Как оптимизировать работу с помощью автоматизированных рабочих процессов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оптимизировать работу с помощью автоматизированных рабочих процессов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Стоит помнить, что модернизация — это очень затратное дело. Оно включает не только трату ресурсов, но и работу практически всех сотрудников предприятия. Таким образом, постоянно проводить улучшение — это неэкономично. Но в деятельности компании всегда есть те самые ключевые точки, когда это сделать жизненно необходимо. Ведь это простой и эффективный способ увеличить прибыль иногда более, чем на 100%.

Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство и инструкция

Составим небольшой алгоритм действий, чтобы читатель понимал, как реализация и внедрение будет выглядеть вживую. Какие включает в себя этапы, в какой последовательности.

Итак, действовать предстоит следующим образом:

• Изучаем рентабельность. То есть, подсчитывают все ключевые показатели, соотносится время, затраченные ресурсы и предположительный результат. А также обращается внимание на то, как сотрудники воспринимают новшества. Если позитивно, то процесс внедрения будет проще и быстрее.

• Исключается пустая работа. Весь алгоритм полностью проверяется на наличие процедур, которые можно сократить. Избавляемся от ненужного. А также сравниваем результативность каждого такого действия и затраченные на него ресурсы.

• Создаем схемы процесса, которые отвечают всем целям и задачам. Ориентироваться нужно именно на цель, а не на ресурсы. Уже потом стоимость можно уменьшать путем снижения некоторых аспектов. Но для базы создаем именно идеальный порядок с высшими показателями эффективности.

• Анализируем итог, документально фиксируем результаты, сравниваем с ожиданиями.

Посмотрим, чего стоит избегать. Какие недочеты чаще всего допускаются исходя из статистики:

• Решения без объемного анализа. Всегда следует взвесить все плюсы и минусы.

• Привлечение специалистов, которые не обладают достаточными навыками и опытом.

• Внедрение комплекса, когда анализ еще не завершен.

• Ошибочный выбор целей, определение слабых мест.

• Случайное снижение эффективности отделов, которые не нуждались в доработках.

• Трата сил оптимизаторов на те задачи, которые не являются первостепенными.

Способов оптимизации бизнес-процессов на текущий момент множество. Но стоит понимать, что фундамент для успеха — это даже не верный выбор стратегии, это профессиональные исполнители.

Управление оптимизацией бизнес-процессов

Управление оптимизацией бизнес-процессов осуществляется в соответствии с принципами:

• наличия платформы — описания процессов. Прежде чем преобразовывать те или иные процессы, требуется их описать и проанализировать. Описание бизнес-процессов составляется в виде текстов или графиков и включает всю последовательность действий работников в рамках процесса. Если отдельные виды деятельности не удается описать из-за из переменчивости, то их необходимо стабилизировать;

• «чистки рыбы с хвоста». Правильные процедуры оптимизации всегда начинаются с изучения базовых элементов и отдельных операций в бизнес-процессах;

• расчета вероятностей «проседания» каких-либо потоков и соотношения вреда и пользы по результатам изменений при оптимизации отдельного процесса. Данный принцип предусматривает гибкость процессов оптимизации, то есть сглаживание отрицательных результатов;

• обеспечения информационной поддержки сотрудников и разъяснения преимущества внедряемых новшеств. Конечной целью оптимизации является не сокращение числа рабочих мест, а перераспределение функционала для повышения эффективности бизнеса.

Способ 57. Предоставление ежегодных отпусков в нерабочие дни (пандемийный способ)

Понятие «нерабочие дни» до пандемии не существовало, работодатели не могли даже предположить, что месячная норма рабочего времени может меняться произвольно, а им придется выплачивать заработную плату за неотработанное время. Как ни парадоксально, но предоставление отпусков в нерабочие дни — не худший способ сэкономить. Независимо от того, сохранят ли работники по окончании пандемии рабочие места, работодатель обязан будет выплатить отпускные, поэтому выгоднее отправить сотрудников в отпуск на нерабочие дни. Работникам такое решение тоже может быть выгодно — ведь размер отпускных рассчитывается по среднему заработку, в то время как работодатели не из всех отраслей смогут сохранить за работниками заработную плату в полном размере.

