Инструкция: заполняем личный листок по учету кадров
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: заполняем личный листок по учету кадров». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вопрос о том, могут ли отказать в трудоустройстве, тревожит большое количество граждан. Разберёмся в этой ситуации поподробнее. По идее все персональные данные работника, в том числе погашенные или снятые судимости, не должны влиять на решение руководства компании при приёме на работу. Конечно, фирма не сможет отказать вам, сославшись на сведения из анкеты. Тем не менее следует понимать, что частные организации вправе принимать на работу лиц по своему усмотрению, отказывать без объяснения конкретных причин.
Так как общего для всех бланка (унифицированной формы) не существует, определить, какие данные личный листок по учету кадров содержит, необходимо самой организации, закрепив это в ЛНА. Обычно фиксируют такую информацию:
- Ф. И. О. гражданина;
- пол;
- число, месяц, год и место рождения;
- национальность;
- домашний адрес, телефон;
- паспортные данные;
- образование;
- сведения о трудовой деятельности: период работы, наименование и местонахождение организации, должность;
- профессиональные навыки и умения;
- пребывание за границей: период, место, цель поездки;
- отношение к воинской обязанности;
- данные о семейном положении;
- сведения о близких родственниках: степень родства, Ф. И. О., год рождения;
- дата заполнения и подпись сотрудника;
- фото размером 4×6 см.
Как правильно составить личный листок по учету кадров?
Документ не относится к обязательным по кадровому учету для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но государственные органы обязаны вести листки по каждому из своих сотрудников. Строгой унифицированной формы не установлено, поэтому каждый работодатель вправе использовать свой бланк документа, который должен содержать несколько обязательных полей.
Стандартная форма включает в себя:
- Фотографию сотрудника.
- Данные персонального характера:
- ФИО работника полностью;
- дата и место рождения;
- национальность, гражданство;
- паспортные данные;
- адрес регистрации и места жительства;
- сведения о семье.
- Образование с указанием данных об образовательном учреждении и периода обучения, присвоенной специальности.
- Сведения о периодах работы до момента поступления в организацию.
- Иные данные, которые работодатель считает нужным включить в документ.
Заполнение только от руки разборчивым почерком в одном экземпляре и хранится в кадровой службе в личном деле работника.
Место расположения личного листка по учету кадров
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Оно содержит анкетные и автобиографические данные, а также иные различные сведения о работнике.
Среди прочих документов, характеризующих работника, в личном деле находится и листок по учету кадров. Ответам на наиболее часто задаваемые вопросы, возникающие при его заполнении, и посвящена данная статья.
Личный листок по учету кадров хранится в личном деле и размещается в нем чуть ли не одним из первых документов. Перед ним размещают
внутреннюю опись и дополнение к личному листку по учету кадров.
От редакции:
Более подробно о ведении и оформлении личного дела читайте в статье Н. Владыко «Прием на работу: инструктаж по охране труда, оформление личной карточки и личного дела» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» на с. 42 журнала «Я – специалист по кадрам», № 11, 2012.
Поможем работнику заполнить личный листок по учету кадров правильно!
Хотя личный листок по учету кадров поступающий на работу заполняет собственноручно, изменения и дополнения в него после его заполнения не вносятся, а полноту и правильность его заполнения проверяет специалист по кадрам. Поэтому помощь работнику при поступлении на работу в заполнении данного вида документа – прямая обязанность специалиста по кадрам, а оказать ее поможет данная статья.
На нанимателя возложена обязанность вести личные дела на руководителей и специалистов организации, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством РБ (п. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2)).
Что такое личный листок по учету кадров
Личный листок по учету кадров — анкета, которая содержит сведения о работнике, переданные им самим. Это своеобразный профессиональный автопортрет специалиста.
| Важно!
До момента трудоустройства соискатель может заполнять любые анкеты, тесты, предоставлять резюме и любую информацию о себе. Сведения, указанные в этих бумагах, не имеют законной силы и вполне могут быть недостоверными, поскольку на тот момент между соискателем и организацией еще не было трудовых отношений. |
Поэтому первый документ, в котором новый сотрудник рассказывает о себе и который будет в дальнейшем основой для его личного дела и перечня его персональных данных — это и есть личный листок.
