Правомерность использования служебного транспорта в личных целях

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правомерность использования служебного транспорта в личных целях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Арендованное имущество учитывается на забалансовом счете 001 у арендатора. Оно приходуется по установленной договором цене и речь не об арендной плате, а цене самого имущества. Стороны могут назвать ее приблизительно, взять рыночную стоимость, пригласить для оценки эксперта или установить ее иным способом, предусмотренным договором и внутренними положениями организации.

Страховые взносы и НДФЛ.

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.

При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.

В какой сумме устанавливают компенсации сотруднику

Размер возмещения сотруднику за личное авто не регламентирован на законодательном уровне. Статья 188 ТК РФ указывает, что условия о компенсации за использование транспорта стороны трудового договора согласовывают самостоятельно. Договориться следует:

• о выплатах за эксплуатацию транспорта в служебных целях;
• обязанности платить за амортизацию транспортного средства;
• издержках на покупку топлива и иных материалов;
• суммах возмещения на ремонт, который потребовался в результате использования личного имущества в рабочее время.

По первой и второй позициям целесообразно установить платежи в фиксированном размере, но в законодательстве не прописана такая обязанность сторон.

Договор на использование личного автомобиля служебных

Сегодня бизнес развивается все стремительнее. Время определяет деньги и наоборот. Чем более мобильны сотрудники фирмы, тем крепче ее позиция на рынке. Поэтому автомобиль стал не только средством передвижения, но и способом извлечения прибыли и достижения успеха. В настоящее время использование личного автомобиля в служебных целях применяется на многих предприятиях, где у персонала работа разъездного характера.

Руководители также используют личный транспорт в целях урегулирования различных рабочих вопросов на выезде. Способы оформления взаимоотношений с работником на использование транспорта В данной статье разберемся, как это документально обозначить. Оформляются взаимоотношения с работником, который использует свою машину для исполнения служебных обязательств, разными способами. Договор на использование личного автомобиля в служебных целях Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях. Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов. А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы. Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя».

Возмещение расходов за использованные горючесмазочных материалов производится в соответствии с нормативно-технической документацией изготовителя в пределах следующих норм: бензин л/100 км пробега моторное масло согласно инструкции по эксплуатации; трансмиссионные масла согласно инструкции по эксплуатации; охлаждающие жидкости согласно инструкции по эксплуатации; прочие технические масла и жидкости согласно фактических затрат, но не более 5% стоимости горюче-смазочных материалов. 6. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ 6. 1. Все изменения и дополнения к настоящему договору оформляются в виде дополнительных соглашений, подписываются сторонами и являются неотъемлемой частью настоящего договора. 7. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ 7. 1.

Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон. Во-первых, можно указать пункт об эксплуатации собственности в трудовом договоре и выплачивать компенсации, которые предусмотрены законодательством. Во-вторых, можно также составить и подписать с работником договор (который называется гражданско-правовым) с указанием аренды собственного транспорта с предоставлением помощи управления и технического использования. При этом соблюдая нормы использования личного автомобиля в служебных целях.

Вариант второй — выплата работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Сотруднику, который с согласия или ведома работодателя использует свой личный автомобиль для служебных поездок, полагается компенсация (ст. 188 ТК РФ). Ее размер и порядок выплаты определяются письменным соглашением между сторонами либо условиями трудового договора.

Работник и работодатель вправе установить любую разумную сумму такой компенсации. Приводить ее расчет или экономическое обоснование они не обязаны. Тем не менее при определении размера компенсации рекомендуем учитывать степень износа автомобиля, срок его полезного использования и интенсивность эксплуатации (п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260 и Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19).

Кроме того, работодатель вправе возмещать сотруднику расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля для служебных целей (ст. 188 ТК РФ). Порядок возмещения также оговаривается в соглашении или непосредственно в трудовом договоре.

Компенсация выплачивается на основании приказа руководителя организации. Работник обязан представить копию паспорта транспортного средства (ПТС) и свидетельства о его регистрации. Если автомобиль не является его собственностью и сотрудник управляет им по доверенности, компенсацию выплатить можно даже несмотря на то, что в ст. 188 ТК РФ речь идет о выплате компенсации за использование только личного имущества. Однако в налоговом учете могут возникнуть проблемы с признанием суммы компенсации и расходов по такому автомобилю.

