Ничего лишнего: как компании сократить издержки и найти новые точки роста

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ничего лишнего: как компании сократить издержки и найти новые точки роста». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В п. 2 ст. 264 НК РФ регламентирован перечень расходов, относимых к представительским при расчете налога на прибыль. По сути, эти расходы — затраты по организации официальных приемов и обслуживанию приглашенных персон, а также расходы на заседания руководящих органов хозяйствующего субъекта.

На примере конкретного дела

В марте 2018 года ко мне обратилась клиентка, ранее проигравшая дело. К ней были предъявлены требования о взыскании судебных расходов. Посчитав их чрезмерными, я взялся за это дело.

Изучение материалов дела.

Изучение материалов дела показало, что представитель подготовила 2 процессуальных документа: один стандартный (правопреемство + отмена заочного решения), второй – возражение на исковое заявление. Также представитель участвовала в двух судебных заседаниях, продолжительностью 55 мин каждое, с учётом удаления суда в совещательную комнату и оглашения резолютивной части решения, причем одно судебное заседание, опять-таки стандартное (правопреемство + отмена заочного решения). Всё! Больше каких-либо следов деятельности материалы дела не содержали.

Примечание: По поводу продолжительности судебных заседаний см. ниже

Сложность дела.

При оценки сложности дела, я обратил внимание суда на то обстоятельство, что разрешение дела зависело только лишь от установления факта отсутствия у ответчика полномочий на заключение договора простого товарищества. Собственно говоря, после проверки доверености, где таких полномочий не было, дело на этом и закончилось. Очевидно, что такое дело не может относиться к сложным.

Продолжительность рассмотрения дела.

Дополнительно я просил суд учесть, что продолжительность рассмотрения этого дела зависела, в том числе, от недобросовестного поведения первоначальной ответчицы, так как она не являлась в судебные заседания, уважительности причин неявки в материалах дела не имеется. Именно это явилось причиной необоснованных расходов на оплату помощи представителя по отмене заочного решения суда.

Перечень представительских трат

В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».

Если же говорить конкретнее, то под расходами на официальный прием понимаются траты непосредственно на его проведение, т. е. на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия. Получается, что деловое мероприятие может проходить в кафе или в ресторане. Главное – подтвердить, что обед в ресторане носил деловую направленность. Более того, при должном оформлении представительским мероприятием может являться и ужин в ресторане, в том числе с потреблением алкогольных напитков (письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Стоимость алкоголя чиновники разрешают также относить к представительским расходам (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).

Что касается расходов на обслуживание приглашенных лиц, которые также относятся к представительским расходам, то под ними подразумеваются не абсолютно все расходы, а только:

• на транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

Какие расходы считаются представительскими для целей налогообложения?

Представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и им посвящены две нормы – пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ, в которых раскрывается понятие таких расходов, дается их перечень.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:

• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

В данной норме приведен перечень расходов, относимых к представительским:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

• расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

• расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;

• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

В каких случаях расходы не относятся к представительским?

Пунктом 2 ст. 264 НК РФ прямо предусмотрено, что не признаются представительскими расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Например, если после официальной части приема учреждение проводит развлекательную программу для участников (прогулка на теплоходе, выступление артистов, фуршет), то понесенные расходы нельзя включать в базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

В случаях, когда официальные приемы делегаций продолжаются несколько дней, в течение которых учреждение несет расходы по обеспечению делегации завтраками, обедами и ужинами, не носящие официального характера, такие расходы не относятся к представительским и должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников (Письмо Минфина РФ от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157).

Следует заметить, что расходы должны быть связаны с организацией переговоров с представителями других компаний, поэтому не следует учитывать для целей налогообложения затраты на переговоры с представителями (должностными лицами) своих же филиалов и подразделений. Такой вывод сделан в Постановлении ФАС ВСО от 11.08.2006 по делу № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1.

В каком порядке производится нормирование представительских расходов?

В соответствии с абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Отметим, что сумма расходов на оплату труда при исчислении указанной нормы устанавливается исходя из состава расходов на такие цели, определенные на основании ст. 255 «Расходы на оплату труда» НК РФ. При этом следует обратить внимание на то, что перечень расходов на оплату труда в данной статье намного шире, чем состав расходов, отражаемый в бухгалтерском учете по счету 302 11 000 «Расчеты по заработной плате».