Если в жизни сотрудника произошли некоторые изменения, он обязан сообщить о них работодателю. Он в свое время внесет все необходимые поправки в личный листок по учету кадров.
Работник также должен предоставить всю необходимую документацию. Она будет являться основанием для внесения изменений в данную форму.
Для того чтобы сотрудники своевременно предоставляли всю информацию, отдел кадров в бланк добавляет специальную графу «Обязуюсь своевременно сообщать обо всех изменениях данных, указанных в личном листке по учету кадров».
Несоблюдение этого условия может повлечь за собой различного рода наказания. Все меры пресечения должны быть указаны в локально-правовых актах фирмы.
Максимум, что может грозить сотруднику за подобный проступок – это дисциплинарное взыскание.Таким образом, использование личного листка по учету кадров, нужно для упрощения работы с кадрами на предприятии.
Однако у него есть свои нюансы:
- сотрудник может указать недостоверную информацию;
- сотрудник может отказаться от заполнения некоторых полей, или всего бланка;
- часть информации, указанной в листке, практически, непроверяемая.
Все эти нюансы обусловлены наличием вопросов, которые работодатель пожелал добавить в анкету. Использование стандартного списка поможет решить данную проблему, но сузит круг получаемой информации.
Сотрудники должны своевременно предоставлять всю информацию:
- отдел кадров в бланк добавляет специальную графу «Обязуюсь своевременно сообщать обо всех изменениях данных, указанных в личном листке по учету кадров»;
- несоблюдение этого условия может повлечь за собой различного рода наказания;
- все меры пресечения должны быть указаны в локально-правовых актах фирмы;
- максимум, что может грозить сотруднику за подобный проступок – это дисциплинарное взыскание.
Таким образом, использование личного листка по учету кадров нужно для упрощения работы с кадрами на предприятии.
• сотрудник может указать недостоверную информацию;• сотрудник может отказаться от заполнения некоторых полей, или всего бланка;• часть информации, указанной в листке, практически, непроверяемая.
Так как общего для всех бланка (унифицированной формы) не существует, определить, какие данные личный листок по учету кадров содержит, необходимо самой организации, закрепив это в ЛНА. Обычно фиксируют такую информацию:
- Ф. И. О. гражданина;
- пол;
- число, месяц, год и место рождения;
- национальность;
- домашний адрес, телефон;
- паспортные данные;
- образование;
- сведения о трудовой деятельности: период работы, наименование и местонахождение организации, должность;
- профессиональные навыки и умения;
- пребывание за границей: период, место, цель поездки;
- отношение к воинской обязанности;
- данные о семейном положении;
- сведения о близких родственниках: степень родства, Ф. И. О., год рождения;
- дата заполнения и подпись сотрудника;
- фото размером 4×6 см.
Помимо перечня данных, ЛНА закрепляют и порядок ведения (в том числе — кто заполняет личный листок по учету кадров) и хранения таких документов. Практически всегда они заполняются работником собственноручно и хранятся затем в его деле даже после увольнения. Срок хранения — 75 или 50 лет.
ВАЖНО!
В листке фигурируют персональные данные работника, поэтому порядок обращения с ними определяется с учетом норм 152-ФЗ «О защите персональных данных».
Чтобы помочь сотрудникам разобраться, как заполнить личный листок по учету кадров, предлагаем инструкцию.
Шаг 1. Подготовить следующие документы:
- паспорт;
- диплом;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- документы о семейном положении;
- справки о наличии наград, льгот и т. д.;
- личная фотография.
Шаг 2. Аккуратно, без помарок внести данные в соответствующие графы.
Шаг 3. Достоверность и актуальность данных подтвердить подписью.
Дополнение к личному листку по учету кадров
Позднее, когда личный листок уже заполнен, в учетных данных работника могут произойти изменения. Кадровику нужно составить дополнение к листку, включив его в личное дело работника.
Какие изменения может понадобиться внести в личный листок по учету кадров, какую информацию целесообразно указать в дополнении?
- Данные о работе после заполнения листка (должность, дата назначения и ухода, документ о переводе, увольнении и т.д.);
- Информация о награждениях работника, присвоении знаний (дата, когда сотрудник был награжден, название награды, основание записи);
- Сведения о повышении квалификации (дата, решение комиссии, основание записи);
- Информация об изменении иных учетных сведений (например, смена места жительства и т.д.);
- Информация о наложении и снятии взысканий с работника (дата наложения, кем взыскания было наложено, за что, вид взыскания, основание записи, дата снятия, основание снятия).