Нормативные документы, регламентирующие использования служебных авто в личных целях

В законодательном порядке проблема использования сотрудниками для личных нужд автотранспортных средств, принадлежащих предприятию, нигде не рассмотрен. при этом во многих случаях, особенно когда сотрудник уже долгое время работает в компании и заслужил определенный лимит доверия, руководство допускает такую возможность.

Следовательно, возникает вопрос законного оформления такого разрешения, чтобы не создавались проблемы ни у самого работника, ни у его нанимателя.

Так как точной инструкции для оформления этих взаимоотношений закон не предусматривает, на практике применяются несколько видов договорного оформления. К ним относятся:

• Устное соглашение между руководством и сотрудником. Пользование автомобильным транспортом для нужд предприятия требует фиксации расходов на его обслуживание и соответствующего их оформления для обложения налогами. Поэтому каждая поездка сопровождается путевыми листами, а также фиксируются показания счетчика пробега. При этом, когда сотрудник пользуется машиной после работы в личных целях, заправка осуществляется за его собственный счет, следовательно, расходы несет сам работник, а не компания. Также может быть принято решение о перемотке счетчика для обнуления фактического пробега, накрученного во внерабочее время, но оно не является правовым. Кроме того, оформленное лишь устным соглашением использование машины во внерабочее время может стать причиной больших проблем для обеих сторон при попадании в ДТП и в ряде других ситуаций.
• Оформление пользования служебным авто в нерабочее время для личных нужд через приказ по предприятию. Издавая приказ о возможности сотрудника пользоваться служебной машиной после работы в собственных целях, нанимателю следует сопроводить это решение рядом внутренних нормативных документов, регламентирующих данное право. Также стоит учитывать множество дополнительных условий, без выполнения которых обе стороны будут привлечены к ответственности.
• Составление арендного соглашения между сотрудником компании и компанией. Этот метод оформления можно назвать оптимальным благодаря его простоте реализации, а также снижению бумажной нагрузки на легализацию каждого эпизода пользования автомобилем. При этом аренда авто должна учитываться как доход компании, что может повлечь дополнительные налоговые расходы со стороны нанимателя. Также арендное соглашение должно учитывать малейшие детали, относящиеся непосредственно к эксплуатации машины, в том числе время и условия, заправку топливом и т. д.
• Оформление пользования автомобилем с помощью доверенности. Второй достаточно простой метод оформления, требующий от руководителя трезвой и объективной оценки ситуации. Дело в том, что привлечение к ответственности сотрудника в случае ДТП, а также повреждений автомобиля, станет почти невозможным, поэтому при оформлении доверенности должен присутствовать определенный уровень уверенности в честности и ответственности работника.

Предоставление компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

Вопрос: Как отражается в учете выплата компенсации за использование в служебных целях личного легкового автомобиля работника?
В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях. Размер компенсации определяется исходя из сумм ежемесячного износа автомобиля (1 100 руб.) и эксплуатационных расходов (в том числе расходы на ГСМ). Возмещение фактически произведенных за месяц эксплуатационных расходов производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации.
В текущем месяце общая сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, составляет 9 000 руб. Выплата компенсации производится в следующем месяце на банковский счет работника. Автомобиль объемом двигателя 2 000 куб. см используется для управленческих нужд организации.
В целях исчисления налога на прибыль доходы и расходы признаются методом начисления. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на конец каждого календарного месяца.
Посмотреть ответ

Законы и нормативные акты, регулирующие использование служебного автомобиля в личных целях

С точки зрения российского законодательства, вопрос предоставления работникам права на использование находящихся на балансе предприятия транспортных средств практически никак не рассматривается. Однако во многих случаях, особенно при длительной работе, большом стаже и определенном уровне доверия со стороны работодателя, предполагается возможность использования служебного автомобиля сотрудником в личных целях, но в данной ситуации у многих работодателей возникает логичный вопрос, связанный с тем, как оформить данную процедуру.

Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием. Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:

• Устные договоренности. Использование служебного транспорта в целях расчета расходов предприятия в вопросах налогообложения требует регулярного оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления фактического пробега во время работы. В то же самое время, работникам разрешается ездить на автомобиле во внерабочее время при условии, что они будут заправлять транспорт и фактически никак не повышать расходы предприятия, отдавая автомобиль в том же состоянии. Также может практиковаться и перемотка одометра, если таковая может быть реализована, однако означенные действия имеют под собой еще меньше правовых оснований. Однако данные расхождения впоследствии могут вылиться в привлечение как работника, так и работодателя к ответственности по ряду различных причин, а если с автомобилем пройдет ДТП, то серьезные проблемы также могут возникнуть и у сотрудника, и у работодателя.
• Оформление приказа о предоставлении права использовать автомобиль в личных целях. В данном случае порядок использования транспорта предприятия его водителями должен предусматривать наличие определенной внутренней нормативной базы в виде локальных актов и правил внутреннего распорядка, непосредственно регулирующих рассматриваемые вопросы. При этом необходимо, чтобы работодатель обратил внимание на ряд дополнительных условий и аспектов подобного предоставления транспорта работнику, без учета которых также может состояться привлечение к ответственности одной из сторон взаимоотношений.
• Оформление договора аренды с сотрудником. Данный способ является наиболее простым с точки зрения оформления правоотношений, кроме того, он в некоторых случаях позволяет также реализовать и иные схемы использования автомобиля между предприятием и самим работником, что позволит снизить бюрократические затраты. Однако и в этом вопросе есть множество нюансов, которые должны быть учтены, а само оформление договора аренды должно в обязательном порядке учитываться в доходах предприятия, что также может быть негативным аспектом с точки зрения налогообложения.
• Оформление доверенности на работника. Данный способ является одним из наиболее простых с точки зрения обеспечения права управления транспортом предприятия и применения его в личных целях. Однако в этом случае работодатель должен быть уверен в своем работнике, так как привлечь его к ответственности в случае дорожного происшествия, порчи или повреждения имущества или просто перерасхода горюче-смазочных материалов предприятия будет практически невозможно.

Каков порядок использования работником служебного транспорта

сообщаем следующее: Порядок использования оформляется трудовым договором и локальными актами организации.

Для предоставления автомобиля необходимо:

— закрепить соответствующее положение в трудовом договоре (должностной инструкции);

— издать приказ о передаче автомобиля сотруднику;

— оформить акт приема-передачи.

Дополнительно право на автомобиль можно прописать в трудовом договоре и локальном акте.

Если поездки осуществляются по рабочим вопросам, то необходимо оформлять путевой лист и исполнять все требования Закона № 116-ФЗ, в том числе проходить предрейсовый осмотр.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».

1. Статья: Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять служебным автомобилем?

«Любой сотрудник может управлять служебным автомобилем, если у него на руках есть:

• водительское удостоверение;
• свидетельство о госрегистрации транспортного средства;
• полис ОСАГО;
• приказ о передаче в пользование служебного автомобиля*.

Об этом говорится в п. 2 ст. 209 Гражданского кодекса РФ и в п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утв. постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090.

I. Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять автомобилем?

1. Оформите доверенность на право управления служебным автомобилем.

2. Добавьте в должностную инструкцию сотрудника или его трудовой договор (допсоглашение) пункт о возможности использования служебного автомобиля (в разделе «Права» или «Обязанности»).*

Пример

Пропишите в должностной инструкции, что по роду своей деятельности работник эпизодически может использовать служебный транспорт для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Проведите инструктаж на рабочем месте для водителей, ознакомьте с инструкцией по охране труда для водителей.

4. Включите фамилию сотрудника в полис ОСАГО.

5. Проводите предрейсовый медосмотр сотрудника, управляющего автомобилем.

За отсутствие предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать организацию на 30 тыс. руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Также организацию может наказать и трудовая инспекция (ст. 5.27КоАП РФ).