Несмотря на доказанную обоснованность сокращения численности персонала или штата в целом, руководитель не имеет права увольнять некоторые категории сотрудников. Они определены статьей 61 Трудового кодекса и считаются социально защищенными. На практике запрещено расторгать трудовые договоры с:

Не могут быть сокращены те, кто находится в отпуске или на больничном с официальным подтверждающим документом из лечебного учреждения. Законодательство определяет и круг лиц, которые имеют так называемое преимущественное право, и их, как претендентов на увольнение, рассматривают в последнюю очередь. К ним относятся высококвалифицированные специалисты, которые за много лет работы доказали свой профессионализм, а также люди, которые на своем рабочем месте приобрели профессиональное заболевание.

Если работник несогласен с требованием расторгнуть трудовой договор по инициативе собственника, он может оспорить принятое решение и обратиться в прокуратуру или трудовую инспекцию. Если неправомерность действий руководителя будет доказана, то его обяжут восстановить уволенного с компенсацией за вынужденный простой и с засчитанным непрерывным стажем. Сам начальник будет обязан заплатить штраф. Чтобы избежать конфликтных ситуаций, необходимо строго соблюдать положения и требования закона, юридически грамотно оформлять процедуру сокращения.

Шаг 3. Уведомить работника о сокращении

О предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работника нужно предупредить персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Из этого правила есть несколько исключений – так, сотрудника, заключившего трудовой договор на срок до двух месяцев, об увольнении нужно предупредить не менее чем за три календарных дня, а занятого на сезонных работах, – не менее чем за семь календарных дней (ч. 2 ст. 292, ч. 2 ст. 296 ТК РФ). Также трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении – с письменного согласия сотрудника (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).

Если работник отказывается ставить отметку о получении уведомления, необходимо составить соответствующий акт в присутствии не менее чем двух свидетелей – этот документ станет подтверждением факта уведомления работника об увольнении.

Шаг 5. Уведомить о предстоящем сокращении профсоюз и службу занятости

В письменной форме не позднее чем за два месяца до увольнения работодатель должен сообщить о сокращении численности или штата сотрудников профсоюз, а также службу занятости (ст. 82 ТК РФ, п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Если же решение о сокращении может привести к массовому увольнению, сделать это нужно не позднее чем за три месяца.

В уведомлении, направляемом в профсоюз, указываются Ф. И. О. подпадающих под сокращение работников, а также наименования их профессий, должностей или специальностей.

В обращении в службу занятости следует указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к каждому из сокращаемых работников и условия оплаты их труда.

К каждому уведомлению следует приложить:

Существует множество методов и способов оптимизации. Их используют в зависимости от ситуации, цели, задачи и других факторов. Важно понимать, что такая деятельность реализуется за счет привлечения различных специалистов, но никак не руководства предприятия. В большинстве случаев основные задачи по оптимизации решает средний управленческий персонал и специалисты различных отделов. Они определяют, какие правила будут использоваться для достижения конкретной цели.

Но в любом случае необходимо руководствоваться определенными правилами, которые позволяют в тандеме с разными методами и задачами достигать нужных результатов.

Основные правила:

1. Сформировать основу для дальнейшей оптимизации. Необходимо понять, с чем работать дальше, что нужно совершенствовать, изучать, улучшать. Поэтому главное – это выделить процессы, которые происходят на предприятии. Для начала все операции, существующие в компании, разделяют на группы с учетом таких критериев, как продолжительность, результативность, эффективность, возможные риски, специфика и т. д. Сказать однозначно, какие параметры будут использоваться для ранжирования, невозможно. В рамках каждого объекта выделяют цели, задачи, основные преимущества и недостатки, ключевые достижения. Создается некая карта, показывающая наглядно, что полезно, а что – нет.
2. Не стоит начинать с самых простых задач и целей. Нужно акцентировать внимание и силы на тех вопросах, которые являются самыми актуальными и сложными. Работать с недостатками, а не с преимуществами. Конечно, здесь всё зависит от квалификации специалиста и его профессионализма. Например, сосредоточение внимания только на негативных сторонах также не всегда эффективно, поэтому необходимо учитывать множество нюансов.
3. Оптимизировать процессы нужно с учетом их гибкости. Любые изменения должны реализовываться с учетом того, что в будущем их можно будет откорректировать и адаптировать под изменчивость рынка и окружающей среды. Ведь предприятие работает как в благоприятных условиях, так и не очень. Поэтому любой план совершенствования должен учитывать тот факт, что условия и принципы работы могут точно измениться.
4. Не стоит пугаться негативных реакций и человеческого неодобрения. Модернизация не всегда вызывает восторг у сотрудников, особенно тех, кто в ней принимает участие. Поэтому специалисты могут столкнуться с теми, кто будет недоволен. Это человеческий фактор, который нужно учитывать изначально. Аналогично не стоит полагать, что сокращение штата (наиболее распространенный метод оптимизации) – это конечный желаемый результат. Предприятие должно стремиться к иным итогам и целям. Возможно, сокращение персонала станет одним из способов их достижения.

Методы оптимизации БП

Сказать точно, сколько методов оптимизации бизнес-процессов на предприятии существует и какой нужно применять, невозможно. Эксперты сходятся во мнении, что это сугубо индивидуальный вариант решения проблемы. Далее будут представлены основные методы, которые могут быть использованы как отдельно, так и в совокупности:

1. Кайдзен, или метод непрерывного совершенствования. Означает, что улучшать нужно постоянно и всё сразу. То есть внимание акцентируется не на конкретном участке работы, например, на продажах, а на всех звеньях одной цепочки. Метод не всем и не всегда подходит, поскольку его реализация требует длительной работы. Например, чтобы сразу усовершенствовать производство, закупку и реализацию, обслуживание, необходимо много ресурсов, четкий детализированный план и квалифицированный персонал.
2. Инжиниринг. Метод, который можно использовать для модернизации производства и технологических этапов. Также выделяют такое направление, как компьютерный инжиниринг. Буквально это означает полную автоматизацию деятельности, замену человеческого труда на работу компьютеров, автоматизированного оборудования.
3. Метод ограничений Голдрата. Он базируется на том, что не всегда деньги нужно направлять на совершенствование слабого звена. Поскольку это не всегда приведет к улучшению работы всей цепи в целом. Поэтому если звено работает плохо, то нужно или подстроиться под ситуацию, или его устранить, но ни в коем случае не улучшать.
4. Метод дробления процессов на мелкие сегменты. Общая модель бизнеса строится на том, что выполнение каждой задачи поручается конкретному исполнителю.

Преимущества оптимизации

Оптимизация рабочего процесса способствует:

• Повышению гибкости процесса: оптимизированные, эффективные процессы больше и быстрее подстраиваются под изменяющиеся условия;
• Принятию решений на основе анализа данных: анализ может производиться на основании статистических данных и KPI, данных из информационных систем;
• Улучшению отношений с клиентами: оптимизация рабочих процессов повышает качество клиентского обслуживания;
• Снижению количества человеческих ошибок: процесс выполняется согласно разработанному регламенту и утвержденной модели to be;
• Повышению осведомленности о результатах процесса: KPI процесса позволяют понять, насколько работа оптимизированного процесса соответствует стратегическим целям компании;
• Упрощению понимания того, как можно беспрепятственно масштабировать процесс: масштабирование – тоже оптимизация своего рода, которая позволяет адаптировать бизнес-процесс к увеличившейся нагрузке;
• Повышению конкурентного преимущества: как уже отмечалось выше, оптимизация ускоряет процесс и повышает качество произведенного продукта и качество клиентского сервиса.

Основные методы оптимизации работы компании:

Метод исключения – ликвидация всех возможных, как внутренних, так и внешних помех, которые препятствуют повышению рентабельности компании.

Метод упрощения – снижение любых сложностей в производственной, образовательной, логистической и сбытовой структурах путем равномерного распределения работы по всем участкам и подразделениям.

Метод стандартизации – внедрение инноваций, современных технологий и программ для продвижения и оптимизации работы на предприятии.