В частности, в состав расходов на оплату труда в целях исчисления налога на прибыль включены все суммы, начисленные работникам, в том числе не состоящим в штате организации, за работы по гражданско-правовому договору в денежной и (или) натуральной форме, начисления стимулирующего характера, начисления компенсационного характера, вознаграждения, надбавки, единовременные поощрительные начисления, другие расходы, предусмотренные ст. 255 НК РФ, в том числе суммы платежей (взносов) работодателей по договорам обязательного и добровольного страхования.

Представительские расходы в налоговом учете

В непростых экономических условиях практически все фирмы стараются сократить свои расходы. Однако есть такие группы затрат, полностью избавиться от которых даже в столь сложные времена вряд ли удастся. К ним относятся и представительские расходы. При этом задача бухгалтера – сделать все возможное для того, чтобы на организацию деловых встреч не пришлось направить чистую прибыль.

Списывая те или иные затраты в расходы, любая компания стремится минимизировать риск предъявления претензий со стороны налоговиков в необоснованности занижения базы по «прибыльному» налогу. Представительские расходы в этом смысле – неисчерпаемая пища для размышлений. В частности, фирме стоит очень четко разобраться с двумя вопросами. Во-первых, ей необходимо правильно определиться с тем, какие именно траты можно включить в состав представительских. А во-вторых, бухгалтеру нельзя забывать и о наличии документального подтверждения подобных расходов.

Какие расходы считать представительскими?

Уменьшать налогооблагаемую прибыль представительские затраты будут в составе прочих расходов на производство и реализацию в соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Однако их общая сумма за налоговый период не должна оказаться больше 4 процентов от расходов фирмы на оплату труда сотрудников.

Напомним, что расходы при исчислении налога на прибыль определяются нарастающим итогом в течение всего года. В связи с этим возникает необходимость в каждом отчетном периоде отслеживать максимальную сумму представительских расходов, на которую согласно четырехпроцентному нормативу удастся уменьшить налогооблагаемую прибыль.

Для компаний, размер представительских расходов которых достаточно велик, имеет смысл планирование величины указанных затрат на каждый отчетный период. Сделать это необходимо для того, чтобы обезопасить себя от риска превышения установленного лимита представительских расходов. К примеру, организация может спланировать свои представительские расходы исходя из сумм расходов на оплату труда прошлого налогового периода, и установить свой внутренний лимит. Если число сотрудников в текущем периоде не изменилось и величина заработной платы не повысилась, лимит затрат на организацию официальных приемов можно установить в размере 4 процентов от прошлогоднего ФОТ. Если же произошли существенные изменения, сумму внутреннего лимита придется скорректировать в соответствии с ними.

Относить к представительским тратам фирмы следует средства, израсходованные на проведение официального приема как для действующих или потенциальных контрагентов, так и для собственных участников, прибывших на заседание руководящего органа.

Термин «расходы на проведение официального приема» имеет весьма широкое толкование. Поэтому дабы компании не списали в состав расходов все, что только можно, законодатели конкретно оговорили перечень расходов, признаваемых представительскими (п. 2 ст. 264 НК). К ним относятся затраты:

– на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

– на транспортное обеспечение, но только на доставку к месту проведения представительского мероприятия;

– буфетное обслуживание во время переговоров;

– оплата услуг переводчика, не состоящего в штате организации, на период проведения представительского мероприятия.

Правда, несмотря на то что данный перечень является закрытым, споры вокруг него не утихают. А посему в целях минимизации рисков среди неоднозначных расходов компании следует выделить те, от которых в кризисное время можно безболезненно отказаться.

Представительско-необязательные расходы

Так, например, организовать прием своих деловых партнеров вполне можно, отказавшись от таких «излишков», как приобретение букетов и конфет, тем более что вопросы отнесения их стоимости к представительским расходам вызывают немало споров между налоговиками и компаниями.

Вполне естественно, что инспекторы в данном вопросе высказываются категорически против (письмо УМНС по г. Москве от 22 января 2004 г. № 26-08/4777). А вот мнения судей разделились. Одни арбитры считают возможным уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму конфетно-букетных расходов (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11 мая 2006 г. № Ф04-2610/2006(22165-А46-40)). Другие же высказываются против этого (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 15 марта 2006 г. № А29-1822/2005а).

Еще одним «яблоком раздора» между налоговиками и компаниями является вопрос, касающийся включения в состав представительских расходов затрат на приобретение спиртного для официального приема.