Путевой лист — это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Водитель в установленных случаях обязан иметь его при себе и по требованию сотрудников ГИБДД передавать для проверки (п. 2.1.1 ПДД).

6. Оформите путевой лист.

При проверке документов на дорогах общего пользования сотрудники ГИБДД, как правило, требуют предъявления водителем путевого листа при передвижении на служебном транспорте.

В нормативных актах требования к оформлению путевых листов предъявляются не только к автотранспортным предприятиям, но и к любым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, эксплуатирующим автотранспорт.

Дополнительно к теме

О путевых листах

Сотрудники ГИБДД проверяют документы, связанные с эксплуатацией транспортных средств, и порядка их заполнения. Они руководствуются требованиями:

• Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав);

• Правил дорожного движения РФ (далее — ПДД);

• приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ № 152).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (п. 2 Приказа № 152). То есть в нормативном акте речь идет не только об автотранспортных предприятиях, но и о любых юр. лицах и ИП, эксплуатирующих автотранспорт. Сотрудники ГИБДД считают обязательным соблюдение положений данного документа юр. лицами и ИП, эксплуатирующими легковые автомобили. И судебная практика это подтверждает (см., например, определение ВС РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529).

Запрещается перевозить пассажиров, багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Устава). Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство (п. 9 Приказа № 152).

То есть согласно требованиям приведенных выше документов, если ни грузы, ни пассажиры, ни багаж автотранспортным средством не перевозятся, то и путевой лист может не оформляться.

На основании сказанного считаем, что при совершении служебных поездок лица, допущенные к управлению автотранспортом, должны быть обязательно обеспечены путевыми листами в случае перевозок грузов, пассажиров и багажа.

Как правильно поступать, чтобы избежать штрафов? Оформляейте путевые листы во всех случаях, чтобы избежать ненужных разногласий и разбирательств с ГИБДД.

Это несложно, тем более, потому что путевой лист может быть оформлен на срок до 1 месяца (п. 10 Приказа № 152).

II. Надо ли доплачивать сотруднику, управляющему служебным автомобилем?

Предоставление служебного автомобиля может рассматриваться и как один из видов социальных гарантий работнику.

Доплачивать сотруднику надо, если он выполняет работу водителя — перевозит грузы или людей. Изучите трудовой договор работника или должностную инструкцию, если она является частью этого договора (ст. 57 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Если работник, помимо своих основных обязанностей, предусмотренных трудовым договором или должностной инструкцией, выполняет дополнительно обязанности водителя, которые в трудовом договоре не указаны, то имеет место совмещение профессий (должностей), за которое работнику положена доплата (ч. 1–2 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ).

Если работник не возит грузы или людей, а только себя, это не может рассматриваться как совмещение должностей. Поскольку предоставление автомобиля не меняет его трудовую функцию (новая трудовая функция не возникает). А раз нет совмещения, значит, и доплата работнику не положена.

Обратите внимание

Даже если работник возит какие-то грузы (например, торговый представитель — образцы) и в трудовом договоре предусмотрено, что он исполняет свои обязанности с использованием автомобиля, совмещение должностей отсутствует, а значит, требование о доплате неправомерно. В этом случае управление автомобилем выполняется в рамках заключенного трудового договора и предусмотренной им трудовой функции, что не подразумевает каких-либо доплат (письма Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 22-2-897 и Роструда от 24.05.2011 № 1412-6-1).

Суды признают факт совмещения профессий и право работника на доплату в случаях, когда, например:

• в должностные обязанности работника по основной должности не входили обязанности, которые он выполнял дополнительно по другой должности, для которой в организации была предусмотрена единица в штатном расписании, а также своя должностная инструкция;

• работник выполнял работу, которая отсутствовала в его должностных обязанностях и не была предусмотрена трудовым договором, но при этом фактически было достигнуто соглашение об оплате за совмещение (работник обратился с заявлением, в котором отказался от исполнения ряда обязанностей, а директор письменно просил учредителя доплачивать работнику за совмещение);

• работник с должности водителя был переведен на должность водителя-экспедитора и выполнял, помимо обязанностей водителя, обязанности экспедитора без доплаты за совмещение. Суд решил, что профессии водителя и экспедитора согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94 являются двумя самостоятельными должностями с различными трудовыми функциями, а также самостоятельно аттестованы как рабочие места у работодателя;

• положения трудового договора свидетельствовали о том, что фактически выполнявшиеся работником действия, связанные с вождением автомобиля и поддержанием его в исправном состоянии, выходили за пределы обычных должностных обязанностей работника как начальника отдела».