Метод сокращения – требует значительного уменьшения ресурсных, трудовых, финансовых, производственных и запасных затрат.

Метод ускорения – обусловлен необходимостью уменьшения затрат времени с параллельным внедрением рабочего инжиниринга, автоматизации труда.

Метод изменения – выявление и замена самых провальных, тормозящих производство участков на более эффективные, современные и действенные. Устаревшие технологии и материалы подлежат замене на высококачественный продукт, а малоэффективная методика должна замещаться оперативным современным аппаратом.

Метод взаимодействия – рабочий процесс объединения всех подразделений компании для следования единым интересам коллектива и предприятия в целом. Качественное взаимодействие сотрудников компании на всех уровнях способствует более продуктивной работе и улучшению трудовых ресурсов.

Обоснование увольнения сотрудников

Под сокращением подразумевается досрочное прекращение трудовых договоров с одним или несколькими сотрудниками, что позволит сократить фонд оплаты труда. При этом собственник дает распоряжение руководителям отделов на свое усмотрение определить тех, чьими штатными единицами можно смело пожертвовать без ущерба для деятельности компании.

Что касается процедуры оптимизации, то она не всегда предполагает череду увольнений. Персонал может быть переведен в другие филиалы и подразделения, меняется оргструктура, совершенствуются алгоритмы производственных процессов. За счет того, что начальство принимает решение убрать ту или иную вакансию, планируется повышение окладов оставшемуся персоналу.

Оптимизация позволяет адаптировать компанию к постоянно меняющимся рыночным условиям, добиваться поставленных производственных задач и выходить на запланированные объемы выпуска или продаж. Частью оптимизирующей процедуры может выступать сокращение.

Прежде чем распрощаться с некоторыми работниками на предприятии, руководитель должен принять взвешенное решение и обосновать, для чего ему необходимо увольнять кого-то, сколько человек потребуется освободить от занимаемых должностей, как именно расторгнуть трудовые договоры. В редких случаях начальство объясняет подчиненным, чем отличается оптимизация от сокращения штатов, но в любом случае рядовому сотруднику перспектива остаться без работы радости не принесет.

В законодательстве предусмотрены разные понятия: оптимизация на производстве как сокращение штатов и сокращение численности. В первом случае предполагается полное закрытие какой-либо должности и выведение ее из штатного расписания, а во втором — уменьшение числа работников одной специальности или должности. Связанные с этим вопросы регулируются статьей 81 Трудового кодекса РФ.

Стимулирование ухода сотрудников

Чтобы на пенсию уходили сотрудники, не достигшие пенсионного возраста, их также можно стимулировать – с помощью досрочных льготных пенсионных программ. Принцип заключается в том, что сотруднику предлагают соглашение, согласно которому ему будут выплачивать часть (допустим, 75%) его средней заработной платы в течение срока, оставшегося до достижения пенсионного возраста, но он при этом не должен работать ни на самом предприятии, ни где-либо еще. Стимулировать увольнения по собственному желанию можно, ужесточив процедуры аттестации персонала и модернизации системы материального стимулирования. Если сотрудник не проходит очередной аттестации, он подлежит либо увольнению по несоответствию занимаемой должности, либо переводу на должность, соответствующую его квалификации (оплачиваемую ниже). И то, и другое стимулирует к увольнению, поскольку сотрудник заинтересован в том, чтобы в трудовой книжке не было записи о понижении в должности или увольнении по несоответствию занимаемой должности. На некоторых предприятиях наказывают рублем за нарушение трудовой дисциплины (в соответствии с Положением о премировании). Ну а в случаях, связанных с неоднократным неисполнением без уважительных причин либо грубым нарушением трудовых обязанностей, сотрудники подлежат увольнению по инициативе администрации (ст.81 п. 5 и 6 ТК РФ).

