Служебная записка на премию — образец и порядок составления

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка на премию — образец и порядок составления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Какой бы ни была служебная записка на премию за хорошую работу, решение о поощрении принимает исключительно руководитель. И если он ставит визу «отказать», спорить сложно. Но такое решение необходимо все-таки обосновать.

Когда премируют работников

Вопрос дополнительных вознаграждений находится целиком в ведении работодателя. Он сам решает, когда и за какие заслуги награждать работников. Распространены такие поводы для премирования:

• особые трудовые заслуги гражданина;
• общероссийские и профессиональные праздники;
• индивидуальные праздники и особые даты работника, например, юбилей, выход на пенсию, юбилей службы в организации.

К трудовым заслугам относят:

Увеличение выработки	Повышение количества произведенных единиц выработки по итогу определенного количества времени
Повышение качества	Снижение количества брака, возвратов от потребителей, увеличение качественных показателей оказываемых услуг
Экономичность	Снижение затрат, как денежных, так и временных или человеческих, на производство одной единицы выработки
Рационализация	Сотрудник выступает с инициативными предложениями по оптимизации трудового процесса и организации производства

Как правильно написать?

Служебная записка является формой внутреннего документооборота, позволяющей оперативно решать текущие производственные ситуации. Целью написания этой деловой бумаги является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

При подготовке служебных записок о премии и её лишении, придерживаются общих рекомендаций написания подобного рода документов внутренней деловой переписки.

Структура служебных записок составляет:

1. Указание адресата (в правом верхнем углу официальной бумаги пишется фамилия, имя, отчество, а также должность лица, которому направлено обращение).
2. Указание фамилии, имени, отчества и должности составителя документа.
3. Наименование документа и его номер с датой составления.
4. Изложение сути вопроса.
5. Предложения либо указание на ожидаемые действия со стороны адресата.
6. Подпись составляющего лица с её расшифровкой (фамилия, инициалы и должность).

После написания и проверки записки, она передаётся вышестоящему начальству, которое должно отреагировать на документ на протяжении 10 дней.

Кроме того, передать записку лучше через секретаря или же отослать заказным письмом, чтобы входящий документ был зарегистрирован должным образом.

По направленности записки могут быть различного типа:

• жалоба;
• вывод;
• просьба.

При написании служебных записок относительно финансовых вознаграждений используются:

1. Служебная записка-вывод – для награждения работника с указанием, например, количества дел, выполненных сверх нормы, за которые его можно наградить, о чём и ходатайствует руководитель.
2. Служебная записка-просьба используется для прошения о совершении каких-либо действий, в нашем случае – о премии для себя за отлично выполненную работу или выполнение большого объёма заданий.
3. Служебная записка-жалоба для обоснования лишения сотрудника премиальных выплат.

Единых требований к служебным запискам, утверждённых законодательно, не существует, поэтому компания вправе сама разрабатывать шаблоны, удобные для её заполнения, или же допускать свободную форму изложения с учётом делового информационного стиля. Ниже можно ознакомиться с примерами и образцами служебных записок.

Важность документа при поощрении

Премия работникам является отличным мотивационным инструментом влияния на трудовые усилия сотрудников. Умело используя его, руководитель может мастерски управлять настроением сотрудников, повышая эффективность работы организации. Но если размеры и порядок выплаты должностного оклада носят фиксированный характер, то вопросы премирования или лишения премиальных остаются на усмотрение работодателя.

Важно! Несправедливая выплата премиальных зачастую может спровоцировать конфликт, который серьёзно скажется на общей работоспособности персонала.

Необходимо учитывать, что на премию имеют право все сотрудники, независимо от того, приносят ли они фактическую прибыль компании. Например, часто работники бухгалтерий, начисляющие премии остальным сотрудникам, сами остаются “за бортом” премиальных выплат, хотя от их работы зависит правильность ведения документации предприятия.

Однако, грамотный руководитель должен учитывать, что перед сдачей отчетности многократно возрастает нагрузка, нередко случаются авралы, а любые не вовремя сданные отчеты грозят штрафными санкциями. В такие периоды к обычным обязанностям прибавляются дополнительные:

• заполнение отчетов, их отправка;
• сбор необходимой информации.

Часто работники бухгалтерии вынуждены вносить правки в документацию, дополнительно консультировать менеджеров относительно правильности заполнения. Поэтому их премирование может служить хорошей компенсацией затраченных усилий.

Во избежание претензий и судебных разбирательств относительно премиальных выплат, необходимы аргументированные документальные обоснования. Прямым доказательством в таких случаях может служить правильно составленная служебная записка.

