. Если договором предусмотрена оплата (частичная или полная) товара после получения его покупателем, организация не сможет потребовать уплаты соответствующих сумм.

Такой вывод, в частности, сделан в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 20 апреля 2006 г. № Ф04-2185/2006(21507-А70-9) и от 16 мая 2007 г. № Ф04-2820/2007(34070-А03-38).

Подписи перевозчика в товарно-транспортной накладной подтверждают факт получения груза грузополучателем и факт получения груза грузоперевозчиком от определенного грузоотправителя (п. 2 ст. 785 ГК РФ). Если не поставлены подписи, доказательства передачи товара перевозчику отсутствуют.

Как прописать условие о предмете в договоре поставки?

В договоре обязательно нужно прописать условие о его предмете. В противном случае договор считается не заключенным (ст. 432 ГК РФ). Предметом являются передача продавцом покупателю определенного договором товара и оплата покупателем установленной договором стоимости этого товара. Поставляться могут любые вещи, кроме изъятых из оборота и ограниченных в обороте (ст. 455, ст. 129 ГК РФ). Для согласования предмета договора необходимо четко определить наименование и количество товара.

Наименование товара

Наименование товара состоит из двух составляющих:

1. собственно наименование, которое может быть выражено как общепринятым названием товара и его вида, так и стандартным торговым термином (например, из Общероссийского классификатора продукции ОК 005-93);
2. определение характеристик товара (указание на конкретную марку, модель и другие характеризующие сведения).

Если товар обладает родовыми признаками, его наименование должно содержать указание на вид этого товара, а также количественные, размерные, функциональные и иные характеристики товара (например, 5 легковых автомобилей, 10 тонн зерна пшеницы и т. д.). При указании наименования товара, имеющего индивидуальные признаки, их также следует включить в наименование (например, мебель из дуба с отделкой из мрамора ручной работы).

Наименование товара может быть указано и в прилагаемом к договору документе, который позволяет определить, какой именно товар должен быть поставлен (спецификация).

ПРИМЕР формулировки условия договора

Поставщик обязуется передать покупателю строительный гранитный щебень (далее – товар). Количество, ассортимент, характеристики, цена и иные данные, относящиеся к товару, указываются в спецификациях, которые согласовываются сторонами и являются неотъемлемой частью данного договора.

Количество товара

Как правило, в договоре поставки количество поставляемого товара определяется:

• поштучно, если характер товара позволяет произвести такой подсчет (например, детали для станков);
• в единицах, которые обычно используются для соответствующего типа товара (например щебень (в тоннах), жидкость (в литрах) и т. д.).

Как согласовать «скидки», «премии» и «бонусы» покупателю?

Цена договора может быть изменена после его заключения (п. 2 ст. 424 ГК РФ). Так, условием договора поставки покупателю может быть предоставлена возможность приобретения товара на более выгодных условиях.

Продавцы могут выплачивать покупателям различные вознаграждения. Их предоставляют за оказанную покупателем услугу. Кроме того, такие вознаграждения могут носить стимулирующий характер («скидки», «премии», «бонусы»). Вознаграждения за оказанные покупателем дополнительные услуги не влияют на стоимость ранее отгруженных товаров и учитываются отдельно как оплата реализованных услуг. К таким вознаграждениям относятся суммы, полученные покупателем за продвижение товара продавца на рынке и его рекламу:

• привлечение внимания покупателей к товару продавца (промоакции, размещение товара в оговоренных местах, выделение постоянного или дополнительного места в магазине);
• обеспечение наличия товаров продавца в магазинах покупателя и другие аналогичные услуги.

Условие о предоставлении такого вознаграждения можно сформулировать так:

ПРИМЕР формулировки условия договора

За проведение промоакции продукции Поставщика Покупатель получает вознаграждение в размере 50 000 рублей.

Что касается скидок, премий, бонусов, то они предоставляются за выполнение определенных условий или за достижение определенных показателей и могут изменять стоимость отгруженного товара (если это предусмотрено договором). К ним относятся премии за:

• определенный объем закупок;
• факт заключения с продавцом договора поставки;
• поставку товаров во вновь открывшиеся магазины торговой сети;
• включение товарных позиций в ассортимент магазинов и др.

Как включить условие о комплектности товара?

Условие о комплектности товаров подразумевает наличие в договоре данных обо всех составляющих (комплектующих, деталях), из которых состоит товар. Это условие может включаться в договор поставки при продаже товаров, состоящих из двух и более частей.

Поставляемые товары должны быть укомплектованы согласно условию договора о комплектности. Если такое условие в договоре не согласовано, поставщик обязан передать покупателю товар, комплектность которого определяется обычаями делового оборота и другими требованиями, которые обычно применяются к аналогичному товару (п. 2 ст. 478 ГК РФ).

В случае поставки, например, стеклянных витрин для торгового зала в договоре могут быть перечислены детали, из которых они собраны, с их конкретными характеристиками.

ПРИМЕР формулировки условия договора

Поставщик обязуется передать покупателю товар в количестве 5 штук в следующей комплектации:

1. металлическое основание для установки витрины (5 штук);
2. зеркальный элемент (3 штуки);
3. стекло прозрачное размером 500 х 300 мм (10 штук);
4. соединительные узлы пластиковые (20 штук).

Проблемы применения товарной накладной

Уже сейчас существуют споры по поводу порядка применения товарной накладной. Дело в том, что введение товарной накладной, приведенный в приложении № 4 к Правилам перевозок грузов, фактически не отменяет использования товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т (утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78) при документировании перевозок. Таким образом, фактически будет существовать две формы документа, которым подтверждаются расходы на доставку. Чиновники из Минтранса и Минфина до сих пор не обозначили своей четкой позиции по этому вопросу. В настоящее время существуют два противоположных мнения на этот счет:

• С 25 июля 2011 года прекращается применение товарно-транспортной накладной (форма Т-1) и предприятия имеют право подтверждать расходы по доставке товара только на основании транспортной накладной, приведенной в новых Правилах перевозок грузов автомобильным транспортом.
• Новая форма транспортной накладной не является заменой для формы Т-1, следовательно, при перевозке товара должны составляться оба документа.

Похожие записи:

• Код ОКВЭД 47.71 — Торговля розничная одеждой в специализированных магазинах
• Минимальная пенсия по старости
• Что делать, если машину арестовали судебные приставы