Правила оформления счета на оплату

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила оформления счета на оплату». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Иногда сделка происходит без заключения классического многостраничного соглашения. Статья 434 Гражданского кодекса даёт сторонам право заключать договор в любом виде. Исключение — отдельные его разновидности, которые по закону должны быть заключены в определённой форме. Это относится, например, к договору займа между гражданами на сумму более 10 тыс. рублей, договору добровольного страхования и другим.

Если же в законе такое условие не оговорено, договор можно заключить в любой удобной форме. В таком случае соглашение можно заменить счётом. Но важно, чтобы в нём указывалась вся существенная для договора информация. Например, если стороны договорились о поставке товара, счёт должен содержать его наименование, цену и количество, порядок и срок проведения расчётов. Такой счёт считается офертой, то есть предложением поставщика заключить договор. Оплата счёта покупателем признаётся акцептом оферты. После её проведения будет считаться, что договор между сторонами заключён на тех условиях, которые были указаны в счёте.

Вместо полноценного «бумажного» соглашения можно составить документ, который объединяет в себе информацию из счёта и основные условия договора. Этот документ так и называется — договор-счёт. Он выглядит практически так же, как и счёт на оплату, бланк лишь дополняется основными условиями сотрудничества. Прописать их можно между табличной частью и подписью. В договор-счёт можно включить любые положения, которые стороны посчитают важными.

Итак, мы разобрались, как выставить счёт на оплату от ИП, а также рассмотрели, когда он выписывается и что в него необходимо включить. Поскольку этот документ не является бухгалтерским, то и правила его составления не регламентируются. Однако практика делового оборота сложилась так, что счёт используется практически во всех сделках. Чтобы избежать лишних сложностей, рекомендуют придерживаться традиционной формы этого документа.

Как заполнить счёт-фактуру

Продавец должен выставить счёт-фактуру в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, услуг, или получения предоплаты. Счёт-фактуру делают в 2 экземплярах, один — для покупателя, другой для продавца.

• заполнение начинается с номера документа и его даты (номер должен быть последовательным, по возрастанию);
• указываются реквизиты продавца (полное наименование, адрес, ИНН и КПП);
• пишутся данные о грузоотправителе и грузополучателе. Нужно заполнять только при продаже товаров. При оказании услуг и выполнении работ ставятся прочерки;
• ставим ссылку на платёжно-расчётный документ (платёжное поручение), его номер и дата;
• заполняем наименование валюты и её код по Общероссийскому классификатору валют (например, российский рубль 643);

Переходим к заполнению таблицы:

• столбец 1 — название объекта договора (как прописано в самом договоре);
• столбцы 2 и 2а: код единицы измерения по Общероссийскому классификатору единиц измерения и её условное обозначение. Например, 796 штука;
• столбец 3 — количество или объём;
• столбец 4 — цена за единицу измерения;
• столбец 5 — стоимость товара (работ, услуг) без налога;
• столбец 6 — в том числе стоимость акциза (если нет, пишем «без акциза»);
• столбец 7 — налоговая ставка НДС (может быть 0%, 10%, 20%);
• столбец 8 — сумма налога (НДС) предъявляемого покупателю;
• столбец 9 — стоимость товара (работ, услуг) с налогом (НДС);
• столбцы 10 и 11 относятся к импортным товарам. 10 — код страны происхождения по Общероссийскому классификатору стран мира, 10а — её краткое наименование. Например, 156 Китай. 11 столбец — номер таможенной декларации.

Для чего нужно оформление счета

Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.

На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.

Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.

Счет — это платежный документ, который формируется продавцом и направляется покупателю с целью произвести взаиморасчеты по приобретенным товарам и оказанным услугам. В нем указываются условия сделки, определяя конкретные товары и услуги, а также порядок их приобретения. Счет можно выставлять как на основании заключенного договора, так и без его оформления.

Выставление счета на оплату и подписание его плательщиком, как правило, означает подтвержденное согласие последнего заплатить за приобретенные товары, услуги. Если приложить к расчету кассовый (товарный) чек, сделка будет иметь ту же юридическую силу, что и заключенный контракт.

Поставщик может оформить бумажный расчет либо сделать счет онлайн. По условиям договора или устной договоренности расчетная документация выставляется либо до момента получения покупателем товаров, услуг, либо по факту поставки.