2. Ситуация: Нужно ли проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей, если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд

«Предрейсовые медосмотры проводить нужно, а послерейсовые – только если водители возят пассажиров, например сотрудников организации, или опасные грузы*.

Организации, осуществляющие деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны, в частности, организовывать и проводить обязательные медицинские осмотры водителей (ст. 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Обязательные медосмотры водителей включают в себя предварительные, периодические (не реже одного раза в два года), предрейсовые и послерейсовыемедосмотры (абз. 5 п. 1 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Обязательные предрейсовые медосмотры организация должна проводить в течение всего времени работы сотрудника в качестве водителя, кроме водителей, которые управляют автотранспортом, выезжающим по вызову экстренных оперативных служб (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Методические рекомендации по проведению предрейсовых медицинских осмотров водителейтранспортных средств, утвержденные Минздравом и Минтрансом России, не делают никаких исключений для организаций, которые не оказывают услуг по перевозке пассажиров и грузов (письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32).

В то же время в законодательстве прямо предусмотрено, что обязательные послерейсовые медосмотры нужно проводить в течение всего времени работы сотрудника водителем, только если его работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Таким образом, предрейсовые медосмотры водителей проводить нужно в любом случае, даже если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд. А послерейсовые медосмотры водителей нужно проводить, только если они возят пассажиров, например руководителя организации или других сотрудников, или опасные грузы. Если же водители перевозят только корреспонденцию, то послерейсовые медосмотры проводить не нужно.

Подробнее о порядке проведения предрейсовых медосмотров в медпункте организации см. Как организовать предрейсовые медосмотры сотрудников».

3. Ситуация: Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

«Организация может использовать:

• унифицированные формы;
• самостоятельно разработанные путевые листы. Например: упрощенная форма путевого листа легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля с повременной или сдельной оплатой.

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице. Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано*.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Образец договор об использовании личного автомобиля в служебных целях, скачать бланк 2020

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) в организациях, использующих автопарк, требуют не только учета, но и своевременной оплаты, особенно если речь идет об использовании сотрудниками в интересах компании собственного автотранспорта.

Чтобы разобраться, что такое компенсация ГСМ и как ее рассчитывать, обратимся к статье 188 ТК РФ.

В ней указано, что обязанность работодателя — заплатить сотруднику за пользование личным автомобилем, оплатить износ и расходы, связанные с его использованием, в том числе на бензин (иной вид топлива), специальные смазки и жидкости.

ТК РФ не дает более подробное определение, что такое оплата ГСМ. Но из других нормативных актов следует, что при использовании личного транспорта работник вправе получать отдельно возмещение расходов за приобретенное топливо и смазки, и отдельно — суммы (издержки) за использование собственного транспортного средства.

Компенсация за пользование личным авто в служебных целях не является оплатой труда, соответственно, никакими налогами или страховыми взносами она не облагается. Это своего рода возмещение ущерба. Однако таковым он является только в том случае, если имеются все документы, подтверждающие эксплуатацию машины для выполнения рабочих обязанностей.

• Наемщику выгоднее оформить соглашение с точным указанием компенсации, чем выписывать работнику премию на ту же сумму, поскольку первая налогом не облагается, а премия подлежит налогообложению.
• Законодательство ограничивает компенсационные выплаты определенной суммой за месяц. Если компенсация превосходит максимальные размеры, эти сверхнормативные расходы НДФЛ облагаются.

Использование личного автомобиля для выполнения рабочих обязанностей вполне допускается, но должно быть соответствующим образом оформлено. Чаще всего применяют компенсационный механизм, так как он наиболее выгоден наемщику, однако возможны и другие варианты оформления договора.

