Подготовьтесь к СЗВ-М!
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подготовьтесь к СЗВ-М!». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Направлять отчёт в ПФР нужно ежемесячно. Крайний срок – 15 число следующего месяца. То есть форму за август нужно подать до 15 сентября, за сентябрь – до 15 октября, за октябрь – до 15 ноября и так далее. Если 15 число приходится на выходной или праздник, срок переносится на следующий рабочий день.
Куда сдается отчет по форме СЗВ-М
Отчет по форме СЗВ-М сдается в территориальный орган пенсионного фонда РФ, в котором зарегистрирована отчитывающаяся организация.
Сдавать СЗВ-М по месту регистрации в Пенсионном фонде РФ нужно фирмам без подразделений, предпринимателям и «самозанятым» лицам.
Фирмам, имеющим в своем составе подразделения, следует отчитываться следующим образом:
| Ситуация | Куда сдавать СЗВ-М |
| Подразделение: имеет свой лицевой или расчетный счет; начисляет выплаты персоналу. |
В территориальное подразделение ПФР по месту нахождения подразделения с указанием КПП подразделения. |
| Подразделение: имеет свой лицевой или расчетный счет; не начисляет персоналу вознаграждений. |
В территориальное подразделение ПФР по месту регистрации головного отделения с указанием в отчете по форме СЗВ — М данных по сотрудникам подразделения. |
| Подразделение: не имеет отдельного счета; начисляет вознаграждения персоналу. |
В территориальное подразделение ПФР по месту регистрации головного отделения с указанием в отчете по форме СЗВ — М данных по сотрудникам подразделения. |
Ошибочные данные по нескольким работникам
В следующем примере речь пойдет об оспаривании не самого факта наложения штрафа, а его суммы.
В организации работает 100 человек. СЗВ-М подавалась в последний день срока, однако принята не была. Причина — в отношении трех сотрудников указаны некорректные данные (СНИЛС либо ИНН). Бухгалтеру ничего не остается, кроме как исправить ошибки и подать форму позже 15-го числа. В Фонде посчитали, что отчет подан с нарушением срока, и наложили штраф — 500 рублей за каждое застрахованное лицо. То есть сумма штрафа составила 50 тыс. рублей.
Страхователь с этим не согласился. По его мнению, штраф должен рассчитываться исходя из количества лиц, в отношении которых в первоначально поданной форме были указаны некорректные данные. При таком расчете штраф должен составить всего 1,5 тыс. рублей. Кто прав?
Опять же, единого мнения арбитров на этот счет нет. Были решения, когда судьи принимали сторону Фонда (постановление АС Дальневосточного округа от 21.11.17 № Ф03-4421/2017). Но есть и противоположные исходы разбирательств, например, постановление АС Западно-Сибирского округа от 23.08.17 № А27-22235/2016. В нем указано, что отчет с ошибками в отношении отдельных лиц не может считаться несданным в полном объеме. Соответственно, исчислять штраф исходя из общего количества застрахованных лиц неправомерно.
Таким образом, учитывая практику арбитражных судов, шанс на оспаривание подобного штрафа у страхователей имеется. Воспользоваться им или нет — это зависит от масштаба «бедствия».
Распространённые ошибки при заполнении СЗВ-М
Большинство ошибок в СЗВ-М связано с неверным отражением застрахованных лиц. В частности, нередко в отчёт забывают включать:
- работников, которым не производились выплаты (например, человек нанят по ГПХ, но в отчётном месяце не работал);
- единственного учредителя-руководителя без трудового договора;
- отдельных работников по другим причинам.
Для добавления данных о забытых застрахованных лицах подаётся форма СЗВ-М с типом «Дополняющая». В неё вносят только тех, кого забыли указать в первичном отчёте.
Однако если речь об учредителе-директоре неработающей фирмы (других сотрудников нет, СЗВ-М не подавалась), то нужно заполнить форму типа «Исходная» на собственника бизнеса.