В соответствии с действующим законодательством, продавец имеет право не выставлять счет на бумаге или онлайн. При взаиморасчетах достаточно будет указывать счет-фактуру, который сопровождает все операции, облагаемые НДС. Однако есть список ситуаций, при которых выставление счета на оплату (на бумаге или онлайн) является обязательным:

1. В случае если заказчик рассчитывается с поставщиком на сумму, которая заранее неизвестна и в договоре не зафиксирована (например, услуги связи, коммунальные услуги, сервисное обслуживание).
2. В случае предоплаты за товары и услуги.

Когда необходимо выставлять

Это документ, который является доказательством проведенной сделки для бухгалтерии, фирмы или другой организации.

В обязательном порядке счет выставляется в следующих случаях:

• Если компания работает на рынке и освобождена от налога на добавленную стоимость по статье 145 Налогового кодекса РФ
• Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
• Пункт 1 статья 169 Налогового кодекса РФ – процесс торговли документально оформлен от личного имени и с применением ОСН
• Статья 168 Налогового кодекса РФ – предприятие получило частичную предоплату
• Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.

Стороны, исходя из условий сделки и ее характера, не обязательно должны составлять многостраничные договоры со множеством условий, а вполне могут обойтись и кратким текстом с основными условиями.

Более того, можно даже не оформлять единого документа, подписанного всеми сторонами сделки:

• одна сторона может сделать предложение заключить сделку (оферту), например:
  • написав сообщение на своем сайте,
  • направив электронное сообщение со своего официального почтового ящика;
  • прислав бумажное письмо;
  • прислав счет или иначе;
• а вторая сторона может согласиться заключить сделку (совершить акцепт), например:
  • направив сообщение либо ответное бумажное письмо или
  • даже просто начав выполнять условия предложенной сделки (оплатить товар или совершить иные действия).

Одним из современных вариантов, который оптимально сочетает простоту, компактность и надежность, является оформление счета-договора (счет-оферта на практике рассматривается как его разновидность). Сразу оговоримся, что таких поняти56й Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) не содержит, они выработаны практикой и уже получили достаточно широкое применение, благодаря своему удобству.

Счет-договор – ​это договор в форме единого документа за подписями обеих сторон сделки, содержащего основные минимально необходимые для исполнения сделки условия и необходимые для платежа банковские реквизиты, в связи с чем он не требует выставления счета (см. Пример 1). Он объединяет внешние черты договора и табличной части счета.

Поэтому разница между обычным счетом и счетом-договором чаще всего сводится к тому, что в последнем наряду с «платежной частью» также указывается ряд важных условий сделки, которые сторонам придется соблюдать. Вместе с тем этих условий не настолько много, чтобы из-за них «городить» отдельный документ – ​договор. Как правило, счет-договор составляет сторона, являющаяся поставщиком (исполнителем).

Обязательность применения

Обязательность применения счета на оплату услуг не регламентируется законодательством. Оплата может производиться на основании договоренностей.

Счет не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Однако, есть случаи, когда счет является обязательным сопровождением сделки:

• Если в тексте договора сумма к оплате не была установлена.
• По операциям, предусматривающим уплату НДС.
• Если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС.
• Фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента.
• Если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

В данном случае счет содержит сведения по:

1. Общей сумме к оплате прописью, с указанием на НДС.
2. Товарам с услугами. Вместе с единицами измерений их количества, общей стоимостью.
3. Платёжным реквизитам со стороны продавца, включающим корреспондентские и расчётные счета, наименование банка, ИНН с КПП, БИК.
4. Номеру, дате выставления документа.
5. Наименованию организации.

По-английски счёт-фактура обозначается как invoice. В России перевод у документов часто отсутствует.

В любом счёте-фактуре на английском языке пишут:

1. Платёжные условия.
2. Итоговую сумму.
3. Номер доставки, другие сочетания цифр, облегчающие отслеживание заказа.
4. Дату отсылки или приобретения услуг с товарами.
5. Компанию с режимом налогообложения.
6. Дату выписки документа.
7. Контактные данных обеих сторон.
8. Имя и контактные данных конкретного продавца.
9. Собственный номер, исходящий и входящий.

Действующее законодательство не регламентирует формальный вид счета, то есть унифицированной формы для бумажной или онлайн-формы не предусмотрено. Бланк счета может быть разработан организацией самостоятельно. Учреждение также вправе выставить счет, используя многочисленные шаблоны. Главное, что должен знать бухгалтер в данном случае, — это какие реквизиты нужны для выставления счета онлайн.