Дополнительная польза составления служебных записок о премировании состоит в том, что они являются прямым доказательством того, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. Если специалист не имеет полномочий самостоятельно принимать решение по вопросам финансирования сотрудников, он в форме служебной записки выносит этот вопрос на разрешение другими специалистами, тем самым снимая с себя ответственность за своевременность выплат, а также положительный или отрицательный ответ на ходатайство.

Служебка на премирование не имеет унифицированной формы. Компания может установить свою форму документа.Условно служебную записку можно разделить на три части.

Шапка, в которой указываются:

• должность и Ф. И.О. руководителя компании, на имя которого пишется документ;
• должность и Ф. И. О. начальника, который хочет поощрить своих подчиненных;
• заглавие документа – «Служебная записка о премировании сотрудника/сотрудников»;
• дата и место составления.

Основная (текстовая) часть. В ней обычно просят руководителя компании поощрить определенных сотрудников денежной премией. Стоит также указать:

• основные сведения о поощряемом работнике – должность, отдел, в котором он трудится;
• конкретные заслуги и достижения сотрудника, за которые его хотят отметить денежной премией;
• вид поощрения – обычно пишут определенную денежную сумму.

Заключительная (нижняя) часть, которая включает:

• должность, подпись составителя документа и ее расшифровку;
• дату составления документа.

Поэтапное заполнение пунктов

n/n	Описание части
1.	В правом углу заполняется «шапка» документа. В ней дается указание на составителя и получателя, а также содержится наименование компании. Пример: «Директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д от начальника отдела продаж Ломова Е.Д.»
2.	В середине листа содержится наименование документа «Служебная записка».
3.	В основной части дается разъяснение сути обращения: «Прошу Вас поощрить менеджера по продажам Иванова С.А. за привлечение 2-х крупных клиентов в течение одного месяца, выдав ему премию в размере 30.000 рублей, что составляет 5% от заключенных им новых контрактов».
4.	Внизу ставиться подпись с указание должности и расшифровка. Например, «начальник отдела продаж подпись Ломов Е.Д.». Также проставляется дата: «11 августа 2022 года».

Заявление или служебная записка — в какой форме подать ходатайство о начислении премии?

При подготовке документов на премирование прежде всего нужно определить форму, в которой будет подано ходатайство. Иногда начальство просто предлагает работнику написать заявление о выдаче премии и завизировать его у вышестоящих руководителей. Однако такой подход является неверным и не может быть применен на практике.

Заявление — это документ, содержащий волеизъявление работника организации, а не ее руководителя. Служебная же записка — это бумага, выступающая в качестве средства деловой переписки между структурными подразделениями компании. Как правило, служебки составляются руководителями отделов, цехов, служб, групп и т. д. Решение о премировании при этом принимается руководством предприятия (в данном случае инициатива о начислении поощрения исходит от начальника структурного подразделения) — а это значит, что соответствующее ходатайство может быть подготовлено только руководителем, но не самим сотрудником. Для того чтобы минимизировать риск возникновения ошибок и неточностей в готовом документе, лучше использовать заранее подготовленный бланк.

Когда уместна нерегулярная премия

Статья 191 ТК РФ обозначает возможность поощрять работников за достижения. Часто это разовая премия, поводами для которой могут стать:

• значительные успехи в работе (переработка, другие поводы);
• разработка, использование новых технологий, инновационных методик работы;
• перевыполнение запланированного объема работы (вознаграждение за переработку);
• поощрение к празднику, юбилею.

Назначение подобной премии делается независимо от регулярных мотивирующих выплат (ежемесячных, квартальных, годовых). В зависимости от внутренних нормативных актов, дополнительное поощрение может включаться в регулярную оплату труда или нет. Это фиксируется в коллективном договоре или внутреннем распорядке.

Для разового поощрения важны такие факторы:

• причина мотивирующей выплаты;
• кому выделяется премия;
• способ поощрения;
• размер стимулирующей выплаты.

Служебная записка на премирование сотрудника – это представление, подаваемое непосредственным руководителем. Это обязательно для всех нерегулярных мотиваций. Премия выплачивается вместе с зарплатой или отдельно. Важно помнить, что на регулярную премию представление подавать каждый раз не нужно. Она считается частью заработной платы, рассчитывается и переводится соответственно.

В коллективном договоре могут быть также закреплены дополнительные финансовые бонусы. Как и нерегулярные премии, они не входят в основной размер заработка за месяц. Если такие поощрения не предусмотрены нормативными документами, работодатель не вносит их в затраты.

Далее они входят в категорию «прочие расходы», не облагаемые налогом для работодателя. Самому премирующему сотруднику премия попадает в доходы, с которых понадобится заплатить налоги.