Иногда происходит ровно наоборот – в отчёт включаются лишние лица. Например, нанятые по ГПХ самозанятые плательщики НПД или уже уволенные сотрудники. В такой ситуации поможет подача формы с типом «Отменяющая», включить в которую нужно тех, кто был внесён в исходный отчёт по ошибке.
Хуже, если ошибка допущена в данных работника. В таком случае придётся подавать две формы СЗВ-М:
- отменяющую – она аннулирует ошибочные сведения;
- дополняющую, в которую будут включены верные данные.
Если ошибка найдена страхователем самостоятельно и исправлена подачей СЗВ-М соответствующего типа до того, как её обнаружил ПФР, штрафа быть не должно. Более того, даже если ошибку обнаружат в отделении ПФР, работодатель будет освобождён от ответственности, если её своевременно исправит. Сделать это нужно в течение пяти рабочих дней с даты получения уведомления об ошибке.
Кто освобожден от сдачи отчетности в пенсионный фонд РФ
Для отдельных категорий хозяйствующих субъектов и работников предусмотрены исключения.
Так, отчет СЗВ-М не предоставляют:
-
крестьянские фермерские хозяйства, где нет наемных работников;
-
индивидуальные предприниматели, арбитражные управляющие, частнопрактикующие адвокаты и нотариусы, которые уплачивают фиксированные страховые взносы только за себя;
-
работодатели в отношении иностранных граждан и лиц без гражданства, которые временно пребывают в России или работают дистанционно, на которых не распространяется обязательное пенсионное страхование;
-
работодатели в отношении военнослужащих, сотрудников органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаемных), так как к ним обязательное пенсионное страхование не применяется, и для них государством предусмотрены иные гарантии.
Отметим, что форму СЗВ-М обязаны предоставлять и те компании, у которых не оформлено ни одного сотрудника.
Согласно действующему законодательству, генеральный директор также является наемным работником.
Штрафные санкции за несдачу отчета по форме СЗВ-М
За несдачу ежемесячной отчетности в пенсионный фонд РФ или подачу отчетности с неполными или недостоверными сведениями предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждого работника.
Таким же штрафом будет наказываться подача неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника.
Кроме этого с должностных лиц организации (руководитель, главный бухгалтер) дополнительно могут взыскать штраф в размере от 300 до 500 рублей (статья 15.33 КОАП РФ).
В случае ошибочных сведений штрафа можно избежать, если исправить неточность самостоятельно.
Пример
Организация должна отчитаться за 10 сотрудников.
Отчет по форме СЗВ-М был сдан с опозданием на три дня.
Штраф за просрочку равен 5 000 руб. (500 руб. х 10 сотрудников).
В учете организации операции по начислению и уплате штрафа следует отразить следующим образом:
Дебет 91-2 Кредит 69
— 5 000 руб. – начислен штраф в ПФР;
Дебет 69 Кредит 51
— 5 000 руб. — уплачен штраф в ПФР;
Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» — 1 000 руб. (5 000 руб. х 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство.
Кого включать в СЗВ-М
Законодатели несколько раз меняли правила по отчетности. Собрали в таблице ситуации, которые вызывают путаницу.
| Ситуация | Нужно ли включать в отчет |
|---|---|
| Сотрудница ушла в декрет | Включаем. У нее действующий трудовой договор |
| У работника нет начислений в отчетном месяце | Включаем |
| Служащий привлечен по договору гражданско-правового характера, доход по этому документу нерегулярный (в одном месяце есть, в другом — нет) | Включаем каждый месяц, пока действует договор ГПХ |
| Организация заключила договор аренды с физическим лицом | Не включаем. Аренда имущества — это не трудовые отношения |
| В штате учреждения только директор, он же — единственный учредитель | Включаем. С ним заключен трудовой договор, он является застрахованным лицом |
| У организации несколько учредителей, не оформленных в качестве работников | Не включаем. Только официальные работники являются застрахованными лицами |
| Сотрудник является совместителем | Включаем. С любым совместителем заключается трудовое соглашение |
| У работника отсутствует ИНН | Включаем. Поле ИНН не заполняем |
| Работник уволился | Включаем. Последний отчет по такому работнику подается по фактическим сведениям — непосредственно за месяц его увольнения |
| ИП не задействует наемных сотрудников | Отчет не делается. Предпринимателю нет необходимости формировать отчетность на себя |
Как заполнить форму СЗВ-М
Отчет СЗВ-М довольно простой, в нем нет никаких расчетов и числовых показателей.