Заполнение личного листка по учету кадров (дополнения к нему) происходит на основании документов, которые подтверждают сведения, внесенные в листок – аттестаты, дипломы, справки, приказы и т.д. После внесения всех сведений проставляется дата заполнения документа, ФИО и подпись кадрового работника.
Личный листок по учету кадров. Бланк и образец заполнения
Вначале на документ, справа или слева (это не имеет значения) вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения, национальность (при желании можно не указывать) и место рождения. Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.
Отказаться от заполнения этого документа сотрудник негосударственных предприятий и организаций имеет полное право и никто не может принудить его к этой процедуре. Но, принимая решение об отказе, следует помнить о том, что такие действия могут привести к нежелательным последствиям, например, работника с первого дня «возьмут на карандаш».
Если же речь идет об организации, которые обязаны использовать в учетной кадровой политике листки по учету кадров, то там отказ заполнить документ может быть приравнен к отказу приступать к должностным обязанностям.
В случае изменения информации, работник представляет необходимые документы в отдел персонала. На их основании новые учетные данные вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров. Поправки бывают различного характера: изменение фамилии, в связи с регистрацией брака; смена паспорта, изменение места жительства, повышение квалификации, получение ученой степени и т.п.
ВАЖНО! Чтобы сотрудники не забывали своевременно сообщать в отдел персонала обо всех изменениях, необходимо добавить фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».
Личный листок работника по учету кадров
Это документ в котором содержаться основные данные сотрудника, он является практически, автобиографией:
- Подобная методика позволяет руководителю фирмы в кратчайшие сроки ознакомиться с новоиспеченным работником.
- Сам документ представляет собой анкету, которую требуется заполнить собственноручно сотруднику при поступлении на работу. Ее можно заполнить на компьютере или от руки.
- Данный документ заполняется уже после того, как руководитель составил форму Т-1.
Количество полей, вопросов, а также страниц устанавливает сам работодатель исходя из пожеланий, а также потребностей. - Также на основании этого документа работодатель может принять решение о спектре работ, который может выполнять данный сотрудник.
- Его использование не является обязательным условием. Например, в частных и маленьких организациях он практически не используется. Однако данный документ очень полезен, так как он значительно экономит время и позволяет избежать проблем в рабочем процессе. Из-за этого его очень часто используют в крупных компаниях.
При приеме на должности муниципальной сферы, заполнение данного листка является обязательным условием.
Этот аспект утвержден Приказом Генпрокуратуры России №135 от 13.03.2021 года. Однако данный нормативно – правовой акт устанавливает обязательность заполнения только для сотрудников прокуратуры, а также при вступлении в должность в следственном комитете.
Документа или нормативно – правового акта, который обязывает использовать данную форму, на данный момент, не предусмотрено.
Использование данного документа в личном деле не является обязательным условием. Это связано с тем, что не все предприятия используют данную форму и соответственно внести его они тоже не могут.
Однако если фирма при приеме на должность просит сотрудника заполнить этот листок, то логичнее всего все-таки прикладывать его к личному делу. Это поможет избежать недопонимания, а также претензий со стороны сотрудника и служб, в которые он обратиться.
Трудовым законодательством Российской Федерации не установлена определенная форма заполнения данного документа. Исходя из этого, составлением занимается отдел кадров. Они также определяют круг вопросов и строк, используемых в данной анкете.
Важно, чтобы с данным документом был обязательно ознакомлен руководитель предприятия. Фактом, подтверждающим согласие, является наличие его подписи в самом документе и приказе о его составлении. После этого на предприятии будет использоваться данная утвержденная форма.
Поступающий на должность сотрудник имеет полное право отказаться от заполнения данной анкеты. Однако при устройстве на государственную должность отказ заполнять листок соразмерен отказу от исполнения своих прямых обязанностей.
Если в жизни сотрудника произошли некоторые изменения, он обязан сообщить о них работодателю. Он в свое время внесет все необходимые поправки в личный листок по учету кадров.
Работник также должен предоставить всю необходимую документацию. Она будет являться основанием для внесения изменений в данную форму.