Рекомендации по составлению

Существует унифицированная форма для премирования (Т-11), она не является обязательной, носит рекомендательный характер. Структура служебной записки включает в себя:

• «шапку» документа, включающую информацию о фирме;
• название документа;
• дата и номер исходящего документа;
• текст записки – причина премирования;
• указывается сотрудник или группа лиц, которым положено вознаграждение, с указанием должности каждого;
• указывается сумма премии или процент от суммы, который положен сотруднику;
• ставится подпись, должность и ФИО лица, ответственного за составление;
• указывается дата составления;
• место для согласования с руководителем фирмы, возможны поля для согласования с другими начальниками отдела.

Четких формулировок, за что положена премия, в законе не прописано, каждое предприятие самостоятельно регулирует, за что вознаградить и поощрить работника, главное помнить, что требуется соблюдать законодательство по отношению к налогообложению таких выплат. Именно на эти статьи обращают внимания проверяющие органы.

Чтобы при проверке у налоговых не возникало вопросов к премии, лучше использовать формулировку общего характера для выплат за непроизводственные заслуги. Например, в приказе указать премирование «за многолетний труд», а уже в положении о премировании или в коллективном договоре прописать более конкретно, что премия выплачивается по достижению 50-летнего возраста.

Виды поощрения работников

Вознаграждения сотрудников, показывающих отличные результаты в работе, могут быть весьма разнообразными и описываются статьей 191 Трудового кодекса РФ:

• благодарственное письмо;
• представление к почетному званию лучшего по профессии;
• награждение ценными подарками;
• награждение почетной грамотой;
• премирование.

На законодательном уровне этот список не ограничивается, поэтому работодатель имеет право его расширить, отразив это в правилах внутреннего распорядка и других локальных нормативных актах.

Кроме этого законом не устанавливаются конкретные основания, при наличии которых сотрудника должны поощрить (за исключением некоторых отраслей производства, в отношении которых действуют определенные законодательные документы).

Размеры премирования сотрудников определяются работодателем и не регламентируются законом. Различают следующие типы премирования:

Тип премирования	Особенности
Регулярный	Такие премии начисляются сотруднику регулярно, каждый месяц или квартал. Такие премии не воспринимаются работниками как поощрение, поскольку перечисляются с основной заработной платой, в качестве прибавки. Зачастую правила таких выплат описываются в трудовом договоре.
Разовый	Разовая премия связана с определенными событиями, например праздниками или высокими результатами деятельности организации (отдельного работника), либо выплачивается за выполнение особо важных и сложных заданий. В данном случае отчетливо прослеживается причинно-следственная связь, что в ряде случаев, несомненно, стимулирует сотрудников на трудовые свершения.

Руководство организации может использовать один из типов премирования для поощрения своих сотрудников, либо совмещать их.

Каждый сотрудник с момента трудоустройства имеет индивидуальный круг обязанностей. При этом если в небольшой компании директор в какой-то мере осведомлен об основных обязанностях сотрудников, а также об их показателях в труде, то в большом учреждении это физически невозможно.

Именно поэтому для начисления премиальных выплат линейные руководители отделов предоставляют так называемые докладные записки, которые и отражают основные показатели.

Записка может составляться не только в виде информации, но и ходатайства, которое одновременно отражает заслуги тех или иных сотрудников и содержит просьбу об их материальном поощрении.

Кстати, в компаниях, которые по условиям того же квартала или полугода обязаны премировать штатных работников, подача указанного документа является не только обязательной, но и необходимой в качестве подтверждения обоснованности расчета премиальных выплат.

Общие положения о ходатайстве

Работодатели могут выплачивать сотрудникам премиальные при наличии желания поощрить их за какие-либо трудовые достижения. Между тем, ТК РФ не закрепляет обязанности работодателя премировать сотрудников. Это исключительно право, которым руководство может воспользоваться, либо нет.

Порядок выплаты премиальных не закреплен на уровне Федеральных законов и иных нормативных актов. Нет указания на порядок премирования и в ТК РФ. На практике процедура премирования в каждой конкретной организации прописывается в локальных актах, например, в Положении о премировании. Хотя принятие таких актов также не является обязанностью работодателя.

В больших организациях работники, распределены по отделам – бухгалтерия, отдел кадров, и т.д. В каждом отделе действует непосредственный руководитель. Если у него есть основания полагать, что работник отдела, т.е. подчиненный, заслужил право быть премированным, может быть составлено ходатайство об этом и передано работодателю.

Ходатайство – это письмо, в котором содержится просьба к руководителю организации о выплате премиальных одному или нескольким сотрудникам, составляемое их непосредственным руководителем.

Как выглядит образец ходатайства о премировании сотрудников?

Назначение премиальных выплат в отношении тех или иных сотрудников в компании не происходит спонтанно. Указанная выплата предполагает документальное обоснование в виде того же ходатайства, а также исполнение условий назначения согласно нормам, закрепленным в Положении о премировании.

А так как при нарушении процедуры начисления премии возможны определенные сложности, о всех правилах начисления стимулирующих выплат желательно знать заранее.

