Как вести личное дело работника
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести личное дело работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Какие документы включаются в состав личного дела
Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
-
Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
-
Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
-
Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.
Обязательно ли вести личные дела работников?
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
Личное дело работника
Именно поэтому на предприятии, система хранения должна быть продумана, таким образом, чтобы исключить доступ иных лиц. Идеально подойдет сейф или металлический шкаф, запирающийся на ключ. Персональные дела хранятся исключительно в кадровой службе только на работающих сейчас сотрудников. Закрывается кадровой службой и передается в свой архив дело на уволенного сотрудника. На госслужбе личные дела, прекративших службу сотрудников хранятся 10 лет в архиве самого работодателя и только после, передаются в государственных архив. Для других предприятий время самостоятельного хранения не установлено, но многие используют годичный срок. Для сдачи дела в архив в обязательном порядке заполняется лист заверитель. Он содержит итоговую информацию о его составе и физическом состоянии каждого личного дела. Указанный лист подшивается последним.
N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ), а также нормы гл. 14 ТК РФ. В связи с тем что на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуется оборудовать офис отдела кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел (например, приобрести несгораемые шкафы).
Лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел. На практике часто возникает вопрос: можно ли ознакомить работника с его личным делом? В соответствии с Законом N 152-ФЗ работник как субъект персональных данных, обладает определенными правами на защиту своих данных имеющихся у работодателя.
В соответствии со ст.
В таком случае наименование предшествующего отдела берется в скобки.
- Указывается номер дела, только перед ним вначале прописывается индекс по номенклатуре дел фирмы (Дело № 05 (индекс) — 256 (номер)).
- Далее идет заголовок дела, в данном случае это ФИО работника, на которого оно заведено.
- В правом нижнем углу указываются крайние даты, то есть дата открытия дела (день приема на работу) и закрытия (день приказа об увольнении). Также сколько листов содержится в деле, после его описи и срок хранения.
Скачать бланк обложки для личного дела (титульный лист) можно здесь:Обложка для личного дела (титульный лист) Из чего состоит папка? Стоит заметить, что по ГОСТ 17914-72 дела длительного хранения, в том числе и персональное дело сотрудника должны находить исключительно в цельнокартнонных обложках.
Чем регламентируется порядок их ведения
В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.
После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.
Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.
Перечень документов в личном деле сотрудника
В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:
- страницы паспортов;
- свидетельства о присвоении ИНН;
- карточки СНИЛС;
- свидетельства о браке и рождении детей;
- военные билеты.
Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.
За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.
Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.
То же самое касается документов:
- об образовании;
- о повышении квалификации;
- об отсутствии судимости;
- аттестационных листов;
- характеристик с прошлых мест работы.
Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.
Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.
Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.
Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.
В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).
Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):
- на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
- каждый лист нумеруется;
- документы подшиваются в хронологическом порядке;
- сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
- максимальное количество листов в одном томе — 250;
- каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.
Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.
Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.
Так, в состав личного дела рекомендуем включить:
1) документы, предъявляемые работником при приеме на работу:
— копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;
— копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе;
— справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);
— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;
2) документы, фиксирующие прием на работу:
— собственноручно написанное заявление о приеме на работу;
— автобиографию;
— личный листок по учету кадров;
— копию приказа о приеме на работу;
— экземпляр трудового договора;
— копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу;
3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации:
— справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
— копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов;
— копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);
— экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений;
— копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;
— должностную инструкцию;
— экземпляр договора о полной материальной ответственности;
— соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);
— материалы аттестации;
— докладные и объяснительные записки, заявления работника;
— документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.);
— копию трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений.
Обычно в личное дело помещают фотографию работника (4 x 6 или 3 x 4 см), причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.
Образец оформления внутренней описи личного дела
Внутренняя опись документов личного дела
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(фамилия, имя, отчество работника)
| N п/п | Наименование документа | Кол-во листов | Дата выдачи документа | Кому выдан документ | Дата возврата документа | Подпись работника кадровой службы |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Дополнение к личному листку по учету кадров | |||||
| 2 | Личный листок по учету кадров | |||||
| 3 | Автобиография | |||||
| 4 | Копия диплома об образовании | |||||
| 5 | Трудовой договор | |||||
| … | ||||||
| И т.д. |
Хранение и учет личных дел работников
Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.
Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.
Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников). Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.
Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов. Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени, хранятся в архиве постоянно, а дела иных работников — 75 лет. Отметка «ЭПК» на личном деле означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.
Инструкция по заполнению
После заведения личного дела сотрудника необходимо, чтобы он заполнил анкету. Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Лаконичные и четкие ответы без лишней воды. После анкеты следует разместить фотокарточку работника.
Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40. Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника. Образовательные учреждения, интересы, места работы и другое.
Копии документов об образовании или о повышении квалификации в отдельных сферах должны быть заверены в первую очередь. Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях(фамилия, имя и другое).
Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя – руководителем подразделения или отдела фирмы. Все страницы обязательно должны быть пронумерованы.
На что обратить внимание
Есть несколько ключевых моментов.
Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.
В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).
Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.
Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.
Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.
Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически есть возможность в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.
Формирование личных дел сотрудников в 2022 году
Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.
ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.
Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.
Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.
Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:
- своевременный учет всей документации о сотруднике;
- отслеживание карьерной динамики;
- учет данных о возможных полагающихся льготах;
- оценка перспектив профессионального роста;
- сохранность и упорядоченность личной документации;
- оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.
Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.
Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.
На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:
- руководящее звено;
- заместители руководителей разных уровней;
- ключевые специалисты;
- сотрудники, несущие материальную ответственность;
- кадровый резерв и др.
К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.
Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.
Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.
Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.
Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:
- Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.
- Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
- Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
- В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
- Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
- В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
- Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
- Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.
ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.
Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):
- сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
- сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
- ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
- номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
- фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
- правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
- здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
- срок хранения дела.
Документы личного дела отражают трудовые отношения работника и работодателя. Эти документы выполняют функцию доказательства в спорных случаях, подтверждают законность действий работодателя, а также защищают социальные (в т.ч. пенсионные) права работника.
Личное дело – это конфиденциальная информация о человеке, которая не должна стать доступной посторонним лицам. Поэтому папки хранятся в отдельном месте. Желательно для этого иметь сейф или металлический шкаф с замком.
Папка не должна передаваться на руки без соответствующей отметки в специальном журнале для регистрации личных дел. Сам работник может лишь ознакомиться со своим делом в кабинете отдела кадров. На руки папка не выдается.
В шкафу или сейфе все личные дела хранятся в алфавитном порядке. Каждое дело может располагаться в своей папке или быть объединено с другими. Например, дела всех сотрудников с фамилией, начинающейся на одну букву, могут быть скомплектованы в одной большой папке или коробке. Только в этом случае требуется на обложке указать основную информацию.
Многие кадровики, занимающиеся формированием и ведением досье, сомневаются, нужно ли сшивать личные дела сотрудников. На этапе ведения дела, пока работник числится в организации, сшивать документы не нужно. Достаточно использовать папку-скоросшиватель с файлами, в которые будут вкладываться различные бланки. При необходимости дополнить или изъять информацию сделать это будет просто. Сшивать личное дело необходимо лишь при отправке его в архив, когда работник уволился, перевелся или вышел на пенсию.
Копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность)
Этап формирования личного дела завершается включением в него копии (выписки) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
УСОРД установлена унифицированная форма приказа о приеме на работу.
Справочно:
унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления.
Например:
Общество с ограниченной ответственностью «Ярдик»
(ООО «Ярдик»)
ПРИКАЗ
29.10.2015 № 302-к
г. Минск
О приеме на работу
ПРИНЯТЬ:
ЩЕГЛОВУ Ирину Петровну на должность ведущего юрисконсульта в юридический отдел 29.10.2015 по контракту сроком на 1 год с 29.10.2015 по 28.10.2016 с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: 1. Заявление Щегловой И.П. от 29.10.2015 № 108.
2. Контракт от 29.10.2015 № 200.
Директор общества Подпись А.В. Трус
Визы
С приказом ознакомлена Подпись И.П. Щеглова
В личное дело включаются не сами приказы о приеме на работу (назначении на должность), а их копии.
Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь (п. 64 Инструкции по делопроиз-
водству).
Однако обращаем ваше внимание, что исключением в данном случае являются ксерокопии документов, изготовленных на гербовых бланках, которые заверяются печатью в соответствии с п. 9 Положения.
В том случае, если приказ о приеме на работу содержит большое количество пунктов (например, о приеме на работу нескольких работников), то в личное дело подшивается, как правило, выписка из приказа.
Порядок формирования личного дела
На вопрос, что такое дело, отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2020) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку. Она должна охватывать:
- процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
- период работы (приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
- процедуру увольнения (заявление и приказ).
Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.
При формировании личного дела работника важно прикреплять к нему все необходимые бумаги. На законодательном уровне не регламентируется точный состав, так как основные требования касаются только государственных служащих. Поэтому каждая фирма может самостоятельно разрабатывать список документов. Руководитель организации решает, какие бумаги обязательно включаются в дела, а какие могут не фиксироваться.
Наиболее часто при формировании и ведении личных дел применяются следующие документы:
- копия паспорта, причем не только первой страницы, но и других, где содержится информация о прописке и семейном положении;
- справка о наличии или отсутствии судимости;
- копии документов об образовании, к которым относится диплом, подтверждения о прохождении разных курсов, сертификаты о повышении квалификации или другие аналогичные бумаги;
- заявление, на основании которого гражданин был принят на работу в компанию;
- копия СНИЛСа;
- если работник является мужчиной, то дополнительно необходима копия военного билета;
- составленное работником резюме;
- копия ИНН;
- медицинская справка, если для работы в компании требуется предварительно проходить медосмотр или профессиональный осмотр;
- копия трудового договора, подписанного с наемным специалистом;
- фотографии сотрудника, причем важно, чтобы они систематически обновлялись;
- копия трудовой книжки, в которой содержится информация о том, где ранее работал гражданин;
- материалы, имеющие отношение к проведенной аттестации, если в компании выполняется данная процедура;
- опись дела.
В каждой компании вышеперечисленный перечень может изменяться или дополняться другой документацией. Здесь учитывается, в каком направлении деятельности работает фирма, а также какая используется кадровая политика.