Стимулировать увольнения по собственному желанию можно, назначив большую компенсацию, чем та, что положена ему при увольнении по сокращению штатов. Другой способ – оказывать увольняемому помощь в дальнейшем трудоустройстве. Последнее особенно актуально для градообразующих предприятий: это как раз тот случай, когда обязательно должна присутствовать социальная ответственность работодателя. Поддержка в дальнейшем трудоустройстве связана с инвестициями в создание новых рабочих мест в регионе. Подобные программы создаются в тесном взаимодействии с местной администрацией для стимулирования развития малого бизнеса. Например, предприятие может предложить беспроцентную ссуду высвобождаемым работникам, для того чтобы они могли заняться предпринимательской деятельностью. Предприятия также могут сдавать свои неиспользуемые помещения в аренду предпринимателям, которые также создают дополнительные рабочие места. Например, можно создать цех по пошиву спецодежды (как отдельную компанию), и принять в него на работу сокращенный ранее вспомогательный персонал. И подобных вариантов может быть много.
Дробление предприятия на мелкие юр.лица (каждое со своей ключевой компетенцией), выделение дочерних предприятий.

Вывод объектов социальной сферы с баланса предприятия. Хороший способ реструктуризации бизнеса, одним из результатов которого является как раз оптимизация численности персонала – это выделение непрофильных видов деятельности в дочерние предприятия головной компании. Как правило, выделяются различные сервисные службы: ремонтные, транспортные, и т.п. подразделения. Соответствующий персонал переводится в эти дочерние компании. Тем самым можно существенно снизить численность персонала головной компании. Обычно головная компания первое время поддерживает свою «дочку», обеспечивая ей определенный объем заказов. Однако важно, чтобы «дочка» работала в условиях конкурентной борьбы и была вынуждена снижать цены на свои услуги для материнской компании. В противном случае издержки материнской компании будут даже возрастать, поскольку в цену своих услуг «дочка» закладывает все свои расходы, которые с учетом выделения увеличиваются.

Аутсорсинг, аутстафинг, вывод за штат. Предприятие осуществляет только деятельность, которая является для него ключевой компетенцией. Не основные функции (уборка, ремонт) передаются на исполнение профессиональным партнером (для которых эта функция – ключевая деятельность). Примеры: РУСАЛ, ЮКОС. В случае внезапного наступления кризиса, когда требуется резко сократить издержки, можно перевести персонал на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю. Однако опыт применения такого способа в середине 90-х годов на российских предприятиях говорит о том, что это действительно крайняя мера, в перспективе не очень эффективная. Неполный рабочий день или неделя по сути своей означает скрытую безработицу со всеми сопутствующими ей недостатками.

Незаслуженно забыт метод перевода отдельных подразделений и бригад на внутренний хозрасчет. Этот метод активно пропагандировался в период перестройки. Бригаде устанавливается определенный фонд оплаты труда за установленный объем работ, и бригада самостоятельно распределяет этот фонд между своими работниками. Тем самым бригада мотивируется на избавление от неэффективных работников. Важно при этом не урезать фонд оплаты труда бригады, потому что в противном случае этом метод не будет работать.

Регулярная ротация внутри компании как способ профилактики, использовать потенциал сотрудников, а не только их актуальные умения и навыки. Ротация персонала расширяет рабочие навыки, и в результате сотрудник способен совмещать выполнение различных функций, что способствует сокращению численности. Например, совмещение функций водителя и экспедитора в транспортных компаниях, наладчика станков и ремонтника на производстве и т.п.

Какие достигаются цели?

Цели оптимизации численности персонала следующие:

• снижение затрат владельца бизнеса на оплату труда наемных специалистов;
• повышение квалификации сотрудников, так как они выполняют исключительно задачи, которые соответствуют их навыкам, образованию и квалификации;
• избавление от работников, которые не приносят какую-либо выгоду компании, причем практически на каждом предприятии имеются такие неэффективные работники, которые не желают улучшать показатели своей деятельности, а также не заинтересованы в развитии предприятия;
• улучшение организационной структуры фирмы, что обеспечивает легкость управления всеми работниками фирмы.

Хотя с помощью грамотно организованного процесса можно действительно достичь многочисленных значимых целей, важно доверять процедуру только опытным специалистам.

Похожие записи:

• Дополнительные отпуска за вредные условия труда в 2020 году
• Запись в детский сад в Оренбурге
• Как оформить возврат денег покупателю