Изначально налоговики запрещали уменьшать прибыль на сумму «пьяных» расходов (письмо УМНС по Московской области от 10 апреля 2004 г. № 04-27/03000). Однако впоследствии подход к данному вопросу кардинально поменялся.

Свою благосклонность к отнесению расходов на алкоголь в состав представительских затрат эксперты Минфина высказали в письме от 16 августа 2006 года № 03-03-04/4/136. Впрочем, сделать это компании смогут лишь при условии, что угощение в виде спиртных напитков экономически обоснованно при проведении официального делового приема. Вполне понятно, что обосновать покупку алкоголя для деловой встречи – дело чрезвычайно трудное хотя бы потому, что подобное «угощение» отнюдь не способствует налаживанию деловых связей. Поэтому компаниям можно посоветовать во избежание споров с налоговиками исключить из банкетного меню алкогольное «сопровождение».

Могут у фирмы возникнуть проблемы и с включением в состав представительских расходов стоимости железнодорожных или авиабилетов, предоставляемых фирмой-организатором иногородним контрагентам, а также платы за их проживание в гостинице.

Мнение налоговиков и финансистов в данном вопросе однозначно. Ни стоимость авиа- и железнодорожных билетов, ни плата за проживание в гостинице уменьшать налогооблагаемую прибыль не могут (письма УФНС по г. Москве от 6 декабря 2007 г. № 21-11/116748 и Минфина от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/235).

В то же время позиция судей в подобных случаях более лояльна. Так, ФАС Поволжского округа в постановлении от 16 марта 2006 года № А72-5959/05-6/450 по делу № А72-5629/05-6/435 поддержал налогоплательщика, включившего в представительские расходы стоимость оплаченного им проезда прибывших на официальный прием гостей. А ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 1 марта 2007 года № Ф04-9370/2006(30552-А81-27) посчитал правомерным отнесение затрат на проживание представителей иногородних компаний в состав представительских расходов.

Правда, если компания все же не желает доводить дело до суда, она вполне может отказаться от данного вида расходов. Дело в том, что представители ее иногородних деловых партнеров, которые будут присутствовать на официальном приеме, как правило, находятся во время такой встречи в командировке. Это означает, что их работодатель выплачивает им суточные и компенсирует командировочные расходы, к которым, в частности, относятся проезд к месту командировки и обратно, а также расходы на проживание.

Разбираемся с буфетным обслуживанием

Чем отличаются расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) от расходов на буфетное обслуживание во время переговоров?

Конкретный перечень расходов на официальный прием или на буфетное обслуживание нигде не регламентирован. Эти мероприятия отличаются формой общения с контрагентами.

К примеру, официальный прием обычно подразумевает торжественное мероприятие за накрытым столом: гости усаживаются в ресторане или ином зале. Там сервируется завтрак, обед или ужин, во время которого обсуждаются деловые вопросы. Следовательно, ваши расходы — это оплата счета в ресторане либо закупка продуктов и напитков (включая алкогольные ) в офис или в другой снятый зал, если вы организуете такой прием своими силами.

Если участники встречаются в кабинете или конференц-зале, но при этом имеют возможность до, во время перерывов или после окончания переговоров подойти к стойкам с напитками и легкими закусками, то в таком случае говорят о буфетном обслуживании. Возможно, что напитки и закуски гостям будут предлагать официанты. Здесь вашими расходами будут оплата услуг компании, которая организовала сервировку закусок и обслуживание гостей, либо опять-таки траты на покупку еды и питья, если вы все организовали самостоятельно.

Стремиться отделять одно от другого не нужно, с точки зрения налогового учета и то и другое — представительские расходы . Главное, чтобы встреча не была расценена проверяющими как развлечение и отдых, ведь такие расходы при налогообложении прибыли не учитываются.

Письмо Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176.
Пункт 2 ст. 264 НК РФ.

Затраты на проведение официальных приемов

К представительским расходам относятся затраты по организации встреч представителей разных компаний. Сюда же включают расходы на обеспечение завтрака, обеда или ужина деловых лиц и посредником, принимающих участие в переговорах от компании-налогоплательщика.

Налоговое законодательство не устанавливает принципиальных ограничений в выборе места и времени проведения официальной встречи. Следовательно, закон не запрещает проводить мероприятие в будничный, выходной или праздничный день, в утреннее или вечернее время суток. Организован прием может быть как в офисе, так и в бизнес-центре, ресторане. Самое главное – это соблюдение всех формальностей и официоза встречи, которая должна быть подтверждена документально.

