Аутсорсинг как новая форма организации бизнеса
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аутсорсинг как новая форма организации бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Приходя с выездной налоговой проверкой в организацию, налоговые органы часто проверяют нетипичные для предприятия операции. Почему? Потому что именно в нетипичных операциях бухгалтер «не набил руку» и может ошибиться. Так, может, передать выполнение таких функций профессионалам?
Аутсорсинг персонала бывает следующих видов:
- Бухгалтерский. Детская школа английского языка недавно открылась и пока не может содержать штат бухгалтеров. Руководитель решил, что более выгодно будет делегировать бухучет сторонней организации.
- Рабочего персонала. В небольшой офис агентства недвижимости 2 раза в неделю приходит уборщица со швабрами, тряпками и прочими инструментами, а еще раз в месяц приходит мойщик окон. К рабочему персоналу также относятся охранники, курьеры и другие работники неквалифицированного труда.
- Технического и строительного персонала. В салоне красоты хулиганы выбили окна. Менеджер магазина обращается к строительной компании, чтобы те выделили рабочих для починки окон. К техническому персоналу относятся все виды работ по ремонту, строительству, монтажу электроустановок, наладке и т.д. Салонам красоты, да и другим видам малого и среднего бизнеса, накладно держать штат строителей – их услуги требуются крайне редко.
- Складского персонала. Директор продуктового магазина обратился в аутсорсинговую организацию за товароведами, упаковщиками и кладовщиками. На первых порах это более выгодно и легче, чем нанимать собственных рабочих.
- Временного персонала. Руководитель отдела продаж предприятия пищевой промышленности обратился в аутсорс-организацию, которая специализируется на риск-менеджменте. Руководителю нужно выяснить, какие могут возникнуть риски при реализации новой линейки продукции (ему нужна разовая услуга).
- Персонала в IT-сфере. Руководитель образовательной интернет-платформы обратился в аутсорс-компанию, чтобы ее работники помогли внедрить быстрый анализ онлайн-статистики и сделали сайт доступным даже в пиковые нагрузки. Некоторые компании полностью делегируют обслуживание своей IT-сферы.
Договор аутсорсинга образец бланк
Законодательство Российской Федерации никак не описывает правовые стороны «аутсорсингового соглашения».
Несмотря на это, такие договора успешно применяются. Основанием для их использования является законное гражданское право свободы договоренностей. Оно оговаривает возможность заключать договоры, которые не были описаны в Гражданском Кодексе Российской Федерации.
Среди требований к оформлению таких соглашений существуют следующие. В них необходимо подробно оговаривать сторонами участниками налоговые, гражданско-правовые и административные последствия. Если этого не сделать, можно стать жертвой непредвиденных обстоятельств.
Общие положения договора аутсорсинга
Аутсорсинговые услуги часто применяются для высвобождения сотрудников компании от черновой работы и применения их профкачеств для решения более значимых задач. Чтобы сделать это более эффективно, необходимо заблаговременно детально определить перечень снимаемых с основного персонала обязанностей в пользу аутсорсера.
Для улучшения контроля за исполнением услуг можно определить ответственное лицо из штата компании-нанимателя. Оно должно руководить и координировать все взаимодействия.
При найме сторонних сотрудников необходимо проверить их квалификацию и опыт в ведении подобного рода деятельности. В договоре аутсорсинга необходимо указать все условия, которые предусмотрены законами России при заключении общего (типового) договора.
То есть, в нем должны быть разделы, указывающие на предмет, размер оплаты и порядок выплат. Соответственно, формулировки условий таких соглашений лучше поручить квалифицированному специалисту. Все первичные документы (помимо договора) должны быть правильно оформлены.
Часто прибегают к передаче ответственности проведения бухгалтерии специализированной компании. Если аутсорсинг заключается в этом, нужно указать конечный список тех действий, которые будет исполнять нанятая организация. Кроме этого перечня нужно будет установить график подачи документов (документооборота) и период исполнения обязательств.
При подписании такого соглашения нужно особенно тщательно отнестись к описанию обязанностей и ответственностей организации аутсорсера. Имеется в виду наложение штрафов за ошибки и недобросовестное ведение отчетов и бухучета.
Любой организации, от металлургического завода до туристического агентства, требуется вести бухгалтерию и кадровое делопроизводство, заниматься охраной и уборкой помещений, а также выполнять другие функции, не связанные с основной деятельностью, но необходимые. Такие процессы обычно и передают на аутсорсинг.