В трудовом законодательстве отсутствует прямое указание на начисление премий, но оговорено, что работодатель вправе устанавливать в компании стимулирующие выплаты, порядок перечисления которых регулируется уже локальными актами.

Так, в ст.135 ТК РФ сказано, что ту же процедуру премирования руководство может осуществлять на основании того же Положения о премировании либо же коллективного или трудового договора, но при условии, что указанные документы составлены с учетом норм ТК РФ и не нарушают прав действующих сотрудников.

То есть дирекция предприятия не может начислять премиальные выплаты спонтанно по собственному разумению, исходя из личного отношения к тому или иному работнику.

Наоборот, стимулирующие проплаты должны рассчитываться исходя из трудовых и иных показателей, которые напрямую связаны со спецификой занятости в той или иной компании.

Как составить служебку

Образец ходатайства о премировании сотрудников должен содержать информацию:

Информацию излагают в свободной форме, придерживаясь правил деловой переписки. Избегайте лишних деталей, но приведите аргументы, которые обосновывают поощрение. Образец текста служебки на премию за хорошую работу может выглядеть так: « Прошу премировать учителя танцев Иванова И.И. за высокий вклад в подготовку отчетного годового концерта. Благодаря стараниям Иванова И.И., ученики показали высокий класс по всем танцевальным дисциплинам и привели в восторг комиссию во главе с губернатором края. Как следствие, губернатор организовал гастроли наших танцевальных коллективов по всей области, что принесло дополнительную прибыль в бюджет учебного заведения и позволило сделать ремонт в танцевальных залах и оборудовать компьютерный класс. Считаю необходимым наградить Иванова И.И. денежной премией в размере 100 000 (сто тысяч) рублей».

Образец служебной записки на ремонт

Главному бухгалтеру ЗАО «Гранж»
Разумовской Алефтине Игнатьевне
начальника отдела чрезвычайных ситуаций
Дмитрадзе Дианы Гамлетовны

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №3
о ремонте

г. Алмазное

30 апреля 2018 года

В отделе чрезвычайных ситуаций с 15.04.18 г. не работает принтер. Для осуществления ремонта необходимо приобрести детали (список прилагается). Стоимость ремонта, вместе с приобретением нужных деталей, составляет 3 772,70 (три тысячи семьсот семьдесят два рубля 70 копеек). Так как принтер необходим для нормального функционирования отдела чрезвычайных ситуаций прошу Вас выделить нужную сумму для приобретения деталей, а также оплаты ремонта принтера.

С уважением,
начальник отдела чрезвычайных ситуаций, Дмитрадзе Диана Гамлетовна.

Важность документа при поощрении

Премия работникам является отличным мотивационным инструментом влияния на трудовые усилия сотрудников. Умело используя его, руководитель может мастерски управлять настроением сотрудников, повышая эффективность работы организации. Но если размеры и порядок выплаты должностного оклада носят фиксированный характер, то вопросы премирования или лишения премиальных остаются на усмотрение работодателя.

Важно! Несправедливая выплата премиальных зачастую может спровоцировать конфликт, который серьёзно скажется на общей работоспособности персонала.

Необходимо учитывать, что на премию имеют право все сотрудники, независимо от того, приносят ли они фактическую прибыль компании. Например, часто работники бухгалтерий, начисляющие премии остальным сотрудникам, сами остаются «за бортом» премиальных выплат, хотя от их работы зависит правильность ведения документации предприятия.

Однако, грамотный руководитель должен учитывать, что перед сдачей отчетности многократно возрастает нагрузка, нередко случаются авралы, а любые не вовремя сданные отчеты грозят штрафными санкциями. В такие периоды к обычным обязанностям прибавляются дополнительные:

• заполнение отчетов, их отправка;
• сбор необходимой информации.

Часто работники бухгалтерии вынуждены вносить правки в документацию, дополнительно консультировать менеджеров относительно правильности заполнения. Поэтому их премирование может служить хорошей компенсацией затраченных усилий.

Во избежание претензий и судебных разбирательств относительно премиальных выплат, необходимы аргументированные документальные обоснования. Прямым доказательством в таких случаях может служить правильно составленная служебная записка.

Дополнительная польза составления служебных записок о премировании состоит в том, что они являются прямым доказательством того, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. Если специалист не имеет полномочий самостоятельно принимать решение по вопросам финансирования сотрудников, он в форме служебной записки выносит этот вопрос на разрешение другими специалистами, тем самым снимая с себя ответственность за своевременность выплат, а также положительный или отрицательный ответ на ходатайство.

Похожие записи:

• Делаем паспорт ребенку: документы, сроки и нюансы
• Резидент и нерезидент иностранец: как определить и для чего это важно
• Как получить льготы ветеранам труда в Омске в 2022 году