Возложение дополнительных обязанностей

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возложение дополнительных обязанностей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Инициатива замещения может исходить как от сотрудника, так и от работодателя. От этого зависит процесс документального оформления. Если предложение поступило от руководства предприятия, работнику достаточно будет расписаться в приказе о замещении. В отдельных случаях в организации всё-таки требует написать отдельный документ о согласии. В случае инициативы со стороны работника пишется соответствующее заявление на имя директора с просьбой позволить занять должность на время отсутствия основного работника.

Кто пишет и исполняет приказ

По общему правилу любой распорядительный документ пишется и издаётся от имени руководителя организации, однако его составлением занимается, как правило, другой человек. Директор в устной форме поручает эту задачу одному из своих подчинённых, обладающему общими навыками работы с официальными бумагами. На практике задание доверяют сотруднику кадровой службы или секретарю.

Под исполнением принято понимать воплощение положений документа в жизнь. Любые изменения в трудовых соглашениях всегда проходят через отдел кадров. Следовательно, кадровику придётся вносить изменения в текущую документацию фирмы, составлять и подписывать с заместителем дополнительное соглашение к трудовому договору. Именно работник кадровой службы и будет исполнять приказ.

На кого нельзя возложить обязанности временно отсутствующего сотрудника

Зависимо от специфики работы законом запрещено поручать дополнительную работу некоторым сотрудникам:

• Женщинам нельзя поручать труд, связанный с ручным подъемом и перемещением тяжестей. Ограничения также действуют, если предстоящая работа превышает нормы предельно допустимых нагрузок для женщин (ч. 2 ст. 253 ТК).
• Совместителям запрещена дополнительная деятельность, если их предстоящая и основная рабочие функции связаны с вредными или опасными условиями труда. Тогда работника просят принести справку о характере и условиях труда по основному месту трудоустройства (ч. 5 ст. 282, ст. 283 ТК).
• Также запрещено совместительство несовершеннолетних граждан.

Как оформить временное исполнение обязанностей

Замещение всегда оформляется тремя документами, один из которых – приказ о назначении на должность временно отсутствующего работника. Второй документ – зависимо от обстоятельств:

• предварительное письменное предложение выполнять дополнительные функции и соответствующее согласие работника (может быть оформлено одним документом);
• заявление работника с просьбой временно поручить выполнение дополнительной трудовой задачи.

Третий – зависит от выбранного способа оформления замены. Соответственно, это могут быть:

1. срочный трудовой договор – при совместительстве и аутсорсинге;
2. дополнительное соглашение к трудовому договору – при совмещении;
3. двустороннее соглашение – при переводе.

Замещение руководителей

На практике замещать нужно не только рядовых специалистов, но и руководителей. В этом случае действуют немного другие правила.

Обычно не допускается одновременное выполнение руководителем своих и чужих обязанностей (например, начальник планового отдела за начальника соседнего финансового отдела). Здесь администрация должна предусмотреть замену времена отсутствующему руководителя с числа наиболее подготовленных его подчиненных, либо эти обязанности возлагаются на штатного заместителя.

Если такой функционал прописан в должностной инструкции конкретного сотрудника (выполнение начальствующих обязанностей), оплата за такие действия не полагается. В других случаях может выполняться доплата разницы в должностных окладах, либо же проводиться по ставке замещаемого руководителя.

Из нюансов:

• если норма присутствуют в инструкции замещающего, его согласие не требуется;
• возложение обязанностей оформляется одним приказом, на основании которого устанавливается право руководителя отсутствовать на рабочем месте (приказ на командировку, отпуск);
• если должность вакантная, либо сотрудник резко заболел, то делается отдельный приказ;
• замещающему работнику приказ доводится под роспись. Отказ его выполнять может расцениваться как нарушение должностной инструкции и иметь следствием наложение дисциплинарного взыскания;
• когда штатный заместитель выполняет обязанности своего шефа без издания отдельного приказа, он не имеет права подписывать документы с приставкой «и.о. руководителя». Он должен указывать свою должность.

Помните, замещать руководителей могут либо их штатные заместители, или же наиболее подготовленные подчиненные.