Например, небольшая компания не может себе позволить нанять грамотного бухгалтера, так как хороший специалист стоит дорого, да и работы для профессионала в такой фирме не много. Одно из решений проблемы — взять в штат неопытную выпускницу бухгалтерских курсов, которой поручить за небольшую плату вести расчеты, совмещая эту обязанность с функциями секретаря, кадровика, курьера и кого-нибудь еще. Но велика вероятность, что при проведении налоговой проверки сумма начисленных штрафов за ошибки многократно превысит сэкономленную сумму.
Решить проблему способен аутсорсинг — заключение договора со специализированной компанией стоит дешевле, чем наем профессионала в штат, и ваши проблемы будут решать квалифицированные специалисты, а компания-исполнитель будет нести ответственность за их работу. Почему это стоит дешевле? Да потому, что специалисты фирмы-аутсорсера могут одновременно вести дела нескольких клиентов — их время стоит дорого, но не тратится впустую.
Что такое аутсорсинг простыми словами
В переводе «outer-source-using» как раз и означает «привлечение извне». То есть, аутсорсинг – это услуги, которыми активно пользуется фирма, однако сама не является их прямым производителем, а привлекает сторонние компании, которые решают какие-либо задачи организации-заказчика по заключенному ранее договору в рамках долгосрочного сотрудничества.
Кто такой аутсорсер? Это и есть компания или отдельный специалист, которые предоставляют профильные услуги. Примеры наиболее распространенных форм взаимодействия организации заказчика и аутсорсера:
- услуги по уборке офисов;
- организации питания;
- IT-обслуживание;
- доставка воды;
- бухгалтерия.
Простыми словами, аутсорсинговая компания – это фирма / организация, которая предоставляет узкопрофильные услуги на основе договора. Договор аутсорсинга заключается на срок от одного года и больше.
Перекладываем работу на чужие плечи: договор аутсорсинга
В условиях жесткой конкуренции выживают и добиваются успеха те компании, которые ведут свой бизнес наиболее эффективным способом, достигая снижения непроизводительных расходов при сохранении безупречной репутации за счет высокого качества продукции, товаров, работ или услуг. В связи с этим перед многими организациями встает вопрос – выгодно ли содержать собственный штат программистов, бухгалтеров, другого персонала или передать их работу на сторону, специализированной компании? Оказывается, иногда дешевле предоставить часть своих повседневных вспомогательных функций стороннему исполнителю, чем осуществлять их самостоятельно.
Приходя с выездной налоговой проверкой в организацию, налоговые органы часто проверяют нетипичные для предприятия операции. Почему? Потому что именно в нетипичных операциях бухгалтер «не набил руку» и может ошибиться. Так, может, передать выполнение таких функций профессионалам?
Понятие и правовое регулирование
Аутсорсинг – это относительно новый вид оказания услуг малому, среднему и большому бизнесу. Представляет собой передачу юридическим лицом или иной организацией на основании составленного договора определенных функций предпринимательской деятельности в отношении другой компании. По своей сути аутсорсинг является простой профессиональной поддержкой на протяжении действия заключенного контракта.
Справка. Впервые понятие аутсорсинга появилось на территории Соединенных Штатов Америки, ещё двумя десятками лет ранее, но и сегодня в России оно набирает популярность.
Вопросы аутсорсинга регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации. В соответствии с главой 39 этого нормативно-правового акта, отношения в формате аутсорсинга строятся по принципу возмездного оказания услуг. А это значит, что исполнитель в лице аутсорсинговой компании должен предоставить интересующую услугу, а заказчик обязуется оплатить данные услуги.
И аутсорсинг, и аутстафинг являются англоязычными терминами, которые пришли к нам из Соединенных Штатов Америки.
Аутсорсинг подразумевает под собой внешний источник. А это означает, что свои второстепенные функции организация передает фирме субподрядчику, который предоставляет услуги в той или иной сфере. Как правило, аутсорсинг основывается на подписанном договоре между сторонами. Его итогом является профессиональная поддержка на определенный период времени.
Однако, в последнее время наравне с аутсорсингом стал появляться аутстаффинг. Однако, его ошибочно считают разновидностью аутсорсинга. Это совсем другая услуга. Переводится как «вне штата». Особенность такого вида сотрудничества заключается в том, что определённая часть работников в компании работает вне основного штата и оформляется юридически в специально созданной компании.