Какие расходы не относятся к представительским расходам? В эту категорию не входят денежные средства, выделенные на организацию досуга гостей, развлекательных концертов, торжеств, профилактики или лечения болезней. Именно поэтому от приемов в таких развлекательных местах, как театр, клуб бильярда и боулинга, сауна, пабы, и лечебно-профилактических санаториях желательно отказаться, тем более, если в них не предусмотрено ресторанного обслуживания.

Как проводить такие расходы в бухгалтерии

В отличие от налогового, бухгалтерский учет не считает представительские растраты какой-то особой категорией расходов. Средства, затраченные на организацию и проведение официальных мероприятий, имеют принципиальное значение только для налоговиков. В бухгалтерии данные издержки никак не квалифицируются. В большинстве случаев бухучет представительских расходов ведут с использованием Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» 10/99. Согласно его нормам, затраты предприятия по стандартным видам деятельности разделяются на:

• материальные (приобретение сырья, оборудования и т. д.);
• связанные с оплатой труда и страховыми взносами;
• амортизационные затраты,
• иные статьи расходов.

Затраты на официальные мероприятия не подлежат нормированию при проведении бухучета. Что к ним относится? Представительские расходы принимаются в полной сумме, то есть в составе производственных или связанных с продажей затрат. Никакого разделения на представительские и общехозяйственные расходы бухгалтерия не учитывает. В некоторых случаях, в зависимости от специфики предпринимательской деятельности, данный вид издержек может присутствовать в корреспонденции счетов в графе учета материальных ценностей.

По экономическому предназначению представительские расходы близки к категории прочих затрат организации. При этом допускается, что фирма сможет определять их самостоятельно, внося перечень издержек в бухучет.

Еще один вопрос, который интересует бухгалтеров, – это отношение представительских расходов к бухгалтерским контировкам. На практике подобные проводки чаще всего регистрируют с использованием счета 26, который обычно задействуется промышленными предприятиями, и 44 (для торговых фирм). В бюджетных учреждениях в основном применяют счет 86. Не менее важно при ведении бухгалтерского учета представительских затрат корректно указать последовательность контировок, отражая этапы оборота денежных средств.

Требования к первичке

Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.

Их можно классифицировать на 2 основные категории:

• контрактные первичные документы (договоры, акты, счета — с контрагентами, оказывающими услуги в рамках проведения представительских мероприятий);
• внутренние учетные документы (такие как отчет о проведении делового мероприятия).

Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:

• наименование;
• дату составления документа;
• название фирмы;
• сведения об учитываемом хозяйственном факте;
• сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
• сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.

Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Как учитывать налоговые разницы по представительским расходам

Все компании, кроме субъектов малого бизнеса, должны применять ПБУ 18/02 и учитывать разницы по налогу на прибыль. Эти разницы возникают, в том числе, и при учете представительских расходов.

Если бизнесмен в отчетном периоде списал в налоговом учете меньше представительских расходов, чем в бухгалтерском, то у него возникает отложенный налоговый актив (ОНА). Это значит, что потенциально в следующем отчетном периоде организация может дополнительно уменьшить налог на прибыль.

Отложенный налоговый актив равен 20% от суммы отклонения по затратам, что соответствует сумме налога на прибыль. ОНА учитывается на отдельном счете 09 в корреспонденции со счетом по учету этого налога:

ДТ 09 – КТ 68.4 – начислен отложенный налоговый актив

Если в следующих периодах бизнесмен сможет дополнительно списать в налоговом учете представительские затраты или их часть, то ОНА можно уменьшить обратной проводкой:

ДТ 68.4 — КТ 09

Что необходимо доказать?

По общему правилу расходы на оплату услуг представителя, понесенные выигравшей дело стороной, взыскиваются судом с проигравшей стороны в разумных пределах (ч. 2 ст. 110 АПК РФ). При этом суд может уменьшить размер возмещения по заявлению лица, с которого взыскиваются судебные расходы, если оно представит доказательства их чрезмерности (ч. 3 ст. 111 АПК РФ).

Отразить судебные издержки в бухгалтерском учете поможет «Энциклопедия решений. Учет судебных расходов» интернет-версии системы ГАРАНТ.
Получить полный
доступ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ

Фактически при рассмотрении вопроса о взыскании расходов на представителя учитывается, были ли они на самом деле понесены (действительность расходов), связь расходов с рассматриваемым делом и разумность их размера. ВС РФ подчеркнул, что лицо, взыскивающее издержки, должно доказать первые два критерия, а сторона, с которой предполагается взыскать судебные расходы, вправе доказывать их чрезмерность (п. 10, п. 11 Постановления № 1).