Что собой представляют дополнительные обязанности

Дополнительные обязанности – это те обязанности, которые не зафиксированы в трудовом договоре. Выполняются они наравне с основными профессиональными функциями. Их определение зафиксировано в статье 60.2 ТК. Руководитель может возложить допобязанности на любого сотрудника в зависимости от существующей потребности. Однако некоторые ограничения все-таки существуют. В частности, возложение обязанностей возможно только при выполнении этих условий:

• Наличие письменного согласия сотрудника.
• Документальное оформление, составление распоряжения на возложение дополнительных функций.
• Наличие оснований для увеличения объема работы (к примеру, один из сотрудников временно отсутствует).

Как правило, работа перераспределяется между сотрудниками при отсутствии одного из специалистов по уважительной причине (болезнь, отпуск). Процедура актуальна и в том случае, если работу может исполнить только человек с определенной специальностью, но данной должности в штатном расписании нет. Работа может перераспределяться также в рамках одной профессии. К примеру, в компании работало 2 инженера. Один из них был уволен. Функции уволенного специалиста перешли к действующему специалисту.

При перераспределении функций нужно учитывать загруженность специалиста, его профессиональные качества. Руководитель должен быть уверен в том, что сотрудник справится с возложенными на него обязанностями.

Возложение обязанностей на время отпуска (образец приказа)

Для всех работников рано или поздно наступает время отпуска. Согласно занимаемым должностям и ставкам у каждого работника имеется свой круг обязанностей. Во время выхода в отпуск того или иного работника начальник подбирает временного заместителя на это рабочее место с несением соответствующих обязанностей.

Возложение обязанностей на время отпуска фиксируется в приказе.

В этом документе указывается конкретный перечень должностных обязанностей; период, во время которого заместитель будет выполнять обязанности и инструкции; номер приказа, число его подписания; подпись и печать директора предприятия. Этому должно предшествовать предварительное сообщение замещающему работнику об исполнении им обязанностей, получено его согласие, позже заверенное письменно.

Возложение обязанностей можно оформить приказом или срочным договором

Важным моментом является несомненное соответствие образования, квалификации, практических навыков заместителя предлагаемым новым обязанностям данного работника.

К примеру, во время отпуска начальника организации его обязанности переходят к его заместителю. Таким образом, составление приказа о временном замещении должности соответствует нормам Трудового законодательства. Возложение обязанностей на заместителя может осуществляться несколькими путями.

Чаще всего, применяется временный перевод. Работник, на которого возлагаются новые временные обязанности, оформляется (переводится) на его место. Перевод предусматривает новые трудовые функции, иногда осуществляемые в другом отделе.

Иногда такой перевод, оформляемый на определенный период, назначают независимо от желания работника, речь идет об экстренной производственной необходимости.

Другим способом возложения обязанностей на другого работника является совмещение. Совмещение используется при выходе человека в административный отпуск, а чаще – в декрет.

Совмещение сопровождается повышением числа обязанностей, охватывается большая часть области обслуживания, увеличивается заработная плата.

Если на сотрудника возлагаются дополнительные обязанности, то ему необходимо на этот срок повысить заработную плату

Образцом возложения обязанностей на время отпуска может стать приказ о совмещении.

При совмещении оформляется приказ, в котором очерчиваются временные рамки, когда необходимо приступить к выполнению обязанностей другого работника. Обязательно указывается, что работник не освобождается от своих непосредственных обязанностей, то есть совмещает два участка работы.

Соответственно, ему назначается и увеличение заработной платы. В приказе коротко обозначается круг обязанностей. Виды заявлений можно скачать на нашем сайте.

Согласно приказу о выходе в декретный отпуск работницы она перестает выполнять свои непосредственные трудовые обязанности в течение до и после родового периода. Приказ составляется на базе больничного листа сотрудницы.

Такой лист нетрудоспособности заверяют обычно роддомы, либо женские консультации. Обычно этот период охватывает около 4 месяцев – 140 дней. В некоторых случаях, при определенных родовых осложнениях он продлевается.

Если на место этой женщины принимают другую работницу, составляется трудовой договор, излагающий все необходимые условия.

Женщина, уходящая в декретный отпуск, только приблизительно знает, когда она сможет выйти на работу после него.

Могут возникнуть различные обстоятельства, когда нужно будет выйти раньше времени, потом вновь уйти в декрет, либо продлить период декрета после его завершения.

Исходя из этих особенностей, в трудовом договоре не могут быть оговорены конкретные числа. Нельзя же уволить срочным образом работника, заменяющего женщину — декретницу, если та выйдет раньше времени на работу?