Для того чтобы выставить бумажный либо онлайн-вариант счета, необходимо заполнить следующие данные:

• номер по порядку и дату формирования счета;
• наименование продавца и покупателя, их юридические и фактические адреса;
• организационные (ИНН, КПП, ОГРН) и реквизиты банка от обеих сторон;
• сведения о приобретаемых товарах, работах или услугах — их название, количественные, качественные (единица измерения) и стоимостные характеристики;
• наличие (отсутствие) НДС;
• при необходимости — последний срок оплаты;
• ответственные лица сторон, их инициалы и подписи: для ИП — одна подпись, для коммерческих и некоммерческих организаций — две подписи (руководитель и главный бухгалтер);
• для бумажного документа (при наличии) — печать.

Как правильно выставить счет на оплату?

Так как счет на оплату не подпадает под статью закона №402-Ф3 Российской Федерации «О бухгалтерском учете», к нему нельзя предъявить строгие требования оформления.

Структура документа сложилась в процессе рыночных отношений на протяжении многих лет. Считается хорошим тоном подавать документ, максимально приближенный к устоявшимся канонам.

Способы заполнения счета:

• Получить бланк через Всемирную паутину в формате .doc и распечатать на формате А4 с последующим заполнением от руки.

  Сохраните документ на компьютере и используйте как шаблон при последующих сделках.

• Заполнение бланка со всеми реквизитами в электронном виде.

• Если вы сотрудник фирмы или другой организации, где предустановлено специализированное программное обеспечение – бухгалтерские программы — используйте его.

  Минимальное количество ошибок + возможность отслеживать процесс оплаты предмета торговли.

• Скачайте одну из бухгалтерских программ и запустите ее на пробный период.

  Этого времени вам вполне хватит, чтобы правильно оформить счет.

Если взялись самостоятельно оформлять бланк, у вас будет возможность внести дополнительную информацию, необходимую лично вам. Такой вариант возможен при наличии у предмета торговли определенной степени специфичности.

Виды счетов физического лица

Теперь рассмотрим отдельно виды банковских счетов, которыми пользуются простые граждане. Это тоже большая классификация реквизитов с разными целями открытия%

1. Текущий. Простой счет для совершения любых операций или хранения собственных средств, который можно открыть в любом российском банке при наличии паспорта. Услуга доступна гражданам с 18 лет, иногда встречаются исключения. Например, Сбербанк и Тинькофф открывают счета и карты для граждан от 14 лет.
2. Депозитный. Иначе — просто вклад. Гражданин кладет деньги в банк под проценты, приумножая их и одновременно оберегая от влияния инфляции. Есть вклады с пополнением, которые можно использовать для накаливания средств.
3. Зарплатные. Открываются в рамках зарплатного проекта с клиентской компанией. Работники организации получают счета и привязанные к ним карты с бесплатным выпуском и обслуживанием. На них и зачисляется зарплата.
4. Пенсионные или социальные. На них люди получают пенсии, стипендии, различные государственные пособия.
5. Сберегательный. Счет с начислением процентов на остаток клиентских средств, но в отличии от вклада клиент может свободно распоряжаться этими деньгами вплоть до полного обналичивания. Проценты стандартно меньше, чем по вкладам.
6. Кредитные. На них зачисляются заемные средства, которыми может пользоваться клиент.

Вне зависимости от вида счета клиенту всегда предлагается бесплатный доступ в онлайн-банк. Человек всегда может зайти в систему, просмотреть состояние счетов, проведенные с ними операции. Там же можно делать различные платежи и переводы, оплачивать коммунальные услуги и пр.

Как правильно выставить счет

Счет не является бухгалтерским документом, подтверждением расходов, основой для ведения учета активов. Закон не предусматривает единую форму счет-фактуры ИП, поэтому документ можно составить самостоятельно. Для этого достаточно разработать форму в программах Word либо Excel и в дальнейшем использовать его в качестве шаблона. Разрешается оформлять счета на бланке продавца или просто на бумаге, оба варианта будут правильными. Существуют также бухгалтерские программы и онлайн-сервисы для автоматического формирования счетов.

У каждого такого документа должен быть порядковый номер, нумерация начинается с первых дней очередного календарного года. В счет можно добавить дополнительные сведения, например, условия поставки, сроки оказания услуги и т. п.

Счет — это вторичный документ

Итак, счет является не первичным, а вторичным документом, служащим скорее для правильного заполнения платежных реквизитов продавца. Кроме того, первичным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни юридического или физлица. А счет является не фиксацией такого факта, а напоминанием или желанием продавца получить оплату за свой товар, работу или услугу по случившемуся факту поставки.