Однако, свои задачи выполняет под контролем другой организации или физлица, которая выступает заказчиком и оплачивает их деятельность. Получается, что основные трудовые отношения у работника возникают как раз с аутстаффером, при этом заказчик остается в стороне. А компания аутстаффер, в свою очередь, оказывает определённые услуги заказчику, по заранее согласованному акту на возмездной основе.
Типы и виды аутсорсинга
По областям деятельности и количеству заказанных услуг аутсорсинг можно условно классифицировать следующим образом:
- Полный аутсорсинг. Как правило, применяется в сфере информационных технологий, связях с общественностью и публичных отношениях и ведении бухгалтерского учета, то есть тогда, когда услуги привлеченных специалистов предоставляются заказчику в полном объеме.
- Поэтапный аутсорсинг. Как правило, применяется в сфере предоставления юридических консультаций, сопровождении коммерческих сделок и аудита, проводимого независимыми специалистами. Подобные услуги носят спорадический, то есть поэтапный, характер.
- Периодический аутсорсинг родственен поэтапному аутсорсингу, но с небольшими отличиями. Необходимость в нем возникает при потребности в услугах сотрудников, проводящих профессиональную аттестацию или консультации.
По своим профессиональным функциям различают производственный, хозяйственный, управленческий, бухгалтерский, информационный аутсорсинги.
Порядок оформления сделки аутсорсинга
Правовая практика отмечает наибольшую востребованность аутсорсеров-бухгалтеров, IT-специалистов, логистов и юристов. Многие фирмы также полностью передают свою административно-хозяйственную деятельность в управление компаний-аутсорсеров.
Контракт по этой сделке не требует нотариального заверения и оформляется в письменном виде. Оформление стандартное, включая дату и место оформления, номер документа, реквизиты сторон. Допускаются приложения и дополнения к договору, конкретизирующие условия.
В обязательном порядке должны быть представлены доверенности на уполномоченных представителей собственников компаний. Временное исполнение обязанностей руководителя предприятия не дает полномочий по заключению сделки.
Все экземпляры договора подписывают обе стороны и заверяют своими печатями.
Особое внимание следует уделить детализации перечня оказываемых договорных услуг. Чем более подробно, конкретно и однозначно вы опишете сферу деятельности аутсорсера, тем меньше вероятность возникновения взаимных претензий, особенно в части оплаты.
Что это за соглашение
Такой договор подразумевает передачу какой-либо работы в руки организации, профессионально оказывающей такие услуги, с целью экономии на штате собственных сотрудников. В России это достаточно новое явление, которое, однако, уже получило довольно широкое распространение. Благодаря передаче некоторых неосновных направлений своей деятельности профессионалам можно получить ряд преимуществ: экономия на непроизводственных расходах, экономия времени и нервов (в процессе обучения новых сотрудников часто возникают ситуации ошибок и промахов).
Передав некоторые вспомогательные функции в специализированную организацию, можно рассчитывать на качественное выполнение поручений, ведь аутсорсеры – это чаще всего профессиональные работники, имеющие свое рабочее место, необходимое программное и техническое обеспечение.
Таким образом, его деятельность контролируется двумя сторонами – получателем услуги и его собственным работодателем.
Не существует четких правил, указывающих на перечень услуг, которые можно осуществлять по договору аутсорсинга. Чаще всего к ним относятся такие виды деятельности, как программирование, веб-дизайн и прочие ИТ-услуги, бухгалтерия, уборка, охрана, организация деловых встреч и питания. Это способствует сосредоточению ресурсов компании на основной деятельности без необходимости контролировать все сопутствующие процессы.
Некоторые предприниматели охотно передают ведение бухгалтерского учета в руки сторонних лиц. Однако, у многих такие компании могут вызывать недоверие, ведь не каждый предприниматель захочет раскрывать абсолютно всю информацию по денежным потокам фирмы. Здесь уже выбор индивидуальный и зависит от степени доверия к выбранной аутсорсинговой организации.
Как правильно составить договор аутсорсинга персонала
Как правило, юридически предоставление персонала – аутсорсинг оформляется между двумя бизнес-субъектами как договор на оказание услуг. Форма составления документа произвольная. Главное – соблюдать деловую и нормативную терминологию и общие правила делопроизводства.
В соглашении обязательно расписывают все условия сотрудничества. В большинстве случаев рекомендуется использовать не типовые соглашения, а индивидуальные.