При этом суд не вправе уменьшать размер судебных издержек, если сторона, с которой взыскиваются расходы, не заявляет возражений и не представляет доказательств их чрезмерности, указал ВС РФ. Исключение составляют случаи, когда суд, изучив материалы дела, приходит к выводу о том, что заявленная к взысканию сумма носит явно неразумный (чрезмерный) характер (абз. 2 п. 11 Постановления № 1). Такую возможность суд охотно использует, когда лицо, с которого взыскивают расходы, – государственный орган, в таких делах судебные издержки снижаются во много раз, отметил управляющий партнер адвокатского бюро «Бартолиус» Юлий Тай в ходе организованной экспертной группой VETA конференции «Взыскание судебных расходов: практика и тенденции».

С несправедливостью такой позиции судов согласен и ведущий юрист «Пепеляев Групп» Константин Сасов. Он отметил, что практика взыскания судебных издержек в полном объеме, например с Минфина России, как это имело место в деле об обжаловании энергетической компанией письма министерства о документальном подтверждении права налогоплательщика на получение социального налогового вычета (определение ВАС РФ от 19 июня 2013 г. № ВАС-13840/12), позволит повысить качество даваемых министерством разъяснений налогового законодательства.

Кстати, ФНС России рекомендует налоговым органам при решении вопроса об инициировании судебного разбирательства с налогоплательщиками руководствоваться сложившейся судебной практикой по сходным делам, особенно актами высших судов, с целью сокращения количества проигранных споров и экономии бюджета (письмо ФНС России от 14 сентября 2007 г. № ШС-6-18/716@, письмо ФНС России от 11 мая 2007 г. № ШС-6-14/389@, письмо ФНС России от 26 ноября 2013 г. № ГД-4-3/21097, приказ ФНС России от 09.02.2011 г. №ММВ-7-7/147@).

Подтверждение действительности судебных расходов предполагает представление доказательств того, что они понесены, к моменту рассмотрения заявления о взыскании расходов, не позднее. Так, при наличии договора об оказании юридических услуг и отчета о выполненной адвокатом работе по указанному договору, но отсутствии квитанции об оплате этих услуг суд может признать факт несения судебных расходов в заявленном размере недоказанным и отказать в их взыскании (постановление Арбитражного суда Московского округа от 1 марта 2017 г. по делу № А41-8865/2015). Причем кассовые документы рассматриваются судами как доказательство несения расходов даже при неправильном их оформлении, подчеркивает старший юрист Incor Alliance Кристина Валахович (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 27 октября 2016 г. по делу № А38-4739/2015, постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 27 марта 2017 г. по делу № А50-15661/2015).

Спорные ситуации по представительским расходам

Формулировки НК РФ в отношении представительских расходов весьма неконкретны. В связи с этим возникает немало спорных ситуаций. Рассмотрим некоторые из них.

Деловые обеды или ужины обычно проводят в кафе или ресторанах. В меню этих заведений, как правило, есть спиртное. Налоговики в принципе не возражают против включения затрат на спиртные напитки в представительские расходы.

В частности, в письме Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 указано, что в состав расходов на проведение деловой встречи можно включить и спиртное. В более раннем разъяснении Минфина от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49 отмечалось, что расходы на спиртные напитки можно включать в представительские расходы, если они не выходят за рамки обычаев делового оборота. Речь идет о сложившихся в предпринимательском сообществе правилах поведения (ст. 5 ГК РФ).

Деловым партнерам часто дарят различные сувениры. Здесь ситуация более сложная. В упомянутом выше письме № 03-03-06/1/176 указано, что подарки нельзя включать в представительские расходы, так как они не упомянуты в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Документальное подтверждение представительских расходов

Все принятые к учету представительские затраты должны быть подтверждены корректно заполненными первичными документами. План проведения мероприятия необходимо зафиксировать приказом руководителя и составить смету расходов мероприятия, а по окончании встречи отразить все расходы в отчете об осуществлении представительских затрат. Данная позиция Минфина закреплена в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807.

Однако в письме от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288 Минфин немного смягчил свои требования, указав в числе необходимых документов лишь отчет и сопутствующую первичку.