В первом разделе указываются реквизиты работодателя: регистрационный номер в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП (для организаций-страхователей).
Напомним, что ИП с 2017 года отдельно как работодатели в ПФР не регистрируются. Если предприниматель стал работодателем в 2021 году и позже, он в СЗВ-М указывает единый номер, который ему изначально присвоили при регистрации в качестве самостоятельного плательщика взносов.
Во втором разделе указывается отчетный период (порядковый номер отчетного месяца) и год.
В третьем разделе проставляется тип формы. Для первичного отчета указывается код «ИСХД». О корректирующих формах расскажем чуть ниже.
В полях отчета нужно указать:
- Фамилию, имя, отчество (если оно имеется) в именительном падеже.
- СНИЛС. Это обязательный реквизит, без которого документ не примут.
- ИНН. Заполняется, если у работодателя имеется такая информация. Если работник ее не предоставил, то можно оставить поле пустым и это не будет основанием для штрафа или отказа принимать отчет. Но имейте в виду, если вы сдадите в налоговую инспекцию декларацию, в которой укажете ИНН этого же работника, это будет означать, что данные у вас все-таки имелись, и ПФР получит право оштрафовать вас за предоставление недостоверных сведений. Об этом некоторые территориальные отделения ПФР предупреждают на своих сайтах.
Ответственность за не сдачу и нарушение сроков подачи СЗВ-М
Нарушение установленных сроков и порядка сдачи СЗВ-М, сдача неполной отчетности либо указание в ней ложных сведений признается правонарушением. Страхователя как нарушителя в подобных случаях привлекают к ответственности на основании ФЗ № 27, ст. 17.
В качестве наказания к виновному применяют штрафные санкции. (нажмите для раскрытия)
| Правонарушение | Размер применяемых финансовых санкций |
| Неподача СЗВ-М в требуемый срок; сдача ложных либо неполных сведений | 500 руб. за каждого работающего, по которому не поданы сведения |
| Несоблюдение порядка подачи электронной версии СЗВ-М (например, страхователь сдал отчет на бумаге вместо электронного варианта) | 1000 руб. |
При получении требования об уплате штрафа страхователь обязан в течение 10 последующих дней заплатить сумму по санкции. Если он этого не сделает либо заплатит частично, ПФР вправе осуществить взыскание через суд.
Перечисленные финансовые санкции могут списываться ввиду их безнадежности. ПФР идет на это тогда, когда взыскать деньги невозможно по причинам юридической, экономической, социальной направленности.
Страхователя не наказывают за правонарушение, если на момент принятия решения о привлечении к ответственности прошло 3 года (из-за срока давности). К этому времени юридические последствия прекращаются.
Кого включать в отчетность
С 2021 года действуют особые условия составления документа. Следует включать всех сотрудников, с которыми заключены договоры (трудовые, гражданско-правовые, авторские). Причем не важно, производились ли начисления и выплаты заработной платы по ним в отчетном периоде.
Рассмотрим несколько спорных примеров, кого включать в СЗВ-М в 2020 году:
- Сотрудник принят последним днем месяца, оплаты по трудовому договору не было. Включать ли его в отчет? Да, включать, так как договор подписан в отчетном периоде.
- Сотрудник уволен в июле, а в августе ему начислили премию. Включить ли его в августовскую отчетность? Нет, уволенного в прошлом месяце работника не включают в отчет, инструкция по заполнению СЗВ-М этого не допускает.
- В организации нет сотрудников. Договор с учредителем не заключен, выплаты он не получает. Формировать ли отчетность для ПФР? В такой ситуации предоставлять пустой бланк не обязательно. Но многие бухгалтеры не рискуют и отправляют нулевые формы.