Порядок замещения отсутствующего работника

Порядок замещения включает этапы:

1. Выбор кандидатуры на должность отсутствующего делает кадровая служба, иногда по рекомендации начальника структурного подразделения или иного специалиста.
2. Если это новый работник, потребуется составление трудового договора. Документ в обязательном порядке содержит сведения о временном характере работы, оговаривается срок, условия труда и размер заработной платы.
3. С согласия работника готовится проект распоряжения, визируется директором компании.
4. Если основной сотрудник материально ответственное лицо, то с замещающим нужно составить письменное соглашение об установлении материальной ответственности на время замещения.

Если обязанности основного специалиста возлагаются на коллегу на длительный промежуток времени, оформляется письменное изменение к трудовому договору последнего, заверенное подписями сторон.

Варианты замещения сотрудника на время больничного

Основные моменты, которые касаются процедуры замещения работников на время их отсутствия, регламентируются статьей 72 ТК РФ. В частности, данной статьей устанавливается, что в зависимости от ситуации замена работника может осуществляться как добровольно, так и вменяться в обязанность.

К примеру, если необходимость замещения вызвана какими-либо происшествиями, авариями, прочими ситуациями, связанными с масштабными последствиями или нанесением ущерба, то такое действие может осуществляться в добровольном порядке, а если обычной ситуацией, то предварительно необходимо получить согласие лица, которое будет выполнять действия дополнительного характера.

Необходимость замены может быть вызвана такими факторами:

• при болезни работника, не зависимо от того, сколько она длится;
• при временной нетрудоспособности, которая может быть связана с беременностью и родами;
• при наличии потребности осуществления ухода за болеющим членом семьи.

Среди возможных вариантов замены отсутствующего члена трудового коллектива могут быть следующие:

• замещение (полное выполнение всех имеющихся должностных обязанностей того, кто временно отсутствует);
• совмещение (частичное выполнение функций, которые отдельно оговариваются или прописываются).

За нарушение должностных обязанностей специалист кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, установленную трудовым кодексом в виде замечания, выговора или увольнения.

Однако, мало кто знает, что кадровик несет также дополнительные виды ответственности в случае нарушения законодательства о персональных данных. Ведь в его ведении находятся личные дела сотрудников, содержащие информацию об их личной биографии, месте регистрации, семейном положении, состоянии здоровья и многое другое.

Если такие данные станут достоянием общественности и будут им разглашены он может понести административную ответственность, а в случаях когда такое разглашение повлекло вред интересам граждан специалист по кадрам может быть привлечен к уголовной ответственности – максимальное возможное наказание составит до 4 лет лишения свободы.

Порядок замещения отсутствующего работника

Порядок замещения включает этапы:

1. Выбор кандидатуры на должность отсутствующего делает кадровая служба, иногда по рекомендации начальника структурного подразделения или иного специалиста.
2. Если это новый работник, потребуется составление трудового договора. Документ в обязательном порядке содержит сведения о временном характере работы, оговаривается срок, условия труда и размер заработной платы.
3. С согласия работника готовится проект распоряжения, визируется директором компании.
4. Если основной сотрудник материально ответственное лицо, то с замещающим нужно составить письменное соглашение об установлении материальной ответственности на время замещения.

Если обязанности основного специалиста возлагаются на коллегу на длительный промежуток времени, оформляется письменное изменение к трудовому договору последнего, заверенное подписями сторон.

Как правильно составить распоряжение?

Составлением распоряжений обычно занимаются сотрудники, приближенные к руководителю компании. Это может быть начальник кадрового отдела либо секретарь. После написания, документ передается на рассмотрение начальству. Если директора все устраивает, тогда он утверждает распоряжение.

Приказ об исполнении обязанностей на время отпуска оформляется в свободной форме. Может использоваться разработанный на локальном уровне фирменный бланк.

Некоторые работодатели применяют форму Т-5, утвержденную .

Структура распоряжения должна состоять из таких частей:

1. шапка. Располагается вверху. Представляет собой реквизиты компании;
2. название документа. Пишется по центру листа, чуть ниже шапки;
3. основная часть. Приводится текст касательно замещения должности;
4. заключение. Ставятся подписи и дата.