Тем не менее существенная часть коммерсантов предпочитает оформить полный пакет бумаг, ориентируясь на более ранний список, рекомендованный Минфином.

Одним из подтверждающих документов в данном случае является авансовый отчет и приложения к нему. Хотите увидеть полный список таких приложений? Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Готовое решение.

О том, как документально подтвердить представительские расходы, подробно рассказано в статье «Документальное подтверждение представительских расходов».

Образец сметы см. в материале «Смета на представительские расходы — образец».

Если же фирма постоянно проводит представительские мероприятия, то порядок их проведения можно закрепить в соответствующем положении.

Образец такого положения ищите в публикации «Составляем положение о представительских расходах — образец».

Разумный характер расходов

Под разумными в сложившейся судебной практике понимаются такие расходы, которые при сравнимых обстоятельствах обычно взимаются за аналогичные услуги. Такого же мнения придерживается и ВС РФ (п. 13 Постановления № 1). При этом, согласно разъяснениями Суда, при определении разумности могут учитываться объем заявленных требований, цена иска, сложность дела, объем оказанных представителем услуг, время, необходимое на подготовку им процессуальных документов, продолжительность рассмотрения дела и другие обстоятельства.

Интересно, что при сравнении стоимости аналогичных услуг рассматривается и региональный рынок, и профессиональный. Первое подразумевает, в частности, использование утвержденных советом адвокатской палаты конкретного региона минимальных ставок гонорара за оказание юридической помощи (утверждены в Воронежской, Кировской, Самарской, Омской областях, Красноярском крае и др.). Так, например, суд снизил сумму взыскиваемых расходов на оплату услуг представителя, руководствуясь минимальным размером адвокатского гонорара, утвержденного для Омской области, где рассматривалось дело, а не данными о стоимости юридических услуг в Москве (кстати, в Москве подобного решения совета адвокатской палаты нет) – месте нахождения представителя (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14 апреля 2017 г. по делу № А46-9296/2015).

Оценка стоимости аналогичных услуг на профессиональном рынке предполагает, например, сравнение ставок, установленных за представление интересов клиентов в судах по конкретной категории дел сотрудниками определенной квалификации (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 4 сентября 2015 г. № 09АП-24910/15).

Особая оговорка касается непосредственно личности представителя. ВС РФ указал, что разумность судебных издержек на оплату услуг представителя не может быть обоснована его известностью (абз. 2 п. 13 Постановления № 1). Однако это не означает, что размер оплаты работы адвоката не может зависеть от его квалификации и опыта, полагают эксперты и советуют представлять в суд соответствующие сведения, в том числе информацию об образовании представителя, осуществляемой им преподавательской деятельности, наличии наград от общественных организаций и т. д.

Как планировать представительские расходы

Определившись с тем, где возникают представительские расходы и в каком объеме, кто отвечает за их планирование, необходимо установить единый принцип планирования затрат.

Размер представительских расходов можно установить в процентах от общих затрат (прямых, косвенных, коммерческих, общеадминистративных), например, 0,01 процента. Значение можно определить экспертным путем либо на основании отчетности прошлых периодов – оценить, какой процент в структуре затрат принадлежал представительским расходам. Полученную сумму необходимо распределить по директорам направлений (руководителям отделов) или подразделениям равномерно или по какому-либо иному принципу. Например, лимиты для директоров можно установить как средние по году на основании анализа расходов за несколько лет. Аналогично для отделов и представительств. Главное, чтобы общая сумма (представительские расходы в коммерческих и общеадминистративных статьях) не превышала установленного предела.

Бюджеты составляют сотрудники на местах – в подразделениях, представительствах, которые планируют назначение и суммы расходов в соответствии с планом мероприятий и другими пожеланиями (например, при проведении маркетинговой акции, представительские затраты можно сопоставить с рентабельностью акции в целом). Далее бюджет передается на согласование в планово-бюджетное управление. Его специалисты проверяют, чтобы расходы не оказались необоснованно высоки: сопоставив их с остальными статьями затрат, где могут возникнуть представительские расходы (командировки, выставки и др.), либо сравнив с аналогичными расходами за прошлые периоды по этому подразделению. Если бюджет предприятия планируется с поправкой на инфляцию, то все расходы, в том числе и представительские, должны быть запланированы с этой поправкой.

Похожие записи:

• Региональные льготы ветеранам боевых действий в ленинградской области
• Как сдать билет на поезд, самолёт или автобус
• Как законно уволиться без отработки?