Сотрудники должны своевременно предоставлять всю информацию:
- отдел кадров в бланк добавляет специальную графу «Обязуюсь своевременно сообщать обо всех изменениях данных, указанных в личном листке по учету кадров»;
- несоблюдение этого условия может повлечь за собой различного рода наказания;
- все меры пресечения должны быть указаны в локально-правовых актах фирмы;
- максимум, что может грозить сотруднику за подобный проступок – это дисциплинарное взыскание.
Таким образом, использование личного листка по учету кадров нужно для упрощения работы с кадрами на предприятии.
Что такое личный листок по учету кадров
Личный листок по учету кадров — анкета, которая содержит сведения о работнике, переданные им самим. Это своеобразный профессиональный автопортрет специалиста.
| Важно!
До момента трудоустройства соискатель может заполнять любые анкеты, тесты, предоставлять резюме и любую информацию о себе. Сведения, указанные в этих бумагах, не имеют законной силы и вполне могут быть недостоверными, поскольку на тот момент между соискателем и организацией еще не было трудовых отношений. |
Поэтому первый документ, в котором новый сотрудник рассказывает о себе и который будет в дальнейшем основой для его личного дела и перечня его персональных данных — это и есть личный листок.
Если в жизни сотрудника произошли некоторые изменения, он обязан сообщить о них работодателю. Он в свое время внесет все необходимые поправки в личный листок по учету кадров.
Работник также должен предоставить всю необходимую документацию. Она будет являться основанием для внесения изменений в данную форму.
Сотрудники должны своевременно предоставлять всю информацию:
- отдел кадров в бланк добавляет специальную графу «Обязуюсь своевременно сообщать обо всех изменениях данных, указанных в личном листке по учету кадров»;
- несоблюдение этого условия может повлечь за собой различного рода наказания;
- все меры пресечения должны быть указаны в локально-правовых актах фирмы;
- максимум, что может грозить сотруднику за подобный проступок – это дисциплинарное взыскание.
Таким образом, использование личного листка по учету кадров нужно для упрощения работы с кадрами на предприятии.
Примерная схема заполнения документа
Для удобства восприятия информации, ее лучше распределить следующим образом:
Сверху листа наклеивается фотография сотрудника, размера 3 *4
Неважно справа или лева. Но правый верхний угол легче воспринимается человеком.
Заполняется личная информация
К ней относится фамилия, имя, отчество, национальность, дата и место появления на свет.
Обязательным считается обозначение места прописки и фактического места проживания. А также паспортные данные и номер телефона.
Наличие военной обязанности.
В отдельной графе проставляется семейное положение.
Документ обязательно содержит информацию о родственниках. Если человек не желает ее заполнять, графа может остаться пустой.
Ниже обычно выделяют две табличные формы. Они содержат сведения об образовании и местах труда.
Наименования организаций следует обозначать, начиная с последнего места работы. Пункт о трудоустройстве в прошлом периоде имеет особое значение. Он заполняется на основании трудовой книжки.
Если трудовой стаж прерывался, требуется подробно описать причины. К примеру, заболевание, учеба и тому подобное.
Что касается образования, здесь следует указать высшее достигнутое место обучения. То есть, если человек после училища окончил институт, он должен поставить последнее учреждение в листе учета. Редко, но случается, что после института человек получает дополнительное образование в училище. И в этом случае, графа образования будет содержать наименование института.
Информация в графе о дополнительных знаниях должна быть подтверждена документально. К примеру, курсы английского языка или что-то подобное.
Завершающим этапом заполнения листа учета кадров обычно является пункт с обозначение различных наград. Если их нет, то графа останется пустой.
Ближе к концу листа обязательно ставится: дата заполнения и подпись лица, на которое заполнялся документ. Виза сотрудника свидетельствует о подтверждении достоверности предоставленных данных.
Достаточно часто у людей происходят жизненные изменения. К примеру, он женится, у него родился малыш либо получено высшее образование. Соответственно данные листа утрачивают свою актуальность. Тогда человеку требуется обратиться в отдел кадров для внесения изменений. Для этого в организациях используют специальное дополнение к листу учета. Оно содержит ту же форму, что и основной документ.
Заполнение личного листка по учету кадров
Сделать это нужно обязательно, так как это информация может оказаться важной не только для листа учета, но также для иной кадровой и бухгалтерской документации