Онлайн-сервисы на постоянной основе
Другой вариант без проблем заполнить СЗВ-М — воспользоваться услугами онлайн-сервисов.
Существует несколько порталов, позволяющих отчет СЗВ-М заполнять онлайн: «Мое дело», «Контур», «Небо».
Для наглядности приведем таблицу по этим сервисам:
| Название сервиса | На кого ориентирован | Преимущества | Цена |
| Мое дело | ИП на УСН и ЕНВД | Специализируется на наиболее популярных у малого бизнеса налоговых режимах. | От 3990 в год. |
| Контур.Экстерн | Малый бизнес, применяющий УСН и ЕНВД, средний бизнес (в том числе в сфере алкогольной продукции) и бюджетные предприятия, находящиеся в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. | Возможность сформировать отчеты во все госороганы, в том числе РПН и РАР, возможность работать с разных компьютеров, бесплатный доступ по акции в течение 3 месяцев. | От 2900 в год |
| Небо | Компании, желающие сдавать отчетность в электронном виде. Возможно составление деклараций УСН, ЕНВД, ЕУНД, НДС. | Есть бесплатный тариф «Только отчетность» | 100–170 рублей за один документ при одновременной отправке документа при наличии ЭП Неба. |
А теперь посмотрим, как заполнить СЗВ-М в этих программах.
Нужно ли сдавать СЗВ-М, если…
Страхователь не ведет финансово-хозяйственную деятельность
Ответ на этот вопрос зависит от того, есть ли у страхователя действующие договоры с застрахованными лицами или нет. Если есть, то ежемесячная отчетность в ПФР на всех таких «физиков» представляется в общеустановленном порядке, если нет – то и сдавать ничего не надо (письмо ПФР 27.07.2016 г. № ЛЧ-08-19/10581). Это касается и учредителей организаций. Если учредитель выполняет руководящие функции и с ним заключен трудовой договор или договор ГПХ, то СЗВ-М на него сдается.
Кстати, если учредитель, в т. ч. единственный участник общества, фактически руководит компанией и получает за это зарплату (по расчетным документам), то даже при отсутствии оформленного с ним договора сведения о таком учредителе лучше включить в СЗВ-М.
Страхователь не производил начислений в пользу застрахованных лиц
Может случиться так, что в отчетном периоде страхователь не производил трудовых выплат работникам и вознаграждений исполнителям (к примеру, из-за тяжелого финансового положения). Несмотря на это СЗВ-М нужно подать на всех застрахованных лиц, с которыми действуют договора.
Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда
Форма, сроки и порядок предоставления отчета СЗВ-М утверждены постановлением правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 01.02.2016.
Отчетность СЗВ-М нужно предоставлять ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. Если последний срок сдачи формы выпадает на праздничный или выходной, сдавать ее надо в ближайший рабочий день. Действующими нормами не запрещено сдавать ее и ранее, в текущем месяце. Но работодатель должен быть уверен, что до конца месяца не примет на работу нового сотрудника. Иначе — штраф за предоставление неполных сведений. Сроки сдачи СЗВ-М в 2020 году для ИП с работниками не отличаются от общеутвержденных.
Предоставим сроки сдачи СЗВ-М в 2021 году в виде таблицы:
| Отчетный период (2020 год) | Срок сдачи |
| Январь | 17.02.2020
(дата перенесена с выходного дня) |
| Февраль | 16.03.2020
(дата перенесена с выходного дня) |
| Март | 15.04.2020 |
| Апрель | 15.05.2020 |
| Май | 15.06.2020 |
| Июнь | 15.07.2020 |
| Июль | 17.08.2020
(дата перенесена с выходного дня) |
| Август | 15.09.2020 |
| Сентябрь | 15.10.2020 |
| Октябрь | 16.11.2020
(дата перенесена с выходного дня) |
| Ноябрь | 15.12.2020
(дата перенесена с выходного дня) |
| Декабрь | 15.01.2021 |
Ежемесячную отчетность СЗВ-М в 2021 году должны предоставлять все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении застрахованных лиц, которые работают по трудовым договорам и с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по ним уплачиваются страховые взносы. Бланк сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирована отчитывающаяся организация.