Также счет может играть роль коммерческого предложения потенциальному клиенту. Оплата счета в данном случае будет служить соглашением к данному предложению. Если покупатель не согласен с условиями предстоящей сделки, то он может просто проигнорировать счет, а направление письма с отказом в данном случае не предусмотрено.

Кроме того, на основании счета ни одна из сторон сделки не делает в учете никаких проводок.

Образец счета на оплату

Образец счета без НДС для ООО будет немного проще, чем счет с выделенной суммой НДС. Поэтому мы рассмотрим счет с НДС, который приведен в начале нашей статьи.

С точки зрения соблюдения норм документооборота заполнение счета не должно вызывать особых затруднений после ознакомления с нашим образцом.

В первом столбце табличной части счета указывается порядковый номер товара, работы или услуги, во втором — наименование. Лучше приводить наименование без сокращений, в соответствии с товарной накладной или актом выполненных работ. Если оплата идет по договору, то лучше в наименовании указать наименование договора или номер и дату первичного документа, если будет постоплата.

В третьем и четвертом столбцах указываются единицы измерения (штуки, комплекты, погонные метры и т. д.) и количество.

В предпоследнем столбце проставляется цена, а в последнем — общая стоимость.

Если при оформлении счета были допущены ошибки либо цена или количество изменились, то лучше не исправлять их, а выписать счет заново.

Образец счета на оплату без НДС: заполняем правильно

Образец счет без НДС– с помощью такой фразы пользователи, которым требуется выставить своим покупателям счет на оплату без налога, пытаются найти в сети шаблон этого документа с правильным заполнением.

В каких случаях нужно выставлять счет без НДС? Как правильно заполнить документ без учета налога на добавленную стоимость? В статье вы увидите ответы на все свои вопросы, и после прочтения материала сможете без труда заполнить счет без НДС.

• Всегда ли нужен счет
• Зачем выставлять счет на оплату без НДС
• Какая информация должна быть в счете без НДС
• Как заполнить табличную часть счета без НДС(образец)
• Итоги

Как правильно оформить

Единой методики для формирования правильного бланка не существует. Но сегодняшняя деловая практика определила следующий порядок создания документа:

• в шапке обозначаются сведения о хозяйствующих субъектах (название, адреса, ИНН, КПП);
• реквизиты для перевода средств;
• нумерация бланка и дата его изготовления;
• материалы об участниках сделки;
• перечень отгруженных товаров и услуг;
• под итоговой стоимостью товара (услуги) отображается сумма НДС (при необходимости);
• завершается документ данными о продавце и его росписью.

Можно оформить счет для ИП онлайн-методикой. После регистрации в сервисе Сбербанк бизнес онлайн можно быстро сделать бланк для платежа и направить его покупателю. От пользователя приложения на смартфоне потребуются следующие действия для создания документа:

1. В стартовом разделе кликнуть «Услуги», далее — «РКО по рублевым операциям».
2. После клика по сноске «Платежные поручения» на экране отобразятся документы, которые создавались ранее. Можно воспользоваться ими, если сумма и покупатель совпадают.

Как выставляется счет

Счет может быть выставлен в следующем порядке:

• покупатель обращается к продавцу и сообщает о своем намерении приобрести определенные товары; обращение может поступать как в устной форме, так и в виде письменного обращения, допускается также электронный документооборот;
• продавец анализирует поступивший запрос и уточняет информацию, формирует заказ;
• продавец составляет счет на основании имеющейся информации, передает счет покупателю;
• покупатель оплачивает оговоренную сумму, если она его устраивает и соответствует имеющимся договоренностям;
• продавец уточняет факт перечисления – это может быть подтверждено фактом получения средств или предоставлением дополнительного документа, например, подтверждающей справки из банка;
• продавец направляет товары покупателю – способ передачи может быть любым, в зависимости от особенностей правоотношений (это может быть поставка за счет продавца, личная передача в магазине и так далее).

Если счет не будет оплачен, у покупателя не возникнет никаких обязательств перед продавцом, за исключением случаев, если между ними был заключен какой-либо договор.

Похожие записи:

• Как взыскать заработную плату с работодателя?
• ПРОДЛЕНИЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ ЧАСТНОГО ОХРАННИКА
• Нужно ли оформлять командировку при разъездном характере работы