Когда придется доплачивать

Суды признают факт совмещения профессий и право работника на доплату в случаях, когда:

в должностные обязанности работника по основной должности не входили обязанности, которые он выполнял дополнительно по другой должности, для которой в организации была предусмотрена единица в штатном расписании, а также своя должностная инструкция ;

работник выполнял работу, которая отсутствовала в его должностных обязанностях и не была предусмотрена трудовым договором, но при этом фактически было достигнуто соглашение об оплате за совмещение (работник обратился с заявлением, в котором отказался от исполнения ряда обязанностей, а директор письменно просил учредителя доплачивать работнику за совмещение) ;

работник с должности водителя был переведен на должность водителя-экспедитора и выполнял, помимо обязанностей водителя, обязанности экспедитора без доплаты за совмещение. Суд решил, что профессии водителя и экспедитора, согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, являются двумя самостоятельными должностями с различными трудовыми функциями, а также самостоятельно аттестованы как рабочие места у работодателя ;

положения трудового договора свидетельствовали о том, что фактически выполнявшиеся работником действия, связанные с вождением автомобиля и поддержанием его в исправном состоянии, выходили за пределы обычных должностных обязанностей работника как начальника отдела .

Как видим, доказать факт совмещения работникам удается только на основании документов. И если такие документы имеются, то работодателю проще доплатить работнику за совмещение, не доводя дело до суда.

Руководитель лично управляет служебным автомобилем: обязательны ли путевые листы и предрейсовые медицинские осмотры

Тем не менее следует иметь в виду, что судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов. В частности, основываясь на положениях ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон N 196-ФЗ), обязывающих всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют любую деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, суды приходят к выводу о том, что нормы УАТ РФ и Обязательных реквизитов об обязательном оформлении путевого листа при перевозке пассажиров и грузов распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд (смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529, решение Омского областного суда от 09.02.2016 по делу N 77-80/2016). В качестве дополнительного аргумента суды ссылаются и на то, что формулировка п. 2 Обязательных реквизитов не ограничивает круг лиц, обязанных оформлять путевые листы, только теми юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, которые осуществляют перевозки грузов и пассажиров в рамках оказания услуг по соответствующим договорам, а указывает, что Обязательные реквизиты должны применять все юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Таким образом, принимая во внимание вышеизложенное, организации рекомендуется оформлять и выдавать путевые листы в рассматриваемой ситуации.

Работник организации, занимающий должность заместителя директора, постоянно использует легковой автомобиль, принадлежащий на праве собственности юридическому лицу, для служебных поездок. В трудовом договоре заместителя руководителя не указано, что он в рамках своих должностных обязанностей должен управлять автомобилем. Транспортные услуги организация не оказывает, в штате водителя нет.

Заявление на возмещение гсм образец

Размер выплаты определяется по соглашению сторон. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана провести соответствующие вычисления.

Ниже представлен примерный образец:

Операция	Наличие в начале периода	Уменьшение объекта учёта
Покрытие издержек на привлечение собственности сотрудника в рабочем процессе.	26	73.
Удержан НДФЛ с возмещения, предоставленного сверх, установленной нормы.	73.	68.
73.	50-1.	Выдача денег из кассы.
73.	51.	Перечисление с расчётного счёта организации на карточку служащего.

Всем компаниям и ИП нужно представлять ту или иную статистическую отчетность. И форм этой отчетности такое множество, что не мудрено в них запутаться. Чтобы помочь респондентам, Росстат разработал специальный сервис. воспользовавшись которым можно определить, какую статотчетность нужно сдавать конкретному респонденту. Однако, к сожалению, данный сервис работает не всегда корректно. Налоговая служба изменила свою позицию, касательно заполнения поля 101 «Статус плательщика» в платежках на перечисление страховых взносов.

Похожие записи:

• Детская социальная карта в 2022 году в Санкт-Петербурге
• Техосмотр в 2023 году
• Оформление сделок купли-продажи земельного участка без риэлтора в 2022 году