В тексте приказа следует указать такие сведения:

• название предприятия, его организационно-правовая форма;
• наименование документа;
• причина замещения;
• ФИО сотрудника, на которого возлагаются дополнительные должностные обязанности;
• сведения о замещаемой и основной должностях;
• дата и место составления документа;
• величина доплаты за выполнение должностных обязанностей по замещению;
• даты начала и завершения замещения;
• ссылка на документ, который выступает основанием для замещения;
• подписи.

Эти данные отражаются в приказе в обязательном порядке. Остальная информация фиксируется в случае необходимости.

При оформлении распоряжения о замещении на период отсутствия основного работника, следует придерживаться таких правил:

1. указывать номер документа;
2. придерживаться делового стиля написания;
3. наименование бумаги писать по центру заглавными буквами, без знаков препинания в конце;
4. писать грамотно, не допускать пунктуационных, синтаксических, грамматических ошибок;
5. не исправлять текст ручкой, карандашом, корректором либо лезвием. В случае допущения ошибки лучше переписать приказ заново;
6. размер суммы доплаты за совмещение указывать цифрами и словами.

Новые обязанности без доплаты: возможно ли?

Указание соответствующей информации в трудовом договоре. Надо написать, что на время отсутствия сотрудника со схожими функциями возможно выполнение его работы другими членами коллектива. Отдельно сообщается о том, что дополнительной платы для таких ситуаций не предусмотрено.И здесь можно найти решение, но допустимо применить только два способа.

Но такой способ актуален только при временном отсутствии сотрудника. И в том случае, когда функции действительно схожи. Этот вариант нельзя использовать, если первоначально соответствующая информация в Трудовом Договоре отсутствует.

Внесение изменений в должностные инструкции. В данном случае предполагается изменение трудовой функции у гражданина. Значит, меняется и сам трудовой договор, для чего оформляют дополнительное соглашение.

Главное – точно указать, какой документ и в какой редакции теперь становится основным. Без согласия трудящегося и такое решение использовать невозможно.

Руководство компании само должно решить, какой из вариантов будет целесообразнее.

На период больничного листа возложить обязанности

Приказ о замещении на время больничного — образец его доступен на нашем сайте — необходим, если механизм такого замещения не прописан в трудовом договоре заместителя. Изучим, каким образом может составляться этот приказ. Если работник, занимающий ответственную должность в компании, ушел на больничный, работодатель может временно — в порядке замещения — привлечь другого человека.

Механизм подобного замещения регламентируется положениями ст. 72.2 ТК РФ. Узнать больше об особенностях применения унифицированных форм на предприятиях вы можете в статье

«Унифицированные формы первичных документов (перечень)»

На нашем сайте можно скачать заполненный образец приказа о возложении обязанностей на время больничного. Есть ряд нюансов, характеризующих прием на время больничного основного работника (на занимаемую им должность) другого сотрудника компании.

Оформляется замещение посредством составления допсоглашения к действующему трудовому договору с заместителем.

При этом он вправе отказаться от подписания этого соглашения. Если изначально в трудовом договоре работника записано, что он замещает кого-либо в случае болезни, механизм с применением приказа не реализуется, а замещение осуществляется в силу действия трудового договора.

Если же на работу берется новый сотрудник, с ним заключается срочный Договор, который закончит свое действие после выхода с больничного основного работника. Узнать больше о специфике правоотношений, связанных с оформлением больничных листов, вы можете в статьях: Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Если работодатель считает, что для деятельности компании более важным является выполнение трудовых обязанностей сотрудника, который временно отсутствует, решением может стать перевод другого работника на место заболевшего. При переводе происходит изменение обязанностей или даже места работы замещающего. При этом он не исполняет свои обычные трудовые функции.

Оформить перевод можно только с согласия переводимого, кроме случаев, когда такое согласие не требуется:

• перемещение работника с сохранением его трудовых обязанностей и в той же местности на другое рабочее место или структурное подразделение;
• поручение ему работы на ином агрегате или механизме;
• для устранения обстоятельств катастроф, в том числе замещение в такой период или в случае простоев на срок до 1 месяца (ст. 72.2).

Нельзя переводить сотрудника, если у него есть противопоказания по здоровью.

Похожие записи:

• Свидетельство о госрегистрации: что это такое и как получить
• РЕПОРТАЖ: Почему пешеходы до сих пор перебегают дороги в неположенных местах?
• Порядок купли-продажи квартиры: 7 шагов к сделке