Нулевой отчет по форме СЗВ-М
Даже если организация приостановила свою деятельность нулевой отчет СЗВ-М все равно необходимо сдавать. В такой компании есть как минимум один учредитель (директор), по которому нужно отчитываться.
С марта 2021 года действует новый порядок представления отчета отдельными категориями застрахованных лиц. Начиная с указанного периода отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ обязательны к представлению в отношении:
- Руководителя организации, являющего единственным учредителем, независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор.
- Председателя ТСЖ, ГПК, СНТ, ОНТ, ДНТ (при отсутствии заключенного трудового или гражданско-правового договора)
Указанные изменения были внесены письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенного до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721.
Напомним, что ранее ПФР разрешал не сдавать отчет за единственного учредителя и председателей кооперативов и товариществ (Письмо от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856).
Ответственность за непредставление нового отчета
Работодатель или его должностное лицо будет привлечено к административному наказанию за следующие действия:
- за нарушение сроков представления отчётности
- за подачу неполных и (или) недостоверной информации о трудовой деятельности
| Первичное нарушение | |
| Организация | от 30 000 до 50 000 руб. |
| Индивидуальные предприниматели | от 1 000 до 5 000 руб. |
| Должностные лица | от 1 000 до 5 000 руб. |
| Повторное нарушение | |
| Организация | от 50 000 до 70 000 руб. |
| Индивидуальные предприниматели | от 10 000 до 20 000 руб. |
| Должностные лица | от 10 000 до 20 000 руб. либо дисквалификация на срок от 1 до 3 лет |
При первичном нарушении вместо штрафа возможно предупреждение.
Какова расшифровка аббревиатуры СЗВ-М?
В тематических интернет-сообществах идут горячие споры о том, какая у формы СЗВ-М расшифровка.
Чаще всего встречающиеся варианты:
- сведения о заработке (вознаграждении), подаваемые ежемесячно;
- сведения о застрахованных (входящие), сдаваемые ежемесячно, с пояснениями аббревиатуры:
- «В» — входящие сведения (подаются в ПФР); для кодировки исходящих от ПФ документов используется буква «И»;
- «М» — указывает на периодичность сдачи отчетности, т. е. ежемесячно.
И если первый вариант расшифровки даже по смыслу не относится к форме СЗВ-М (сведения о вознаграждении работников она не содержит), то второй вроде бы не является ошибочным, поскольку несет смысловую нагрузку отчета и совпадает с названием формы, указанным в утвердившем ее документе.
Но, по сути, и он не является аббревиатурой, а лишь условным обозначением, т. е. унифицированным и утвержденным документами ПФР кодом. Подтверждения тому будут рассмотрены ниже.
Форма СЗВ-М утверждена постановлением Правления ПФР «Об утверждении формы «Сведения о застрахованных лицах»» от 01.02.2016 № 83п).
Для прочих документов персучета предусмотрены не только законодательно утвержденные формы, но и инструкции по их заполнению.
Если внимательно просмотреть инструкцию, в таблице «Перечень форм документов персучета» названия отчетов располагаются в графе «Условное обозначение». Да и анализ соотнесения граф «Наименование формы» и «Условное обозначение» не даст нам подтверждения того, что названия форм ПФР составлены путем аббревиации.
Сравним:
- СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах»;
- АДВ-3 «Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства»;
- АДИ-7 «Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования» (документ, выдаваемый ПФР, — с буквой «И» в обозначении).
Таким образом, очевидно, что в самой инструкции Пенсионным фондом закреплены условные обозначения (коды), определяющие особенности отчетности, соответствующие определенным формам персучета и никак жестко не связанные с их наименованиями. Чему можно найти подтверждение в основах архивного дела.