Составляя договор аутсорсинга на предоставление персонала, внимательно оценивайте следующие нюансы:
- Официальные термины в документе нужно использовать дословно, если рассматриваемая тема регулируется законодательно.
- Предмет договора должен быть четко определен и максимально детализирован. Важно, чтобы в нем было сказано, какие работы нужно выполнить, какие обязательства несут участники, какие услуги необходимо предоставить и на каких условиях. Обычно специалистам-аутсорсерам платят за по факту отработанное время, результат и конкретный период.
- Соглашения должны подписывать уполномоченные на это представители двух сторон. Это очень важно для специалистов по кадрам – их обязанности на предприятии на подписание такой документации должны быть указаны в трудовом договоре, дополнительных соглашениях к нему или правилах внутреннего распорядка.
Вот что обязательно должно быть описано в договоре:
- предмет;
- количество и квалификация привлекаемых сотрудников;
- объем работы, которую нужно выполнить;
- цена на услуги аутсорсеров;
- порядок оплаты привлеченным работникам;
- права и обязанности участников;
- период договора;
- порядок приемки услуг.
При этом сами договоры заключают на аутсорсинг разного типа:
- Полный. Аутсорсер узнает все (или почти все) о работе предприятия и оказывает все виды услуг в выбранном направлении. Например, может разрабатывать и внедрять оптимальные логистические решения на всех уровнях деятельности компании.
- Частичный. Аутсорсер получает лишь часть обязанностей в конкретном направлении. Допустим, обслуживает определенное программное обеспечение, но при этом не получает доступ ко всей IT-системе бизнеса.
- Совместный. Аутсорсер получает часть задач по субдоговорам. Например, бухгалтерию компании ведет один человек, а сдает налоговую отчетность привлеченный им подрядчик.
- Промежуточный. Здесь собственные специалисты предприятия передаются под управление аутсорсера.
Необходимо учитывать, что российское законодательство не регулирует вопрос выполнения работ на условиях аутсорсинга. Это, конечно, недостаток сотрудничества с компаниями-аутсорсерами. Именно поэтому единственный вариант контролировать ход выполнения условий работы с партнером – договор.
В документе нужно описать пути разрешения всех вероятных споров. Также должен быть указан подробный список выполняемых работ. Соглашение подписывают стороны, имеющие на это право. Иногда целесообразно проверять, есть ли у компании-аутсорсера лицензия на предоставление услуг.
Основные разделы соглашения
Чаще всего встречаются следующие пункты:
- Вступительная часть, где указываются наименования сторон, лица, подписывающие документ, и основания, на которых действуют эти лица.
- Предмет договора – здесь указывается перечень услуг, которые берется выполнять аутсорсинговая организация.
- Объем работ и цена. Этот пункт требует наиболее тщательной проверки, потому что важно указать, какие конкретно функции будут выполнять аутсорсеры и размер оплаты услуг.
- Права и обязанности сторон.
- Порядок приемки выполненных работ.
- Ответственность сторон – здесь указываются последствия несоблюдения сроков сдачи работ или выполнение работ ненадлежащего качества, указывается размер неустойки и штрафов.
- Разрешение споров – в этом разделе необходимо предусмотреть досудебный порядок решения споров, отметить, в каком суде будут рассматриваться все разногласия в случае их возникновения.
- Срок действия договора – чаще всего они заключаются на 1 год с дальнейшей пролонгацией.
- Порядок изменения и расторжения договора. В этом разделе необходимо отметить порядок заключения дополнительных соглашений и расторжения контракта.
- Прочие условия. В этот пункт следует включить все прочие условия, которые стороны посчитают важными.
- Реквизиты, подписи и печати сторон.
Ответственность за нарушение
Ответственность за нарушение договора аутсорсинга может наступить как для заказчика, так и для исполнителя. Ответственность может наступить за несвоевременное исполнение обязательств со стороны заказчика. В этом случае в отношении заказчика будут начислены пени в определенном размере, которые будут следовать за каждый день просрочки.
Еще за нарушение сроков заказчик может взыскать с исполнителя пени, которые составят процент от стоимости услуг и будут начисляться ежедневно. По своему желанию стороны могут прописать и другие меры ответственности, которые могут наступать в тех или иных ситуациях. Главное, чтобы прописанные условия не противоречили действующему Российскому законодательству, а также стали результатом обоюдных обсуждений.